زمانی که یک کارمند نامه استعفا خود را نوشته و به طور رسمی به سازمان ارائه می‌دهد طبیعی است که دپارتمان منابع انسانی هر سازمان بخواهد پیش از خروج با او صحبت کند. اما اگر آن فرد از کلیدی‌ترین همکاران در سازمان باشد، تمایل به صحبت بیش از پیش خواهد بود. هر سازمان آرزو دارد بهترین نیروهای خود را برای همیشه نگه دارد، بنابراین باید دلیل خروج نیروهای خود را بداند.
پی بردن به دلایل خروج همکاران از طریق گپ و گفت با آنها امکان‌پذیر است. به این گپ و گفت پایانی، مصاحبه خروج یا Exit Interview گفته می‌شود. در این مصاحبه‌ها در بیشتر مواقع از کارمندان مستعفی در خصوص دلایل استعفاء و همین‌طور نظر کلی آنان در خصوص سازمان سوال می‌شود.
مصاحبه‌های خروج با دیگر مصاحبه‌های شغلی تفاوت دارند. مصاحبه خروج بیشتر به خداحافظی می‌پردازد. قصد کارفرما از مصاحبه خروج این است که متوجه شود دلیل استعفای کارمند چیست و مشکل او اساساً چه چیز بوده است. این اطلاعات به کارفرما کمک خواهد کرد تا مطمئن شود کارمند جایگزین شرایط مناسب برای ایفای نقش مورد نظر در سازمان را خواهد داشت.
نمای کلی از مصاحبه خروج
توصیه شده در مصاحبه خروج هیچ اغماضی نداشته و بازخورد مثبت و منفی را با فراغ بال ارائه کنید. ارائه بازخورد به کارفرما کمک می‌کند تا بداند در این موقعیت شغلی کدام بخش‌ها به بهترین شکل کار خود را انجام داده، کدام بخش‌ها نیاز به بهبود دارند و چه مشکلاتی باید از مسیر کارمند جایگزین برداشته شوند.
مصاحبه خروج باید توسط کارشناس منابع انسانی یا شخص ثالثی که به سازمان مشاوره منابع انسانی می‌دهد انجام گیرد. البته حضور شخص ثالث بسیار اثربخش خواهد بود، زیرا کارمندان با او احساس راحتی بیشتری خواهند داشت و هر آن چیزی که درباره سازمان فکر می‌کنند را بدون کوچک‌ترین اغماضی بیان خواهند کرد.
توصیه می‌شود مصاحبه خروج توسط مدیر مستقیم انجام نشود؛ زیرا به خاطر رابطه‌ای که شکل گرفته ممکن است افراد نظر خود را بی‌پرده بیان نکنند.
انواع مصاحبه خروج
نحوه انجام مصاحبه خروج می‌تواند در شرکت‌های مختلف گوناگون باشد. بعضی شرکت‌ها فرمی تحقیقاتی را به کارمندان سابق داده و از آنان می‌خواهند تا قسمت‌های مختلف فرم را تکمیل کرده و به سوالات پاسخ دهند.
بعضی شرکت‌های دیگر از گپ و گفت‌های رودررو استفاده کرده و سعی می‌کنند به شکل دوستانه نظر کارمندان سابق را درباره شرکت بدانند. در بعضی موارد هم دیده شده ترکیبی از این دو، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سوالاتی که باید در مصاحبه خروج پرسید؟
در مصاحبه‌های خروج معمولاً سوالات در زمینه‌های مختلفی پرسیده می‌شود؛ از بزرگترین مشکلات و کلافه‌کننده‌ترین بخش‌های موجود در کار روزانه در سازمان گرفته تا نظر آنان راجع به عملکرد کارمندان ارشد و رضایت شغلی به طور کلی.
معمولاً در مصاحبه خروج سوالات زیر از کارمندان پرسیده می‌شود:
- چرا تصمیم به ترک شرکت گرفتی؟
- در چه بخش‌هایی نیاز به تغییر و بهبود شرایط داریم؟
- آیا از کار کردن در کنار ما لذت بردی؟
- آیا فرصت برای یادگیری و آموزش در سازمان ما به اندازه کافی وجود داشت؟
- در چه بخش‌هایی کار سازمان خوب بود؟
- چگونه کارفرمای جدیدت را انتخاب کردی؟
- فکر می‌کنی بزرگترین نقطه ضعف سازمان چیست؟
- می‌توانی نقاط قوت ما را بگویی؟
بایدها و نبایدهای مصاحبه خروج
مانند دیگر مصاحبه‌ها، توصیه می‌شود در مصاحبه خروج هم هیچ دروغی گفته نشود. اما نکته‌ای که باید مورد توجه قرار گیرد این است که هر دو طرف باید به دقت به کلمات خود توجه داشته باشند و پل‌های پشت‌سرشان را خراب نکنند.
دنیای کسب و کار بسیار کوچک است و نمی‌دانید، شاید خیلی زود با همکار سابق خود در محلی جدید ملاقات کردید. بنابراین باید مراعات حال دیگران را کرد. در نظر داشته باشید اگر در مصاحبه خروج بیش از حد انتقاد کنید، انتقادات شما می‌تواند از مصاحبه‌کننده به دیگر همکاران هم منتقل شود.
در ادامه بایدها و نبایدهای بیشتری در مصاحبه خروج را با هم بررسی میکنیم:
حرفه‌ای رفتار کنید
در مصاحبه خروج هم به مانند دیگر مصاحبه‌ها باید کاملاً حرفه‌ای رفتار کنید. این سخن بدین معنا نیست که نباید انتقاد کنید یا در بخش‌هایی که نیاز به کار وجود دارد بازخورد ارائه ندهید، اما نباید بی‌ادبانه و با عصبانیت رفتار کنید.
تا جایی که امکان دارد مثبت باشید؛ حتی اگر شغل خود، کارمندان و شرکت را دوست ندارید. اگر برایتان ممکن است حداقل از یک مورد تعریف کنید.
از اعتراض کردن اجتناب کنید
مصاحبه خروج زمان مناسبی برای اعتراض کردن به همکاران، مدیران و وظایف محوله نیست؛ علاوه بر آن باید مودب بود. انتقاد کردن بسیار خوب است، البته تا جایی که این انتقادها در کمال ادب مطرح شود.
سعی کنید به نکات موشکافانه و دقیقی اشاره کنید
باید از اتفاقاتی بگویید که باعث شده احساسی خاص در شما پدید آید. در این راه باید از مثال‌هایی دقیق بهره ببرید، سعی کنید رویکردی اتخاد کنید که به حل مشکلات کمک کند، تا جایی که امکان دارد راه حل پیشنهاد دهید.
اگر چنین رویکردی اتخاذ کنید، شما را فردی سازنده و مفید قلمداد خواهند کرد نه فردی که مدام به هر چیز اعتراض می‌کند.
از پیش برای مصاحبه خروج و صحبت‌های خود برنامه‌ریزی کنید
قصد دارید تا جای ممکن صداقت را سرلوحه صحبت‌های خود قرار دهید، اما باید بدانید که گفتن بعضی موضوعات باعث می‌شود اثر بدی بر فرد روبه‌رو بگذارید. بنابراین توصیه ما به شما این است که تا جای ممکن پیش از مصاحبه خروج تمرین کنید و بدانید قرار است چه صحبت‌هایی را مطرح کنید.
شغل جدید خود را به رخ نکشید
این مورد را می‌توان در طبقه مودب بودن نیز قرار داد، اما به دلیل اهمیت زیاد، به طور مجزا نیز به آن اشاره‌ای داریم. طبیعی است که راجع به بعضی جوانب مثبت شغل جدید خود صحبت کنید؛ به هر حال شما دلیلی برای تغییر شغل خود دارید، اما باید بدانید که زیاده‌روی نکنید و لاف نزنید.
بنابراین اگر در مصاحبه خروج در خصوص دلیل استعفای شما پرسیده شد، می‌توانید از شغل جدید خود بگویید.
به موضوعات بی‌اهمیت اشاره نکنید
شاید یکی از همکاران غذای شما را خورده باشد یا همکار بغل دستی شما مدام ناخن‌هایش را بجود. شاید این مسائل از دلایل خروج شما باشند. اما باید بدانید که این اطلاعات برای منابع انسانی مفید نخواهند بود؛ این صحبت‌ها شما را غیرحرفه‌ای نشان خواهد داد.
تحلیل مصاحبه خروج
با طبقه‌بندی اطلاعات به دست آمده از مصاحبه‌های خروج می‌توان اطلاعات خوبی کسب کرده و نتایج جالبی تحلیل کرد. مهم‌ترین اطلاعات به دست آمده از این قرارند:
- افراد خروجی چه تحصیلاتی داشتند؟
- در چه ایامی از سال تعداد خروجیها بیشتر بود؟
- جنسیت خروجیها چه‌طور بود؟ دلیل افراد برای استعفا چه بود؟
- عناوین شغلی آنها چه بودند؟
- افراد در چه دپارتمانی بیش‌ترین استعفاها را داشتند؟
نتیجه‌گیری
مصاحبه خروج کاملاٌ داوطلبانه است. بنابراین اگر کارمندی بخواهد بدون شرکت در مصاحبه خروج از سازمان خداحافظی کند نباید به او خرده گرفت. در بعضی مواقع هم کارمندان دوست دارند در مصاحبه‌های خروج شرکت کنند، اما کارفرمایان میلی به برنامه‌ریزی چنین مصاحبه‌هایی ندارند. بنابراین باید توجه داشته باشید که مصاحبه خروج کاملاً داوطلبانه باشد.
مصاحبه خروج می‌تواند بینش عمیقی از سازمان را به مدیران مجموعه دهد. مدیران می‌توانند با بررسی این صحبت‌های انجام شده در مصاحبه خروج، با واقعیات جدیدی از شرکت و قوانین آن روبرو شوند؛ واقعیاتی که حتماً نیازمند دیدگاه جدیدی نسبت به محیط کار است. این صحبت‌ها می‌تواند سنگ بنایی برای تغییرات و اصلاح امور حاکم در سازمان باشد.
مرسی
متشکریم نازنین عزیز
بسیار کمک کننده بود –
سپاس.
مسعود عزیز،
بسیار خوشحالیم که این مطلب براتون مفید بوده.
بسیار عالی بود ممنون بابت مطالب خوبتون
بیشتر مطالبتون برای کارفرماهاست در حالی که جمعیت کارمندها خیلی بیشتر است.
سلام جناب آقای سعیدی،
خیلی خوشحالیم که این مطلب براتون مفید بوده. ما در ایران تلنت تمام تلاش خودمون رو میکنیم تا هم برای کارجویان و هم برای کارفرمایان محتوای مناسب و کاربردی خلق کنیم. در صورتی که موضوع خاصی مد نظر دارید، لطفآ از طریق همین بخش کامنت ها اونو با ما در میون بگذارید.
باتشکر
سلام
مطالب برایم جدید وبسیارجالب ومفید بود
متشکرم
سلام جناب آقای صالحی،
خیلی خوشحالیم که این مطلب مصاحبه خروج برایتان جذاب بوده