وقتی که به دنبال یک گزینه عالی برای ایفای یک نقش مهم در شرکت هستید، ممکن است گول یک رزومه بسیار قوی و پر دستاورد را بخورید. اما قطعا همه افراد در نوشتن رزومه و دستاوردها، صادق نیستند. آمارها می‌گویند فقط در زمینه سوابق تحصیلی، ۳۰ درصد افراد اطلاعات ناصحیح یا جعلی وارد می‌کنند. دریافت یک رزومه پردستاورد مطمئنا یک نشانه امیدوار کننده است اما برای مدیران منابع انسانی و مسئولان حرفه‌ای جذب و استخدام، رزومه به تنهایی کافی نیست و باید برای اطمینان از صحت اطلاعات بیان شده از سوی کارجو، با مدیران قبلی گفتگو صورت گیرد؛ اینجاست که بحث «رفرنس چک» در مدیریت منابع انسانی مطرح می‌شود. در این مقاله این موضوع را بررسی کرده‌ایم:
رفرنس چک چیست؟
«رفرنس چک» یا «بررسی مرجع» یکی از بخش‌های مهم فرایند جذب و استخدام است. کارفرمایان برای اطمینان حاصل کردن از صحت اطلاعات بیان شده از سوی کارجو، رفرنس چک انجام می‌دهند تا صلاحیت گزینه مورد نظر را تایید کنند. در این فرایند کارشناسان منابع انسانی با افرادی چون مدیران و همکاران قبلی کارجو، گفتگو می‌کنند تا ضمن تایید صلاحیت اطلاعات داده شده، با جنبه‌های دیگری از شخصیت حرفه‌ای کارجو آشنا شوند. اگر از رفرنس‌ها سوالات درستی پرسیده شود حتی می‌توان بیش از جلسه مصاحبه با شخصیت گزینه مورد نظر آشنا شد و بیشتر از مهارت‌ها و توانمندی‌های او آموخت.
چرا رفرنس چک مهم است؟
رفرنس چک این فرصت را به مسئولان استخدام می‌دهد تا در مورد تجربه و مهارت‌های حرفه‌ای کارجو اطلاعات بیشتری کسب کنند و با اطمینان بیشتری کارجوی مورد نظر خود را به سازمان اضافه کنند. با اطمینان از تناسب خوب، هم برای شرکت و هم برای کارمند، می‌توانید نرخ‌های نگهداشت نیرو را کاهش دهید؛ نرخی که می‌تواند برای یک کسب‌وکار بسیار پرهزینه و زمان‌بر باشد. رفرنس چک اغلب آخرین مرحله در فرایند استخدام است، بنابراین آماده‌سازی سؤالات مناسب برای پرسش از مراجع، می‌تواند شما را به درک عمیق‌تری از کارجو برساند. همچنین رفرنس چک می‌تواند به شما کمک کند تا گزینه‌های خود را محدود کنید و فردی را انتخاب کنید که مناسب‌ترین گزینه برای فرصت شغلی شماست. با جمع‌آوری اطلاعات به دست آمده از رفرنس چک می‌توانید موفقیت کارجو را در شرکت خود پیش‌بینی کنید.
نکات مهم قبل از انجام رفرنس چک
قبل از اینکه گوشی خود را بردارید و برای رفرنس چک اقدام کنید، چند نکته وجود دارد که ارزش به خاطر داشتن را دارد. اول از همه، ایده خوبی است که به شخصی که برای کاریابی به شرکت شما مراجعه کرده، در مورد نحوه انجام رفرنس چک آگاهی دهید. شاید شما کانال‌هایی را جز مراجعی که کارجو برای رفرنس چک در اختیار شما قرار داده، پیدا کنید اما متخصصان تماس با این کانال‌ها را توصیه نمی‌کنند.
جنت سیلبی نویسنده کتاب «استخدام شگفت‌انگیز» در این باره می‌گوید: «رفرنس چک واقعا نباید بدون دریافت رضایت از سوی کارجو انجام شود. چون منبع شما ممکن است نماینده قابل اعتمادی از طرف کارجو، نباشد. همچنین اگر نامزد استخدام شود و از این موضوع اطلاع یابد، در او حس بی‌اعتمادی ایجاد می‌کند.»
کیم برچین مدیر توسعه نیروی کار هم پیشنهاد می‌کند: «به وضوح نقشی که برای کارجو در سازمان خود تعریف کرده‌اید را با مرجعی که برای تایید صلاحیت کارجو انتخاب کرده‌اید، بگویید تا او بتواند نقاط قوت و ضعف مربوط به نقش و معیارهای آن موقعیت را بیان کند.»
سوالات کلیدی در رفرنس چک
در ادامه سوالات مهمی که توسط برخی از بهترین کارشناسان منابع انسانی برای مطرح کردن در رفرنس چک ارائه شده است را با هم مرور می‌کنیم:
سوالات مربوط به رزومه و مصاحبه
یکی از اهداف اساسی شما از رفرنس چک بررسی صحت اطلاعات در رزومه و همچنین تایید برخی گفته‌ها در مصاحبه کاری است. برای این بخش این سوالات مناسب هستند:
-آیا می‌توانید تاریخ شروع و پایان استخدام شخص مورد نظر را در شرکت خود تایید کنید؟
-عنوان شغلی کارجو چه بود؟ می‌توانید به طور مختصر برخی از مسئولیت‌های آنها را در این نقش توضیح دهید؟
-از کجا کارجو را می شناسید؟
پرسش به این سوالات می‌تواند موارد مطرح شده در رزومه یا مصاحبه را تایید یا رد کند.
سوالات مربوط به عملکرد و مهارت‌های شغلی
علاوه بر تایید جزییاتی که در طول فرایند استخدام ارائه کرده‌اید، رفرنس چک همچنین به مدیران استخدام اجازه می‌دهد درباره عملکرد کارجو در مشاغل قبلی اطلاعات بیشتری کسب کنند. سوالاتی مثل:
-آیا کارجو مهارت‌های لازم برای موفقیت در کار خود را داشت؟
-آیا کارجو ابتکاری برای یادگیری بیشتر یا بر عهده گرفتن مسئولیت‌های بیشتر نشان داد؟
-آیا مسائلی وجود داشتتند که بر عملکرد شغلی کارجو تاثیر بگذارد؟
پاسخ به این سوالات می‌تواند به مدیران استخدام کمک کند تا ارزیابی کنند که آیا آنها مایل به یادگیری مهارت‌های جدید هستند و به رشد شغلی علاقه‌مند هستند یا خیر.
سوالات مربوط به نقاط قوت و ضعف
خوب است که بخشی از سوالات مربوط به رفرنس چک را به نقاط قوت و ضعف کارجو اختصاص دهید. این سوالات برای این بخش مناسب هستند:
-بزرگترین نقاط ضعف کارجو چیست؟
-کارجو در چه زمینه‌هایی ممکن است در اولین شروع یک نقش جدید به حمایت بیشتری نیاز داشته باشد؟
-بالاترین عملکرد کارجو در چه زمینه‌ای است و بهترین ویژگی‌های کاری او چیست؟
سوالات این بخش می‌تواند به مدیران استخدام کمک کند تا در مورد توانایی های حل مسئله و مهارت‌های تفکر انتقادی کارجو بیشتر بیاموزند.
سوالات مربوط به سبک کار
برای آشنایی با شخصیت کاری کارجو و شناختن سبک کاری‌اش بهتر است این سوالات را نیز در رفرنس چک مطرح کنید:
-آیا کارجو تنهایی بهتر کار می‌کند یا با تیم؟
-آیا کارجو داشتن دستورالعمل‌های مشخص را برای کار ترجیح می‌دهد یا اینکه دوست دارد خودش راه‌حلی پیدا کند؟
-در چه نوع محیط کاری احتمال بیشتری وجود دارد که کارجو موفق شود؟
پاسخ به این سوالات ضمن آشنا کردن شما با سبک و ایاق کاری کارجو، می‌تواند می تواند اطلاعات خوبی در مورد اینکه آیا کارجو برای فرهنگ و سرعت شرکت مناسب هستید یا خیر، ارائه دهد.
نکته پایانی
رفرنس چک می‌تواند نقشی حیاتی در فرایند استخدام ایفا کند. کارفرمایان و کارشناسان منابع انسانی از رفرنس چک نه تنها برای تأیید سابقه شغلی کارجو بلکه برای به دست آوردن اطلاعات در مورد نحوه عملکرد آنها به عنوان یک همکار و کارمند نیز استفاده می‌کنند.
