با توجه به اینکه اغلب سازمان‌ها و شرکت‌‌های بزرگ از نرم‌افزارهای مدیر عملیات استخدام (ATS) استفاده می‌کنند، کارجویان نیاز دارند تا رزومه خود را متناسب با این سیستم‌ها بسازند. در واقع آماده کردن رزومه ATS فرندلی، می‌تواند کارجویان را از هم متمایز کند و به آنها کمک کند تا از مرحله بررسی رزومه گذر کنند. ATS چیست؟ و چه کاربردی در رد شدن رزومه‌ها و متمایز شدن آنها دارد؟
در این مقاله قرار است درباره کاربرد سیستم‌های مدیریت عملیات استخدام و همچنین، رسیدن به فرمت مناسب رزومه برای این سیستم‌ها صحبت کنیم.
سیستم مدیریت عملیات استخدام (ATS) چیست؟
ATS یک نرم افزار کاربردی است که رزومه‌ها را بر اساس کلمات کلیدی مرتبط با شرح شغلی مانند آنچه در مهارت‌ها، عناوین شغلی و سوابق تحصیلی آمده، اسکن می‌کند. اگر الگوی رزومه شما مطابق با ATS باشد، شانس دیده شدن رزومه شما توسط کارفرمایان تا حد زیادی افزایش می‌یابد. رزومه‌های ATS فرندلی در مواردی مانند قالب رزومه، طراحی و کلمات کلیدی بهینه می‌شوند. در واقع، این مرحله از بررسی رزومه‌ها به صورت کاملا ماشینی انجام می‌شود و شما باید رزومه‌ای آماده کنید که تمام معیارهای تعریف شده برای این نرم افزارها را دارا باشد.
چرا به یک رزومه ATS فرندلی نیاز دارید؟
اگر رزومه شما با نرم افزار ATS مطابقت نداشته باشد، حتی اگر برای آن وقت زیادی گذاشته باشید، طراحی زیبایی داشته باشد و کلمات کلیدی در آن رعایت شده باشد، باز هم این امکان وجود دارد که رزومه شما از سد این نرم افزارها عبور نکند.
هنگامی که رزومه خود را در نرم افزارهای ATS آپلود می‌کنید، ATS متن رزومه شما را تجزیه می‌کند و نکات مهم و ضروری را برای کارشناس استخدام استخراج می‌کند. اگر نرم افزار ATS نتواند رزومه شما را به طور دقیق تجزیه کند، شانس شما برای انتخاب شدن برای مصاحبه کم است – حتی اگر برای آن موقعیت شغلی کاملا مناسب باشید.
این به این دلیل است که محتوای رزومه شما آشفته و درهم برهم است یا قالب کلی رزومه شما، نادرست انتخاب شده است. در واقع رزومه شما است که نشان می‌دهد برای آن موقعیت شغلی واجد شرایط هستید و در صورت رعایت نشدن برخی موارد، به عنوان فرد راه یافته به مرحله بعد شناخته نخواهید شد.
قالب رزومه ATS فرندلی چیست؟
الگوهای رزومه سازگار با ATS طوری طراحی شده‌اند که در سیستم‌های ردیابی متقاضی، به خوبی خوانده می‌شوند. حتی زمانی که از بهترین روش‌ها و کلمات کلیدی مناسب در رزومه خود استفاده کنید، ممکن است باز هم استانداردهای تعیین شده در ATS را رعایت نکرده باشید. این سیستم‌ها متن رزومه شما را تجزیه و تحلیل می‌کنند و اطلاعات ارزشمندی را از رزومه شما به پروفایل نهایی شما انتقال می‌دهند.
از آنجایی که بسیاری در طراحی رزومه سراغ طرح‌های شلوغ و پیچیده می‌روند، سیستم‌های ردیابی نمی‌توانند به اطلاعات مهم دست پیدا کنند و در نتیجه تجزیه آنها از اطلاعات به صورت ناقص انجام می‌شود. در این حالت، رزومه‌ها نادرست ارزیابی می‌شوند و حتی از رقابت خارج می‌شوند و کارفرما هرگز آنها را نمی‌بیند.
قالب‌های بسیاری به صورت پیش فرض وجود دارند، که برای سیستم‌های ردیابی متقاضی مناسب هستند. در این قالب‌ها، اطلاعات کلی همراه با کلمات کلیدی و در بخش‌های مختلف رزومه می‌آیند و به این ترتیب، درک کلی اطلاعات برای ATS آسان‌تر می‌شود. برخی از رزومه سازها این قالب‌های استاندارد را دارند و با ساخت رزومه آنلاین می‌توانید، رزومه‌ای ATS فرندلی داشته باشید.
۷ نکته برای ساخت رزومه ATS فرندلی
برای رسیدن به الگوی مناسبِ رزومه برای ATS، باید خطاهای احتمالی را که باعث سردرگمی سیستم‌های ردیابی می‌شوند را از قالب رزومه خود حذف کنید. در ادامه نکاتی را بیان خواهیم کرد که به شما کمک می‌کنند یک رزومه ATS فرندلی آماده کنید:
۱. درک سیستم‌های مدیریت عملیات استخدام
اولین و مهم‌ترین قدم، تحقیق و درک کامل سیستم‌های ردیابی متقاضی است و باید به دنبال این باشید که این سیستم‌ها دقیقا چه کاری انجام می‌دهند. در حالی که این سیستم‌ها با انتخاب اطلاعات مهم از رزومه شما، فرایند بررسی رزومه را آسان‌تر می‌کنند، اما به عنوان ابزاری کاربردی برای یافتن مناسب‌ترین افراد به شمار می‌آیند که به کارفرمایان در این امر کمک می‌کنند. در واقع، استفاده از سیستم‌های ارزیابی باعث صرفه جویی در زمان می‌شود، چرا که آنها رزومه‌هایی را در نهایت در اختیار دارند که از همه نظر بهترین هستند.
۲. از آوردن جزئیات در پاورقی و هدر خودداری کنید
اکثر سیستم‌های ردیابی نمی‌توانند به درستی آیتم‌های داخل هدر و پاورقی را بخوانند و درک کنند. این بخش از هر رزومه، اغلب جایی است که کارجویان اطلاعات تماس خود را در آن قرار می‌دهند. اگر ATS این اطلاعات را نتواند بخواند، به راحتی اطلاعات تماس شما از رزومه استخراج نمی‌شود و کارفرما راهی برای برقراری تماس با شما نخواهد داشت. با قرار دادن نام، شماره تلفن و آدرس ایمیل خود در قسمت‌های دیگر رزومه خود، از این امر جلوگیری کنید.
۳. کلمات کلیدی را به شکلی اصولی بهینه کنید
در طول فرایند اسکن، ATS به دنبال کلمات کلیدی خاصی است که توسط کارفرما مشخص شده است. رزومه‌های بدون این کلمات کلیدی اغلب دور انداخته می‌شوند. یکی از بهترین راه‌ها برای تعیین اینکه از چه کلمات کلیدی می‌توانید استفاده کنید، خواندن شرح شغلی ارائه شده در آگهی استخدام است. به دنبال عبارات خاص در شرح شغلی باشید که در متن چندین بار از آنها استفاده شده است. هرچه یک کلمه کلیدی خاص در شرح شغلی بیشتر تکرار شده باشد، باید به آن بیشتر اهمیت دهید. سعی کنید از این کلمات کلیدی در بخش‌های مختلف رزومه خود استفاده کنید، اما از زیاده‌روی پرهیز کنید.
۴. از جزئیات خاص استفاده کنید
در زمان توضیح درباره سوابق کاری و کارهایی که انجام دادید و همچنین در مورد هدف خود، جزئیات را فراموش نکنید. بسیاری از موقعیت‌های شغلی در نظر کارفرمایان متفاوت هستند و به همین خاطر، باید از مجموعه کلمات کلیدی متفاوتی در رزومه خود استفاده کنید که جدا از کلمات کلیدی شرح شغلی باشد. آگهی‌های شغلی را به خوبی مطالعه کنید و رزومه خود را به گونه‌ای ویرایش کنید که به خوبی نشان دهد فرد مناسب برای آن موقعیت شغلی هستید.
۵. از فرمت‌های فایل مناسب استفاده کنید
در حالی که در رزومه نویسی، فایل‌های PDF ایمن‌ترین فرمت فایل برای ارسال هستند، اما این فرمت فایل ممکن است برای ATS مناسب نباشد. نرم افزارهای ردیابی انواع مختلف دارند که همه آنها PDF را نمی‌پذیرند. قبل از آپلود رزومه، لیست ارائه شده از فرمت‌های فایل قابل قبول را بررسی کنید. اگر PDF به عنوان فرمت قابل قبول ذکر نشده است، می‌تواند رزومه خود را با فرمت .doc یا .docx آپلود کنید.
۶. از طرح‌های ساده استفاده کنید
بسته به صنعت، بسیاری از کارفرمایان رزومه‌هایی را ترجیح می‌دهند که شخصیت دارند و البته که شخصیت کارجو را نشان می‌دهند. در واقع، طراحی و قالب رزومه یکی دیگر از قابلیت‌های رزومه برای اثبات واجد شرایط بودن کارجو خواهد بود. اما با این حال، برخی از رزومه‌ها و قالب‌های رزومه دارای طرح‌های شلوغ هستند که خواندن محتوای هر بخش را سخت می‌کنند. ATS نمی‌تواند چنین رزومه‌هایی را بخواند و حتی اگر این کار را انجام دهد، مطمئنا احتمال خطا در دریافت اطلاعات یا احتمال رد شدن رزومه در چنین حالتی بیشتر خواهد شد.
۷. از گرافیک در رزومه اجتناب کنید
ATS نمی‌تواند تصاویر، نمودارها و سایر تصاویر گرافیکی را بخواند. بسیاری از کارجویان با استفاده از نمودارها، در پی این هستند که سطح مهارت خود را در زمینه‌های خاص نشان دهند. تنها راهی که ATS بتواند این اطلاعات را بخواند، این است که آنها را در بخش‌های دیگر رزومه نیز قرار داده باشید. هنگام ساخت یک رزومه ATS فرندلی، تا حد لازم از گرافیک استفاده نکنید.
الگوی رزومه ATS فرندلی
در صورتی که برای موقعیت شغلی‌ای درخواست می‌دهید که از نرم افزارهای ردیابی متقاضی برای ارزیابی رزومه‌ها استفاده می‌کند، دستورالعمل زیر را برای رسیدن به رزومه ATS فرندلی دنبال کنید:
سرفصل
[نام و عنوان شغلی خود را ذکر کنید. اگر اطلاعات تماس را درج کردید، آنها را خط پایین این موارد قرار دهید.]
خلاصه یا هدف
[اگرچه از این فضا برای قرار دادن اطلاعات تماس استفاده نمی‌شود، اما برای داشتن رزومه ATS فرندلی، آدرس‌های ایمیل و شماره تلفن‌های خود را در این بخش قرار دهید. اگر دیگر اطلاعات این بخش را در بدنه رزومه می‌آورید، لازم نیست که دوباره آنها را اینجا تکرار کنید زیرا سیستم‌های مدیریت عملیات استخدام به راحتی آنها را در متن پیدا می‌کنند. در صورت لزوم، هدف خود را به همراه اطلاعات تماس در اینجا درج کنید.]
تحصیلات یا سابقه کاری
[این بخش به سوابق کاری و تحصیلات شما اختصاص دارد و هر کدام که بیشترین اولویت را دارد، اول بیان کنید. هر کدام از این موارد که ابتدا می‌آید باید با جزئیات باشد و در صورت لزوم کلمات کلیدی مناسب را نیز در این بخش بیاورید. در بخش تحصیلات، کلاس‌ها یا پروژه‌های خاصی که انجام داده‌اید و مستقیماً با موقعیت شغلی مرتبط هستند را، فهرست کنید. با استفاده از کلمات کلیدی انتخابی خود، می‌توانید یک خط دیگر به این بخش اضافه کنید و هر آنچه که در زمان تحصیل آموختید را توضیح دهید. در بخش سوابق کاری خود، هر آنچه که در آن شغل انجام دادید را با جزئیات و کلمات کلیدی شرح دهید. این دو بخش باید بلافاصله بعد از هم باشند، بنابراین بر اساس میزان اهمیت، آنها را پشت سر بیاورید.]
[عنوان مدرک] [نام دانشگاه] [تاریخ فارغ التحصیلی]
- [کلاس‌های مربوطه]
- [پروژه‌های مرتبط]
یا
[عنوان شغل] [تاریخ استخدام] [نام کارفرما] [شهر و استان محل کار]
- [عملکرد دقیق نقش]
مهارت‌ها، تخصص، علایق یا سایر دستاوردها
[آخرین بخش از هر رزومه شامل مهارت‌ها، تخصص یا سایر دستاوردها می‌شود. به جای فهرست کردن مهارت‌های خاص، آنها را به‌عنوان عبارات یا جملات کوتاهی فهرست کنید که نحوه و مکان استفاده از آنها را توضیح می‌دهد. با این روش، حتی می‌توانید از کلمات کلیدی نیز در متن استفاده کنید.]
- [عبارت کوتاه برای توضیح مهارت]
- [عبارت کوتاه برای توضیح تخصص]
- [عبارت کوتاه برای معرفی دستاورد]
نمونه‌ای از رزومه ATS فرندلی
تصویر زیر نشان دهنده فرمت‌های اشتباه و درست رزومه برای سیستم‌های مدیریت عملیات استخدام است. در ادامه، نمونه‌ای از رزومه‌ی ATS فرندلی را نشان خواهیم داد:
محمد محمدی
دستیار اداری با بیش از ۶ سال تجربه با مهارت‌های اداری توسعه یافته از جمله دفترداری و سایر مهارت‌ها مانند مهارت در نقش منشی.
۰۹۱۲۱۲۳۴۵۶۷- Mmohammadi@gmail.com – تهران
تحصیلات
مدرک کاردانی در رشته کامپیوتر از دانشگاه آزاد تهران
- گذراندن دوره آنلاین برای مهارت‌های اداری
- آموزش کار با اکسل و فرمول‌های آن و همچنین spreadsheetها
- کسب گواهینامه در مهارت‌های ارتباطی مانند مهارت در تلفن
سوابق کاری
دستیار اداری – شرکت دارویی X – فروردین ۱۳۹۳ – شهریور ۱۳۹۶
- مدیریت بخش تلفنی سازمان
- مدیریت فاکتورها و پرداخت‌های مشتری در QuickBooks
- وارد کردن داده‌های مشتری به طور دقیق و کارآمد در اکسل
- با گسترش حیطه کاری شرکت، سازگاری از خود نشان دادم
- به سوالات مشتریان در چت‌های آنلاین پاسخ دادم
- برای ارائه بهترین خدمات به مشتری، در سازمان جایزه دریافت کردم
مدیر خدمات مشتریان – فروشگاه Y – مهر ۱۳۹۶ – اسفند ۱۳۹۷
- سوالات مشتریان را با دقت ارزیابی می‌کردم
- با استفاده از سیستم‌های پیشرفته، روند استخدام و آنبوردینگ در بخش را نظارت داشتم
- بر بخش مالی و بازپرداختی‌های مشتریان نظارت داشتم
- با تغییرات و قوانین جدید کاری، سازگار می‌شدم
مهارت‌ها
- مهارت بالا در کار با Word، Excel و PowerPoint و انجام وظایف با این ابزارها
- قابلیت تطبیق و سازگاری سریع با شرایط، قوانین و مقررات در حال تغییر
- وارد کردن داده‌ها در spreadsheetها و سایر برنامه‌ها
- کار با فروشندگان شخص ثالث که رویدادهای ویژه را ترتیب می‌دهند
- کار تیمی و توانایی بالا در همکاری با دیگر افراد در تیم و سازمان
- ارائه خدمات مشتری در بالاترین کیفیت
*اطلاعات، نام‌ها و شماره تماس در این نمونه ساختگی است و تنها برای مثال آورده شده است.
