با توجه به افزایش سمت‌ها و مشاغل در صنایع و کسب و کارهای مختلف، نیاز به بهترین ابزارهای مدیریت پروژه به شدت احساس می‌شد، تا مدیران بتوانند کارهای مربوط به هر بخش را به صورت منظم سازماندهی کنند.
نویسندگان محتوا، شرکت‌های معماری، مدارس، سازمان‌های دولتی، سازمان‌های غیرانتفاعی، شرکت‌های بازاریابی، مدیران رویدادها، تولیدکنندگان خودرو، تیم‌های فناوری اطلاعات و بسیاری از مشاغل دیگر تعداد بسیار زیادی پروژه در حال اجرا دارند که هر کدام از آنها نیز به مدیریت دارند.
این بدان معناست که هر شرکت و سازمان برای حرفه‌ای شدن و انجام درست کارها، نیاز به بهترین ابزارهای مدیریت پروژه دارند. ده‌ها انتخاب برای گزینش بهترین ابزار مدیریت پروژه وجود دارد و برای شما که تازه وارد بازار کار شدید، مطمئنا انتخاب سخت و کمی گیج کننده خواهد بود.
به همین دلیل در این مقاله قصد داریم تا بار سنگین انتخاب بهترین ابزار مدیریت پروژه را از روی دوش شما برداریم و کاری کنیم که سریع‌تر کار با بهترین ابزارهای مدیریت پروژه را آغاز کنید.
در این بررسی مواردی مانند آسان بودن استفاده از ابزار، مزایای آن، پشتیبانی، رابط‌های کاربری، بازارهای هدف و مقرون به صرفه بودن را در نظر گرفتیم و بر این اساس آنها را معرفی خواهیم کرد.
بهترین ابزارهای مدیریت پروژه
ترلو (Trello)
ترلو ابزاری ساده اما قدرتمند برای مدیریت پروژه است. این ابزار به اندازه‌ی کافی ویژگی و امکانات دارد تا بتوانید از آن در هر پروژه‌ای، از پروژههای بزرگ تجاری گرفته تا برنامه ریزی برای تعطیلات یا خرید هفتگی مواد غذایی استفاده کنید!
نقطه قوت ترلو همان سادگی آن است، که بر اساس لیست‌ها و کارت‌ها تقسیم بندی می‌شود. “لیست” در ترلو همان پروژه‌ای است که تعریف می‌کنید. تمام کارهایی که باید در هر پروژه انجام دهید، به شکل کارت در لیست تعریف می‌شوند. در هر پروژه، کارت‌ها را می‌توانید بر اساس کارهایی که باید انجام شود، کارهای در دست بررسی، کارهایی انجام شده و غیره تقسیم بندی کنید.
در هر کارت از پروژه، می‌توانید مواردی مانند بخش گذاشتن نظر و یادداشت و حتی چک لیست‌هایی که به هر فرد نشان می‌دهد چه کارهایی را باید انجام دهد را اضافه کنید. در هر پروژه، می‌توانید هر کارت را به یک شخص ارجاع دهید و برای انجام آن تاریخ ددلاین قرار دهید.
هر فرد بعد از انجام هر کارت می‌تواند با درگ کردن آن را بخش کارت‌های انجام شده انتقال دهد. این ابزار یک ابزار عالی برای مشخص کردن وضعیت پروژه و جلوگیری از کارهای تکراری است، اما به طور کلی جایگزین ایمیل یا هر پلت فرم ارتباطی که در محل کار دارید، نیست.
هزینه
ترلو یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه برای استفاده شخصی رایگان است و هر فرد، می‌تواند در آن حداکثر ۱۰ پروژه تعریف کند. برای اینکه بتوانید در این ابزار پروژههای بسیار تعریف کنید، باید سراغ نسخه پولی آن بروید، که در نسخه پولی آن هم می‌توانید از این ویژگی استفاده کنید و هم تمپلیت‌ها و امکانات بسیار در آن برای شما باز می‌شود.
آسانا (Asana)
آسانا (Asana) یکی از محبوب‌ترین و شناخته‌شده‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه است. میلیون‌ها نفر در ۱۹۲ کشور جهان از آن استفاده می‌کنند و دلیل بسیاری از آنها برای استفاده از این ابزار، قدرتمند و آسان بودن کار با آن است.
آسانا، برای افرادی که قصد دارند پروژه‌ها و کارهای درون تیمی را مدیریت کنند بهترین گزینه است و بهترین امکانات را در اختیار آنها قرار می‌دهد.
مدیران یا رهبران پروژه می‌توانند در آسانا پروژههای تیمی ایجاد کنند، سپس وظایف و کارهای هر عضو تیم را برای رسیدن به موفقیت به پروژه‌ها اضافه می‌کنند، تا بتوانند بهتر روند کارها را مدیریت کنند.
پس از آن می‌توانند وظایف را با توجه به سطح اولویت و موعد تحویل به اعضای تیم اختصاص دهند، بنابراین همه نسبت به انجام درست کارها و وظایف در زمان مناسب پاسخگو هستند.
آنچه Asana را از دیگر ابزارهای مدیریت پروژه متمایز می‌کند، همین جدول زمان‌بندی عالی آن است. با این ویژگی، هر کار و پروژه نظم دارد، به این معنی که شما و تیمتان می‌توانید به روشنی ببینید چه کاری باید انجام دهید و تا چه تاریخی، زمان برای تحویل هر کار دارید. اگر هر کار را قبل از رسیدن تاریخ سررسید انجام دهید، دیگر نگرانی بابت تاخیر خوردن نخواهید داشت و به راحتی می‌توانید پروژه را نیز زودتر از موعد مقرر شده به پایان برسانید.
آسانا رابط کاربری تمیز و رنگارنگی دارد که همانند ترلو، جابجا کردن کارت‌ها در آن با درگ کردن صورت می‌پذیرد. آسانا به تیم‌های داخلی شرکت‌ها کمک می‌کند تا بتوانند چارچوبی مشخصی برای موفقیت پروژههای خود تنظیم کنند و سپس تا پایان کار بر آن نظارت کنند.
باز هم عنوان می‌کنیم که آسانا یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت پروژههای درون تیمی است و ممکن است بتوانید کاربران خارجی “مشتری” را به عنوان مهمان اضافه کنید، اما با این حال این ابزار برای پروژههای بزرگ‌تر مناسب نیست.
هزینه
بسته پایه آسانا برای استفاده کاربران رایگان است و هر فرد می‌تواند به هر پروژه، ۱۵ نفر در نسخه رایگان اضافه کند. نسخه‌های پولی آسانا به سه قسمت تقسیم می‌شوند که هر کدام ویژگی‌ها و امکانات خاصی برای هر کاربر دارند.
اسلک (Slack)
اسلک (Slack) یکی از بزرگترین نام‌ها در فضای مدیریت پروژه است، بنابراین احتمالا باید نام این ابزار را شنیده باشید. اسلک خود را به عنوان یک “جایگزین هوشمند برای ایمیل” معرفی کرده است و با تمرکز بسیار بالا بر ارتباطات، ابزار خود را به بازار معرفی کرد. اساساً، Slack بر اساس “موضوعات” سازماندهی می‌شود – که امکان مکالمه و چت‌ها گروهی نیز در آن وجود دارد.
همچنین امکان ادغام دیگر ابزارهای مدیریت پروژه با اسلک وجود دارد و می‌توانید اطلاعات دیگر ابزارها را، در اسلک وارد کنید. این ویژگی به عنوان ویژگی بومی اسلک شناخته نمی‌شود، بنابراین اگر به دنبال ابزاری برای انجام تمام کارهای مربوط به مدیریت پروژه‌ها هستید، جایی غیر از اسلک به دنبال آن بگردید.
با این حال، تمام آنچه اسلک به شما ارائه می‌دهد – سازماندهی ارتباطات و جمع کردن تمام تیم در کنار هم است – که همه این موارد بسیار خوب انجام می‌شود و به همین دلیل است که این ابزار مورد اعتماد برخی از برندهای بزرگ است.
هزینه
اسلک برای تیم‌های کوچک رایگان است و اگر به دنبال داشتن ویژگی‌ها و امکانات بیشتر هستید، باید از نسخه‌های پولی آن استفاده کنید.
تودوایست (Todoist)
همان‌طور که نام این ابزار می‌توان حدس زد، Todoist یک ابزار برای مدیریت وظایف است که به شما این امکان را می‌دهد لیستی از کارهایی که باید انجام دهید درست کنید. Todoist یک ابزار همه کاره است که می‌توانید از آن برای کارهای شخصی یا شغلی استفاده کنید.
در تودوایست می‌توانید پروژه تعریف کنید؛ سپس هر پروژه را با توجه به کارهایی که باید روی آن انجام شود، سازماندهی کنید. می‌توانید هر تسک را به اعضای تیم اختصاص دهید، تاریخ ددلاین برای آنها تعیین کنید و هنگام انجام شدن هر تسک آنها را تیک بزنید.
این ابزار طیف وسیعی از تم‌های مختلف دارد، بنابراین شما می‌توانید هر ظاهر و شکلی که دوست دارید را برای آن انتخاب کنید.
ایجاد پروژه در Todoist، پس از ثبت نام در آن بسیار ساده است و فقط چند ثانیه طول می‌کشد.
به همین ترتیبی که مشاهده می‌کنید پس از تعریف شدن هر پروژه، می‌توانید وظایف و تسک‌ها را سریع و آسان در آن تعریف کنید.
در صورت لزوم وظایف را می‌توان به افراد دیگر اختصاص داد، بر اساس اولویت آنها را نشانه گذاری کرد یا موعد مقرر برای تحویل هر تسک در آن تعیین کرد. پس از اتمام هر تسک نیز می‌توان به آسانی آن را علامت زد.
پس چرا Todoist را انتخاب می‌کنید؟ خب، برای افرادی که وظیفه‌گرا هستند و برای حفظ نظم تلاش می‌کنند، این ابزار فقط به دلیل استفاده آسان و سریع آن، انتخاب بسیار خوبی است. این ابزار، روشی ساده برای اطمینان از این است که هیچ چیز در پروژه‌ها از قلم نمی‌افتد و فراموش نمی‌شود و همچنین می‌تواند به پروژه‌ها ساختاری منظم بدهد.
هزینه
Todoist برای حداکثر ۸۰ پروژه با حداکثر ۵ کاربر در هر پروژه رایگان است. این اعداد را می‌توانید با بسته پریمیوم (۳ دلار برای هر کاربر در ماه) یا بسته تجاری (۵ دلار در ماه) گسترش دهید.
ایرتیبل (Airtable)
Airtable نسخه گسترده‌تر و بزرگ‌تر spreadsheet است! به گفته خود آنها، بخشی از این ابزار مانند spreadsheet است، بخشی از آن پایگاه داده است و در نهایت ابزاری کاملاً انعطاف پذیر است.
این ابزار را می‌توانید بر روی نماهای مختلف از جمله حالت گرید، تقویم، حالت کانبان، گالری و فرم قرار دهید.
شما در این ابزار می‌توانید بسیاری از ویژگی‌ها و تنظیمات را متناسب با نیازهای خود به عنوان یک کسب و کار ویرایش کنید!
به زبان ساده، ساختار کلی این ابزار شبیه ساختار یک spreadsheet زیبا برای کسب و کارتان است که تمام پروژههای در حال انجام شما را متمایز و مشخص می‌کند. اما در این ابزار به جای اینکه فقط بتوانید ردیف‌ها را ویرایش کنید، می‌توانید بر روی ستون‌ها نیز ویرایش انجام دهید. بنابراین، در یک تقویم محتوایی، مانند تقویم زیر، می‌توانید ستون‌هایی برای تاریخ داشته باشید… ستونی برای زمان متوقف شدن نوشتن داشته باشید… ستونی برای نام نویسنده داشته باشید… ستونی برای یادداشت ویراستار داشته باشید… و اطلاعات مهم دیگری که برای داشتن برنامه‌ی مرتب به آن نیاز دارید، در آن قرار دهید.
هزینه
این ابزار برای انجام کارهای پایه رایگان است و برای دسترسی داشتن به ویژگی‌ها و امکانات ضروری بیشتر، نسخه‌های پولی از ماهی ۱۰ دلار برای هر کاربر آغاز می‌شود.
همان‌طور که مشاهده می‌کنید، گزینه‌های زیادی در اطراف خود برای مدیریت پروژه دارید که می‌توانید از آنها در کسب و کار خود استفاده کنید!
همه ابزارهای فوق حداقل برای امتحان کردن رایگان هستند، بنابراین، هنگام تصمیم گیری برای انتخاب بهترین ابزارهای مدیریت پروژه، می‌توانید این ابزارهای معرفی شده را حداقل به صورت رایگان امتحان کنید.
بیشتر بخوانید: پنچ روش مدیریت برای افرادی که به تازگی مدیر شده‌اند
