انتخاب ساختار مناسب برای هر کسب‌وکاری به اندازه تمام فعالیت‌های مرتبط با تجارت مهم است. اینکه از همان اول تمام کارهای مربوط به شکل‌دهی کسب‌وکار را به درستی انجام دهید، به شما کمک می‌کند تا راحت‌تر در مسیر رسیدن به اهداف تجاری قدم بردارید و تمام بخش‌های سازمان، به درستی کارهای خود را انجام دهند.
یکی از مهم‌ترین کارها برای راه‌اندازی شرکت، ثبت قانونی آن است. در واقع با این کار شرکت‌ها به فعالیت خود اعتبار می‌بخشند و در راستا و بر اساس قوانین وضع شده، به فعالیت‌های خود را ادامه می‌دهند. به دلیل اهمیت این موضوع، تصمیم گرفتیم در این مقاله درباره نحوه ثبت شرکت و شرایط آن بگوییم و شما را در مورد این موضوع راهنمایی کنیم.
ثبت شرکت
اولین قدمِ مهم که هر شرکتی برای رسمیت دادن به کسب‌وکار خود باید انجام دهد، ثبت شرکت است. شرکت‌ها و مدیران با انجام این کار علاوه بر اینکه شرکت خود را به عنوان یک شخصیت حقوقی معرفی می‌کنند، همچنین فعالیت‌های خود را رسمی می‌کنند و از مزایای ثبت کردن نام شرکت بهره می‌برند. یکی از مهم‌ترین مزایای ثبت شرکت این است که، از بروز مشکلات حقوقی جلوگیری کنید. به همین خاطر است که مدیران، به عنوان اولین قدم سراغ کارهای ثبتی می‌روند، چرا که چالش مربوط به مشکلات حقوقی برای شرکت‌ها بسیار زمان‌بر و هزینه‌بر خواهد بود.
اما شرایط ثبت شرکت در ایران، شرایط نسبتا پیچیده‌ای است که نباید آن را به هر کسی سپرد و یا آن را کوچک شمرد. چرا که هر گونه خطا در انجام این کار، عواقب جبران ناپذیری برای کسب‌وکارها و مدیران آنها خواهد داشت. در ادامه درباره شرایط ثبت خواهیم گفت.
انواع شرکت‌ها
قبل از اینکه به شرایط ثبت شرکت بپردازیم، می‌خواهیم در مورد معنا و مفهوم کلی شراکت و شرکت بگوییم. به صورت کلی، شرکت از نظر دستور زبان و حقوقی معنای یکسانی دارد. در هر دو حالت این کلمه به معنی شریک شدن می‌باشد. در واقع همکاری و توافق یک نفر با دو یا چند نفر برای رسیدن به هدف یا اهدافی مشترک را می‌توان شرکت معنی کرد.
در واقع قراردادی که افراد در یک شرکت میان خود دارند و آن را امضا می‌کنند، باید در راستای قوانین خاصی باشد. حال این قوانین می‌توانند درون شرکتی تنظیم شوند و یا اینکه برای همکاری‌های خارج از سازمان نیز نوشته شوند. در واقع تمام این موارد، اساسنامه شرکت را تشکیل می‌دهند.
بسیاری از کسب‌وکارها و افراد، در اول کار خود در راه‌اندازی شرکت، در مورد این تردید دارند که شرکت خود را بر اساس کدام نوع انتخاب کنند. به طور کلی، شرکت‌ها به ۲ نوع تجاری و مدنی تقسیم می‌شوند. شرکت‌های مدنی از اجتماع مالکین متعدد (حقیقی و حقوقی) جهت ادغام سهم الشرکه‌ی نقدی و غیرنقدی افراد به وجود می‌آیند.
اما همان‌طور که از نام شرکت‌های تجاری پیدا است، این نوع شرکت‌ها بر اساس فعالیت‌های تجاری و اقتصادی بنا می‌شوند و هدف آنها رسیدن به سود و تقسیم سود میان اعضا است. این نوع شرکت‌ها (شرکت‌های تجاری)، دسته‌بندی‌های مختلفی دارند که عبارت‌اند از:
- شرکت‌های سهامی خاص
- شرکت‌های سهامی عام
- شرکت با مسئولیت محدود
- شرکت تضامنی
- شرکت مختلط غیر سهامی
- شرکت مختلط سهامی
- شرکت نسبی
- شرکت تعاونی تولید و مصرف
- شرکت دانش بنیان
برای اینکه تعریف درستی از این نوع شرکت‌ها داشته باشیم، جدول زیر را آماده کردیم که می‌توانید از اطلاعات درون آن برای آشنایی با این مدل شرکت‌ها استفاده کنید:
| شرکت سهامی خاص |
|
| شرکت سهامی عام |
|
| شرکت با مسئولیت محدود |
|
| شرکت تضامنی |
|
| موسسه غیر سهامی |
|
| شرکت سهامی |
|
| شرکت دانش بنیان |
|
| شرکت تعاونی تولید و مصرف |
|
| شرکت نسبی |
|
شرایط ثبت شرکت‌ها در ایران
برای اینکه شرکت خود را ثبت کنید، باید به صورت پیش فرض برخی مراحل از پیش تعیین شده‌ای را طی کنید. در ادامه این مراحل را نام می‌بریم و درباره آنها توضیح خواهیم داد:
۱- انتخاب نوع شرکت
اولین قدم برای ثبت هر شرکتی، انتخاب نوع شرکت است. در واقع، با این کار می‌توان اعضای شرکت و همچنین شرکا را مشخص کرد و علاوه بر این، تمام مراحل را بر اساس نیازمندی‌های شرکت پیش برد. به عنوان مثال، ممکن است نیاز باشد تا شرکتی در مناقصات شرکت کند، از این رو باید نوع شرکت را سهامی خاص تعیین کند که در این حالت به ۳ نفر اعضا و ۲ نفر بازرس نیاز است که شما باید آن را تامین کنید. اما برای شرکت‌های کوچک‌تر که تعداد اعضای آنها بسیار پایین است، شرکت با مسئولیت محدود مناسب‌تر است.
بنابراین، می‌توان حدس زد که این مرحله از ثبت، چقدر اهمیت دارد چرا که آینده شرکت شما را تعیین خواهد کرد.
۲- انتخاب نام شرکت
ممکن است فکر کنید که انتخاب نام مانند دیگر کارهای موجود در این پروسه، سخت و پیچیده نیست. اما باید عنوان کنیم که انتخاب نام شرکت برای ثبت شرکت‌ها، الزامات و بایدها و نبایدهای خاص خود را دارد. به عنوان مثال، در زمان انتخاب نام باید به این نکته دقت کنید که نام انتخابی شما حتما ۳ سیلاب و ریشه فارسی داشته باشد. در این حالت است که نام انتخابی شما مورد تایید اداره ثبت شرکت‌ها خواهد بود.
نکته: نام برند مبحثی جدا از اسم شرکت است. اسم شرکت، همان نامی است که شما تمام کارهای حقوقی در شرکت خود را با آن انجام می‌دهید. اما نام برند، همان چیزی است که مردم شما را با آن نام می‌شناسند و برای ثبت آن نیز باید جایی دیگر اقدم کنید.
۳- مشخصات و موضوع فعالیت شرکت
در این مرحله، باید تمام اطلاعات و جزئیات مربوط به شرکت را جمع‌آوری کنید. این اطلاعات شامل آدرس، سمت اعضای شرکت و فعالیت شرکت می‌شود. زمانی که فعالیت شرکت را مشخص کنید، به کارشناسان اداره ثبت شرکت‌ها اعلام می‌کنید که شرکت شما در حوزه‌ای قرار است فعالیت کند و محدوده مجاز برای فعالیت خود را مشخص خواهید کرد. با این کار، هر کدام از بخش‌های شرکت راحت‌تر می‌توانند به فعالیت خود ادامه دهند و راه برای رشد و پیشرفت آنها هموارتر است.
۴- ثبت در سامانه آنلاین ثبت شرکت‌ها
در مراحل قبل هر آنچه که برای ثبت لازم داشتید را جمع‌آوری کردید. در این مرحله، باید همراه با تمام آن اطلاعات و همچنین مدارک مورد نیاز از جمله تصویر شناسنامه و کارت ملی اعضای شرکت، اقدام به ثبت شرکت خود کنید. این کار در سامانه ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود و پس از بارگذاری تمام اطلاعات، باید منتظر تایید کارشناسان باشید. پس از تایید، مشخصات اوراق اصلی شرکت را قرار می‌دهید و آگهی پیش‌نویس ثبتی را دریافت می‌کنید.
۵- تنظیم اوراق شرکت
در این مرحله، باید تمامی اوراق شرکت را که شامل اساسنامه، شرکت‌نامه و اظهارنامه می‌شوند را آماده کنید. توجه داشته باشید که تمام این مراحل را باید با دقت بالا و بر اساس قوانین ثبت شرکت‌ها انجام دهید تا از مردود شدن آنها جلوگیری کنید.
پس از تهیه و تنظیم این اوراق، باید دو نسخه از آنها داشته باشید و این صفحات به امضای اعضای شرکت برسد و یکی را نزد خود نگه دارید و دیگری در اداره ثبت شرکت‌ها می‌ماند.
ارسال مدارک به اداره ثبت
در این مرحله باید تمام مدارک آماده شده را داخل پوشه و پاکت مخصوص قرار دهید و آن را به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کنید. این پوشه‌ها و پاکت‌ها را می‌توانید از اداره پست دریافت کنید. پس از انجام این کار، باید منتظر تایید از طرف اداره ثبت شرکت‌ها باشید.
گام نهایی و دریافت آگهی
اگر تمام مراحل قبل را به درستی پیش برده باشید، در سامانه ثبت شرکت‌ها پیامی مبنی بر ثبت شدن شرکت دریافت خواهید کرد. در این مرحله باید هزینه‌های ثبتی خود را در اداره ثبت پرداخت کنید و همچنین، یک پرینت از برگه پیش‌نویس خود گرفته و آگهی تاسیس شرکت خود را از اداره ثبت شرکت‌ها دریافت کنید.
ثبت شرکت با مسئولیت محدود
شرکت‌هایی که تعداد اعضای آنها محدود به چند نفر می‌شوند، معمولا در زمان ثبت شرکت سراغ ثبت شرکت با مسئولیت محدود می‌روند. در این نوع شرکت، افراد در قبال هر میزان سهمی که دارند، در برابر تعهدات و سود و زیان شرکت مسئولیت دارند و از آنجایی که برگه سهام میان اعضا تقسیم نمی‌شود، باید آن را در اساسنامه و یا قرارداد شرکت ذکر کنند. معمولا نیز فعالیت در قالب این نوع شرکت‌ها، هیچ محدودیتی ندارد.
تمام فعالیت‌های اعضا در اساسنامه شرکت‌ها با مسئولیت محدود ذکر می‌شود و این شامل مدت زمان مدیریت نیز می‌شود. اما به صورت کلی، مدیریت در این شرکت‌ها محدودیت زمانی ندارد، مگر اینکه در اساسنامه موضوعی ذکر شده باشد. مدیر در این نوع شرکت، معمولا از میان شرکا انتخاب می‌شود و مدیران برای جذب سرمایه هیچ محدودیتی ندارند. اما برای ثبت این نوع شرکت‌ها، حداقل سرمایه یک میلیون ریال است.
هزینه ثبت شرکت
هزینه ثبت شرکت برای شرکت‌ها در انواع مختلف، متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال، هزینه ثبت شرکت با مسئولیت محدود با ثبت شرکت سهامی خاص، از نظر قانونی متفاوت خواهند بود چرا که ممکن است هزینه تمبرهای ثبتی یا مالیاتی آنها متفاوت باشد.
بنابراین، ثبت هر نوع شرکت با توجه به شرایط و نوع شرکت متفاوت و وابسته به میزان واریزی‌ها و هزینه‌های دولتی است.
مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت
برای اینکه بتوانید شرکت خود را ثبت کنید، باید برخی مدارک عمومی و اختصاصی را ارائه دهید. در مورد مدارک عمومی باید عنوان کنیم که این مدارک برای تمام شرکت‌ها یکسان هستند. اما مدارک اختصاصی، بسته به شرکت و نوع آنها ممکن است متفاوت باشد و از سمت سازمان ثبت شرکت‌ها درخواست شود.
مدارک عمومی برای تمام شرکت‌ها عبارت‌اند از:
- مدارک شناسایی مانند کارت ملی و شناسنامه هر یک از شرکا
- شرکت‌نامه
- تقاضانامه شرکت
- کد ثنا برای تمام اعضای هیئت مدیره
- اساسنامه تکمیل شده شرکت
- تاییدیه آدرس و کدپستی محل شرکت
- تعیین حق امضای شرکت (چنانچه حق امضا برای بیش از یک نفر باشد باید نوع و شرایط امضاهای شرکت مشخص شود)
- سمت و سهام هریک از اعضا
- ۵ نامِ حداقل ۳ سیلابی به ترتیب اولویت
- مجوز (ویژه شرکت‌هایی که نیاز به مجوز دارند)
- دو نسخه صورت‌جلسه مجمع عمومی و موسسین شرکت و صورت‌جلسه هیئت مدیره
- وکالتنامه وکیل (در صورتی که وکیل نماینده شرکت برای انجام کارها است)
- فیش بانکی معادل ۳۵ درصد از سرمایه اولیه شرکت، در صورتی که شرکت سهامی خاص است
نکته: طبق قانون جدید، از آبان ماه ۱۴۰۰ کلیه اعضای هیئت مدیره شرکت‌های تازه تاسیس می‌بایست کد ثنا داشته باشند تا بتوانند شرکت را ثبت کنند و این موضوع اجباری است.
سخن پایانی
در این مقاله درباره تمام آنچه باید در مورد ثبت شرکت‌ها بدانید، صحبت کردیم. این موارد و مراحلی که در این مقاله عنوان شدند، به شما کمک می‌کنند تا راه‌اندازی شرکت را از همان ابتدا حقوقی پیش ببرید تا از مشکلات و چالش‌های آینده پیشگیری کنید. در واقع با ثبت شرکت، به فعالیت و کسب‌وکار خود رسمیت می‌بخشید.
