هزینه استخدام هر کارمند یکی از پرکاربردترین معیارهای HR و KPIهای تیم استخدام است. درک هزینه هر استخدام شما را قادر می‌سازد تصمیمات استراتژیک‌تری هنگام سرمایه‌گذاری در این حوزه بگیرید. به عبارت دیگر، به شما کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری درست‌تری در مورد هزینه‌های مربوط به فرآیند داشته باشید و همچنین، تخمینی از هزینه هر کدام از نقش‌های تعریف شده در سازمان خود به دست آورید.
هزینه‌های زیادی در رابطه با استخدام یک کارمند جدید وجود دارد که برخی از آنها واضح و برخی از آنها چندان واضح و عیان نیستند. به عنوان مثال، برای ثبت آگهی‌های استخدامی خود چه میزان هزینه می‌کنید؟ یا چگونه هزینه فرآیند مصاحبه را محاسبه می‌کنید؟ این باعث می‌شود که هزینه هر استخدام یکی از مهم‌ترین و در عین حال پیچیده‌ترین معیارها در استخدام و جذب استعداد‌ها شود. بیایید در این مقاله نگاهی به تعریف هزینه هر استخدام، فرمول و نحوه محاسبه آن بیندازیم.
هزینه جذب نیرو
هزینه به ازای هر استخدام یک معیار است که هزینه‌های مرتبط با فرآیند استخدام کارکنان جدید را اندازه‌گیری می‌کند. این هزینه‌ها شامل هزینه‌هایی مانند تامین منابع تبلیغات، هزینه‌های مربوط به حقوق و دستمزد و پاداش‌ها، ثبت آگهی استخدام و غیره می‌شود. به عنوان مثال، اگر شما ۵۰ نفر را در یک سال استخدام کنید و سالانه حدود ۵۰ میلیون تومان برای فرآیند استخدام هزینه کنید، این بدان معناست که هزینه‌های شما تقسیم بر ۵۰ نفر استخدامی می‌شود. به این ترتیب، هر استخدام یک میلیون تومان هزینه دارد. این یک راه عالی برای سنجش این است که آیا فرآیند استخدام شما نسبت به صنعت و موقعیت شغلی شما بهینه شده است یا خیر.
همچنین، برای مقایسه میان بخش‌ها به صورت سالانه و حتی سه ماهه مفید است و به شما دید و بینشی خوبی از هزینه‌های استخدام در هر بخش می‌دهد. عوامل متعددی بر هزینه جذب نیرو در سازمان شما تأثیر می‌گذارد که مهم‌ترین آنها را در تصویر مشاهده می‌کنید.
نحوه محاسبه هزینه جذب نیرو
نحوه محاسبه هزینه استخدام از سازمانی به سازمان دیگر و همچنین بخشی با بخشی دیگر متفاوت است. اما فرمول استاندارد برای محاسبه هزینه هر استخدام عبارت است از:
هزینه‌های داخلی و خارجی دقیقا شامل چه مواردی می‌شود؟ بیایید به چند نمونه نگاهی بیندازیم. به خاطر داشته باشید که این یک لیست غیر جامع است.
هزینه‌های داخلی استخدام |
|
| هزینه‌های داخلی | تعریف |
| هزینه‌های نظارتی | هزینه‌های مرتبط با نظارت و پردازش اسناد که باید با هم مطابقت داشته باشند (مانند اسناد قانونی، اسناد رویه‌ها و غیره) |
| هزینه‌های اداری | هزینه‌های مرتبط با پشتیبانی از کارگزینی، از جمله مواردی مانند تجهیزات اداری، اجاره محل، تامین خوراک، هزینه ماموریت و غیره. اگر تخصیص دقیق هزینه اداری استخدام غیرممکن باشد، می‌توان برای آن بر اساس تعداد کارمندان، از درصدی از کل هزینه مدیریت استفاده کرد. |
| هزینه آموزش و توسعه | هزینه‌های آموزش و ارتقای مهارت کارکنان برای افزایش مهارت‌های آنها است. دوره‌های آنلاین و هزینه‌های مربوط به آن در این دسته قرار می‌گیرند. |
| هزینه‌های استخدام و تامین هزینه‌های کارکنان | این هزینه‌ها شامل حقوق، پاداش و مزایا می‌شود. |
| هزینه‌های مدیر استخدام | به طور معمول، مدیر استخدام مسئول بخش‌های بخش‌های مرتبط با جذب نیروی انسانی است. بنابراین، هر زمانی که مشغول انجام مصاحبه‌های استخدامی است، این کار برای شرکت هزینه دارد. |
هزینه‌های خارجی استخدام |
|
| هزینه‌های داخلی | تعریف |
| بررسی پیشینه | این هزینه‌ها با حصول اطمینان از مناسب بودن نامزد برای استخدام مرتبط است. این شامل بررسی سابقه کیفری و تحصیلاتی، مراجعه به مراجع معتبر و بررسی اعتبار شخص، واجد شرایط بودن او برای کار، وضعیت مهاجرت و غیره می‌شود. |
| هزینه‌های قبل از غربالگری | هزینه‌های مربوط به حصول اطمینان از اینکه داوطلب از معیارهای اولیه استخدام (به عنوان مثال، قبول شدن در ارزیابی‌ها، آزمون‌ها، مصاحبه‌ها) برخوردار است. |
| هزینه‌های تامین منابع | هزینه‌های تامین منابع، خرید پایگاه‌های اطلاعاتی، عضویت در انجمن‌های حرفه‌ای، در این دسته می‌گنجد. |
| هزینه‌های مرتبط با فناوری | هزینه‌های مرتبط با فناوری استخدام (از جمله سیستم ردیابی متقاضی، زیرساخت پردازش برنامه‌ها، نگهداری از سیستم‌ها و غیره) در این دسته می‌گنجد. |
| هزینه‌های بازاریابی | هرگونه هزینه مرتبط با فعالیت‌های بازاریابی استخدام شامل فعالیت در شبکه‌های اجتماعی، سئو، به‌روزرسانی‌های وب‌سایت و انتشار آگهی استخدام در این دسته می‌گنجد. |
| هزینه تشویق کارمندان به معرف شدن | اگر یک برنامه تشویقی برای تشویق کارمندان خود دارید تا افرادی واجد شرایط را معرفی کنند، این برای شما هزینه‌بر خواهد بود. |
| هزینه‌های نمایشگاه کار | هزینه‌های مربوط به برگزاری نمایشگاه کار شامل اجاره تجهیزات، حمل و نقل، طراحی، هزینه غرفه، نیروی کار و هزینه‌های اجاره می‌شود. |
سایر هزینه‌هایی که باید در نظر بگیرید شامل هزینه‌های جابجایی افراد در سازمان، آزمایش مواد مخدر یا هزینه‌های مربوط به استخدام از دانشگاه‌ها می‌شود.
برای هزینه‌های داخلی و خارجی، شما باید هر بخش از فرآیند استخدام را برای شرکت خود تجزیه و تحلیل کنید تا تمام هزینه‌ها را شناسایی کنید. برخی از هزینه‌هایی که در مورد آنها صحبت کردیم ممکن است در فرایند شما جایی داشته باشند و اعمال شوند و برخی، ممکن است حتی در لیستی که در بالا آوردیم، ذکر نشده باشد.
هزینه کل استخدام‌ها
تعیین هزینه کل استخدام‌ها بستگی به نتیجه‌ای دارد که هنگام محاسبه هزینه به ازای هر استخدام می‌خواهید به دست آورید. هزینه کل استخدام‌های شما می‌تواند شامل استخدام‌های داخلی و خارجی باشد. همچنین می‌تواند شامل کارکنان موقت، فریلنسرها، قراردادهای پاره وقت نیز بشود.
علاوه بر این، هزینه کل استخدامی‌ها به دوره‌ای بستگی دارد که قصد محاسبه آن را دارید. شما ممکن است به تعداد کل استخدام‌های جدید در یک سه ماهه خاص یا برای مثال در یک سال تقویمی نگاه کنید.
هزینه هر استخدام چگونه محاسبه می‌شود؟
برای محاسبه هزینه هر استخدام، باید تمام داده‌های هزینه‌های داخلی و خارجی خود را جمع آوری کنید. همچنین باید دوره زمانی را که محاسبه می‌کنید (ماهانه، سالانه، دو سالانه، سه ماهه). همچنین می‌توانید میانگین هزینه هر استخدام در هر بخش یا حتی برای هر نقش را محاسبه کنید. برای محاسبه هزینه‌های هر استخدام می‌توانید چهار مرحله را طی کنید، که ما با مثال آن را به شما نشان خواهیم داد.
مرحله شماره ۱ – داده‌های هزینه خود را جمع آوری کنید
اولین چیزی که باید پیدا کنید، گزارش هزینه‌های خود برای یک دوره زمانی مشخص است. سعی کنید این را از تیم مالی دریافت کنید و تا حد امکان هزینه‌ها را برای تیم استخدام جدا کنید.
مرحله ۲ – هزینه‌های داخلی خود را شناسایی کنید
تمام هزینه‌های داخلی استخدام را در یک اکسل ثبت کنید. برای مثال، بیایید هزینه‌های داخلی، یک شرکت بیمه را محاسبه کنیم.
|
شهریور |
|
| هزینه‌های داخلی | هزینه‌ها به تومان |
| هزینه تامین | ۵ میلیون |
| هزینه تیم استخدام | ۱۰ میلیون |
| هزینه‌های نظارتی | ۱۰ میلیون |
| تجهیزات اداری | ۱۵ میلیون |
| هزینه کل | ۴۰ میلیون |
- این هزینه‌ها کاملا فرضی هستند و نمی‌توان آنها را به شرکت‌ها تعمیم داد.
مرحله ۳ – هزینه‌های خارجی خود را شناسایی کنید
تمام هزینه‌های خارجی شرکت خود در استخدام را در یک ستون قرار دهید:
|
شهریور |
|
| هزینه‌های خارجی | هزینه‌ها به تومان |
| هزینه بررسی سابقه | ۵ میلیون |
| هزینه‌های قبل از غربالگری | ۲۰ میلیون |
| هزینه منابع | ۱۰ میلیون |
| هزینه‌های فنی | ۵۰ میلیون |
| هزینه آژانس‌ها | ۳۰ میلیون |
| هزینه بازاریابی | ۲۵ میلیون |
| هزینه کل | ۱۴۰میلیون |
- این هزینه‌ها کاملا فرضی هستند و نمی‌توان آنها را به شرکت‌ها تعمیم داد.
مرحله ۴ – محاسبه را کامل کنید
فرض کنید در شهریور ماه پنج نفر را استخدام کردید. اگر از یک اکسل یا شیت استفاده می‌کنید، محاسبه نهایی شما چیزی شبیه به این خواهد بود:
| هزینه داخلی | ۴۰ میلیون |
| هزینه‌های خارجی | ۱۴۰ میلیون |
| تعداد استخدام | ۵ |
| هزینه هر استخدام | ۳۶ میلیون |
فرمول هزینه جذب هر نیرو به شرح زیر است:
هزینه استخدام = (۴۰+۱۴۰) تقسیم بر ۵
در این بررسی هزینه متوسط برای هر استخدام ۳۶ میلیون تومان است. آیا این بد است؟ آیا این خوب است؟ با توجه به میانگین صنعت بیمه باید این مورد را بررسی کنید. شما می‌توانید با مراجعه به وب‌سایت ایران سلری، مرجع حقوق و دستمزد ایران، از میانگین پرداختی در هر صنعت باخبر شوید. ایران سلری هر سال گزارش جامع حقوق و دستمزد را منتشر می‌کند که در آن میانگین پرداختی برای هر صنعت آورده می‌شود.
چرا باید محاسبه هزینه جذب نیرو را در اولویت قرار دهیم؟
اندازه‌گیری هزینه به ازای هر استخدام به شما کمک می‌کند تا فرآیند استخدام خود را بهینه کنید. این کار مزایای زیر را برای شما و سازمانتان دارد:
- تعیین بودجه استخدام و منابع انسانی – ردیابی داده‌های جذب هر نیرو به شما کمک می‌کند بفهمید چه منابع مالی برای استخدام در دوره بعدی نیاز دارید. این کار به پیش‌بینی هزینه‌های سال کمک می‌کند و همچنین نشان دهنده سهم استخدام در هزینه‌های هر کسب و کاری است. به عنوان مثال، اریکسون با استفاده از شبکه‌های اجتماعی و طرح‌های حمایت از کارمندان، توانست هزینه هر استخدام خود را تا ۷۰ درصد کاهش دهد. این نه تنها منجر به کاهش هزینه‌ها شد، بلکه هزینه نگه‌داشت کارمند را نیز در این شرکت کاهش داد. این کار تأثیر مثبت و قابل توجهی بر بودجه منابع انسانی و استخدام دارد، زیرا میزان فعالیت‌های استخدامی شما با آن کاهش پیدا می‌کند.
- مدیریت هزینه‌ها – همیشه نیاز نیست که هزینه مربوط به استخدام در هر موقعیت شغلی را کاهش دهید. مطمئنا برخی از نقش‌هایی که به سختی برای آنها کارمند پیدا می‌شود، نیاز به هزینه بیشتری برای استخدام نسبت به نقش‌های دیگر خواهند داشت. اما با این حال، قصد شما از استخدام این است که بهترین افراد را برای موقعیت شغلی خود پیدا کنید. به عنوان مثال، نوکیا از Indeed به عنوان مرجعی برای دستیابی به افراد متخصص استفاده کرد. درخواست‌هایی که از طریق Indeed فرستاده می‌شدند مستقیما به سیستم ردیابی متقاضیان شرکت نوکیا ارسال می‌شد. در نتیجه این تصمیم استراتژیک، هزینه هر استخدام نوکیا در مقایسه با میانگین شرکت (از طریق سایر پلتفرم‌ها) را تا ۷۴ درصد کاهش داد.
- اندازه‌گیری عملکرد استخدام‌کنندگان – بررسی هزینه‌های استخدام، همچنین به شما نشان می‌دهد که استخدام‌کنندگان شما چگونه منابع خود را مدیریت می‌کنند. به عنوان مثال، Nature’s Pride در مقطعی از زمان دید که کسب و کارش در حال رشد است. به این ترتیب نیازهای آنها برای جذب نیرو افزایش یافت و شرکت به این نتیجه رسید که با استفاده از آژانس‌های استخدام خارجی، جلوی رشد تیم استخدامی خود را می‌گیرند. آنها تصمیم گرفتند که بر فرآیند استخدام خود کنترل کامل داشته باشند و این تصمیم‌گیری به آنها این اجازه را می‌داد تا عملکرد و نتایج تیم استخدام خود را اندازه‌گیری کنند. این کار در نهایت، منجر به کاهش تقریبی هزینه‌ها برای هر جذب شد.
نتیجه گیری
محاسبه هزینه هر استخدام و جذب نیرو به شما کمک می‌کند تا بودجه استخدام و فرآیند استخدام خود را به طور کلی بهینه کنید. حتما هزینه‌های داخلی و خارجی خود را پیگیری کنید تا یک نمای کلی و دقیق از هزینه‌های هر استخدام در سازمان خود داشته باشید. یک رویکرد ثابت هنگام محاسبه هزینه‌های جذب هر نیرو در سازمان جوابگو نیست، زیرا در نظر گرفتن بسیاری از متغیرها، از جمله نقشی که برای آن استخدام می‌کنید، تقاضا برای جذب افراد بااستعداد و اندازه یک سازمان روی روش اندازه‌گیری شما اثر دارند.
