بارها شنیده‌اید که به عنوان یک مدیر، باید مربی، معلم و رهبر تیم خود باشید. با این حال مقام شما نباید دلیلی برای جدایی و فاصله گرفتن شما و همکارانتان باشد. بلکه باید دقیقاً عکس آن عمل کند. نحوه ارتباط با کارمندان در محیط کار بسیار مهم است؛ کارمندان باید از کار کردن در کنار شما لذت ببرند و احساس کنند شما هم عضوی از تیم هستید.
براساس نظرسنجی موسسه گالوپ (Gullup)، نحوه مدیریت سازمان، رفتار مدیران و چگونگی ارتباط با کارمندان در سازمان یکی از شش دلیل اصلی برای استعفای کارمندان است.
ارتباط با کارمندان، حس تعلق آنان به سازمان را بهبود بخشیده و به موفقیت‌های شغلی آنان کمک می‌کند، همچنین باعث می‌شود سازمان در مسیر درست قرار گرفته و به سمت پیشرفت حرکت کند.
با تقویت هوش هیجانی، شما می‌توانید شکاف موجود میان کارمندان و خود را از بین ببرید. پنج حوزه هوش هیجانی که توانایی‌های رهبری شما را بالا برده و کمک می‌کند ارتباط شما با کارمندان‌تان بهتر شود عبارتند از:
مهارت‌های اجتماعی
- توانایی اثرگذاری بر دیگران
- مهارت در مدیریت تعارض و اختلافات
- مهارت در ارتباطات (تیم‌سازی)
انگیزه
- توانایی مثبت اندیشی
- درک نحوه و زمان انگیزه‌بخشی مستقیم
- درک نحوه و زمان انگیزه‌بخشی به شکل غیرمستقیم
خودآگاهی بخشی
- توانایی ارزیابی نقاط ضعف و قدرت خود
- اعتماد به نفس
- درک نحوه تاثیرگذاری بر تیم
یکدلی
- توانایی درک احساسات دیگران
- توانایی یافتن و ساختن استعدادها در دیگران
- توانایی پیش‌بینی، شناسایی و برطرف کردن نیاز مشتریان
خود تنظیمی
- توانایی مطابقت دادن خود با تغییرات
- جلوگیری از تاثیر گذاشتن احساسات خود بر دیگران
- قابل اطمینان بودن برای اعضای تیم
در این مقاله قصد داریم تا درباره موضوع خودتنظیمی (Self-Regulation) و نحوه اثرگذاری آن بر روی ارتباط با کارمندان صحبت کنیم.
چگونه ارتباط با کارمندان تعلق و مشارکت آنها در سازمان را بالا می‌برد
فواید بسیار زیادی در ارتباط با کارمندان وجود دارد و از بزرگ‌ترین این فواید، مشارکت و تعلق کارمندان در سازمان است. ایجاد روابط و ارتباطات عمیق با افرادی که با آنها کار می‌کنید، مخصوصاً ارتباط با مدیران، انگیزه افراد را در محیط کار بالا می‌برد.
حذف روابط رئیس-کارمندی و رفع موانع سلسله مراتب درون سازمان به کارمندان کمک می‌کند تا احساس کنند مدیرشان هم عضوی از تیم آن‌هاست. این کار در نهایت باعث می‌شود اعتماد و احترام متقابل در سازمان شکل بگیرد.
این احترام و اعتماد دو سویه، کار را برای ایجاد ارتباط صادقانه آسان‌تر کرده و کمک می‌کند اختلافات و تعارضات در تیم راحت‌تر برطرف شود. همچنین کمک می‌کند همکاران احساس کنند توانایی ریسک کردن را دارند.
وجود این عوامل کمک می‌کند اعضای تیم شما، احساس با ارزش بودن کنند و در نهایت، تیمی سالم‌تر و فعال‌تر داشته باشید.
نحوه برقراری ارتباط درست و سازنده با همکاران
برای برقراری ارتباط درست با کارمندان باید از همان ابتدا و اولین قدم‌ها، این ارتباط را به درستی شکل دهیم و رو به جلو حرکت کنیم. به عنوان مدیر باید از همان روز اول طوری رفتار کنید که کارمندان احساس کنند شما خود را با آنها برابر می‌دانید و علاقه‌مند هستید آنها را صمیمانه بشناسید. نکات زیر به شما کمک می‌کند تا ارتباط با کارمندان را به شکل درستی آغاز کنید.
۱ – با اعضای تیم‌تان ملاقات کنید
اگر شما به عنوان عضوی جدید به تیم وارد شده‌اید، شیوه مدیریت و رهبری خود را به خوبی تشریح کنید. همچنین پیشینه و سابقۀ کاری خود را به خوبی توضیح داده و تلاش کنید از علایق شخصی خود نیز اطلاعاتی به همکارانتان بدهید تا آنها بتوانند دیدگاهی کلی راجع به شما و طرز فکر‌تان داشته باشند.
۲ – با کارمندان خود به طور تک تک نیز ملاقات داشته باشید
از کارمندان خود بپرسید در یک مدیر یا رهبر به دنبال چه خصوصیاتی هستند؟ یک رهبر را چگونه میبینند؟ همچنین از آنها بخواهید تا درباره علایق شخصی و سوابق کاری‌شان به شما اطلاعات بدهند تا بتوانید آنها را بهتر بشناسید. اگر این دیدار اولین ارتباط شما با کارمند جدید شرکت است، از فرصت استفاده کرده و راجع به خود و سبک و شیوه مدیریت‌تان با او صحبت کنید.
۳ – صمیمانه برخورد کنید
فارغ از اینکه شما به عنوان فردی تازه وارد به تیم اضافه شده‌اید یا اینکه فردی جدید به تیم شما اضافه شده است، سعی کنید خیلی زود افراد را شناخته و یخ خجالت را آب کنید. این کار باعث می‌شود تیم‌تان خیلی زود اعضای جدید را در خود بپذیرید و متحد و بهینه کار کند.
نحوه ایجاد ارتباط با کارمندان در بلند مدت
وقتی ارتباط خوب و صمیمانه‌ای با کارمندان در سازمان ایجاد کردید، اکنون نیاز است تا این ارتباط را در بلند مدت نیز حفظ نمایید. بنابراین باید به کارمندان خود بفهمانید که قصد دارید به شکل بلند مدت با آنها کار کنید. در ادامه، چند تکنیکی که به حفظ ارتباط با کارمندان در طولانی مدت کمک می‌کند را با یکدیگر بررسی می‌کنیم:
۱- کارمندان خود را ترغیب کنید یکدیگر را بهتر بشناسند
تیم خود را به ایجاد ارتباطات شخصی تشویق کنید. هرچه افراد با همکاران خود و به ویژه شما به عنوان مدیر سازمان راحت‌تر باشند، ارتباطاتی عمیق و بر مبنای اعتماد خواهند داشت. سعی کنید در خارج از محل کار، گردهمایی و قرار ملاقات‌هایی صمیمی و دوستانه در نظر بگیرید تا ارتباطات افراد با یکدیگر شخصی‌تر از قبل شود.
۲ – روابط حرفه‌ای بین کارمندان خود را تقویت کنید
اعضای تیم‌تان را تشویق کنید تا برای توسعه و پیشرفت مهارت‌هایشان با یکدیگر تمرین کنند. این کار باعث خواهد شد که در طولانی مدت اعضای تیم به خوبی نقاط قوت و ضعف تیم را بشناسند و به همین دلیل، عملکردی قابل قبول را به نمایش بگذارند.
۳ – شفاف باشید
شفافیت در سازمان، کلید ایجاد اعتماد و احترام در ارتباط با کارمندان است. تا جایی که می‌توانید با همکاران خود شفاف باشید. از آنها بخواهید تا به شما بازخورد دهند، سوال بپرسند، و دغدغه‌ها و نگرانی‌های‌شان را با شما در میان بگذارند.
۴ – با اعضای تیم خود صحبت کنید
در طول روز و در خلال صحبت‌هایی که با همکاران خود دارید، سعی کنید دقایقی را به صحبت‌های غیر کاری و غیر رسمی اختصاص دهید. از کارمندان خود در خصوص تعطیلات‌شان، اوقات فراغت، کتاب‌هایی که خوانده‌اند، فیلم‌هایی که دیده‌اند و به طور کلی برنامه‌ای که در آخر هفته داشته‌اند بپرسید. شخصی کردن ارتباط با کارمندان باعث ایجاد حسی بهتر در آنها می‌شود.
۵ – کارمندان خود را به خاطر تلاش‌هایشان تشویق کنید
نکته‌ای دیگر که در ارتباط با کارمندان به عنوان مدیریت مجموعه باید مدنظر قرار دهید، شناخت و پی بردن به تلاش و کار اعضای تیم‌تان است. بهترین نوع شناخت و پی بردن به تلاش کارمندان هم تبریک گفتن به آنان به خاطر کیفیت بالای کارشان است. همیشه به یاد داشته باشید از کارمندان سخت‌کوش خود مدام تشکر کرده و نشان دهید برای تلاش و کوشش ایشان ارزش قائل هستید.
کلام آخر
ارتباط با کارمندان در سازمان سلامتی و مشارکت اعضای تیم شما را بهبود بخشیده و شما را رهبری قوی‌تر می‌کند. ایجاد ارتباطی محکم و بر پایه اعتماد در سازمان، مستلزم ایجاد حس اعتماد در کارمندان سازمان است، اما ایجاد این حس در کارمندان نباید به قیمت زیر پا گذاشتن ارزش‌های انسانی و فرهنگ سازمانی مجموعه شما باشد.
ارتباط شما با کارمندان خود در چه سطحی است؟ ارتباط خوب را چطور ارزیابی می‌کنید؟ نظرات خود را با ما در میان بگذارید.منبع: OfficeVibe
