تقریبا می‌توان گفت که حدود ۵۴ مورد کار است که در زمان آنبوردینگ در هر سازمانی باید انجام شود. بسیاری از این فعالیت‌ها شامل امضاها و کارهای اداری می‌شود که خب این کارها، فعالیت‌های مورد علاقه و هیجان‌انگیز برای روز اول کاریِ هر کارمندی نیستند.
افرادی که تازه استخدام می‌شوند و قرار است برای اولین بار پشت میز خود بنشینند، باید برای کار خود هیجان داشته باشند و کاملا آماده روز اول کاری خود باشند. یکی از تاثیرگذارترین راه‌ها برای آماده کردن و همچنین تزریق هیجان به فرد تازه استخدام‌شده، این است که یک ولکام پکیج متناسب با شخص استخدام‌شده و همچنین برند خود آماده کنید تا در روز اول کار، به او بدهید.
ولکام پکیج چیست؟
ولکام پکیج که به‌عنوان بسته خوش‌آمدگویی، هدیه ورود به سازمان یا جعبه خوش‌آمدگویی نیز شناخته می‌شود، یک ابزار برای معرفی ملموسِ هر شرکتی است که کارمند جدید در اولین روز کاری خود (یا قبل از شروع کار) آن را دریافت می‌کند.
فرقی نمی‌کند که محتویات ولکام پکیج را داخل یک جعبه قرار دهید، یا آنها را داخل یک کیف و یا روی میز قرار دهید؛ چیزی که مهم است، این است که ولکام پکیج و محتویات داخل آن باید به‌گونه‌ای آماده و انتخاب شود تا از برند، فرهنگ سازمانی و علایق فرد دریافت‌کننده الهام گرفته‌شده باشند. این بسته معمولا حاوی ترکیبی از محصولات کاربردی و سرگرم‌کننده است که به کارمند کمک می‌کنند تا راحت‌تر در جایگاه خود در سازمان جا بیفتد.
چگونه یک ولکام پکیج می‌تواند تجربه کارمند را بهبود بخشد؟
دریافت چنین بسته‌ای و آن هم در روز اول کاری، باعث می‌شود که کارمندِ تازه‌وارد در لحظه تحت تاثیر قرار بگیرد و البته منجر به مزایای بلندمدت برای او و سازمان می‌شود. این مزایا عبارت‌اند از:
۱. آنها حس خوشامدگویی را دریافت می‌کنند
ارائه یک ولکام پکیج هیجان‌انگیز و شاید غیرمنتظره، باعث می‌شود که کارمندان حس کنند که در مهمانی کوچکی در سازمان شرکت کردند که برای خوشامدگویی آنها ترتیب داده شده است. حتی اگر قرار باشد این کارمند به‌صورت دورکار به فعالیت خود ادامه دهد.
۲. با فرهنگ سازمانی آشنا می‌شوند
اقلامی که در هر ولکام پکیج وجود دارند و همچنین ظاهر و حسی که خود بسته دارد، همگی می‌توانند منعکس‌کننده فرهنگ سازمانی باشند. وقتی یک کارمند جدید ولکام پکیج خود را می‌بیند، باید بلافاصله درک کند که فرهنگ سازمانی چیست، با این ولکام پکیج قصد دارند تا چه چیزی را بیان کنند و قرار است کارمند جدید در چه شرکتی کار کند.
۳. کارمند جدید احساس دیده‌شدن و باارزش بودن می‌کند
زمانی که تصمیم می‌گیرید ورود کارمندان جدید را جشن بگیرید، مسیر شغلی آنها در شرکت همراه با غرور و هیجان آغاز می‌شود و می‌دانند که برای حضور آنها ارزش قائل هستید و به مهارت‌ها و توانایی‌های آنها ایمان دارید.
ولکام پکیج‌هایی که برای فرد گیرنده شخصی‌سازی می‌شوند، تاثیرگذاری بیشتری نیز دارند؛ به‌ویژه، زمانی که شامل نامه‌ای شخصی از رئیس یا مدیر جدیدشان باشد.
۴. کارمند جدید، تجربه‌ای ساده‌تر از ورود به سازمان خواهد داشت
روزهای اول ورود به هر سازمانی همراه با یادگیری در مورد کلیت سازمان است، اما با یک ولکام پکیج، می‌توانید این فرایند را ساده‌تر کنید. به این معنا که اقلامی مانند نقشه کلی از دفترکار، اطلاعات ورود به سیستم و برگه پرسش‌های متداول، می‌توانند این فرایند را ساده‌تر کنند. به این ترتیب، قبل از اینکه کارمندِ جدید سوالی بپرسد، شما به سوالات او پاسخ داده‌اید و اگر بعدا هم به کمک نیاز داشته باشد، شما تمام راهنمایی‌ها را در اختیار او قرار داده‌اید.
۵. کارمند جدید با ذهنیت سازنده وارد سازمان می‌شود
بسته‌های خوش‌آمدگویی کار را برای کارمندان لذت‌بخش‌تر، آنها را از کرختی روز اول کار دور می‌کنند و به آنها ذهنیت سازنده می‌دهند. به یاد داشته باشید: کارمندان جدید هرگز نباید از خود بپرسند: “خب بعدش چی؟” بنابراین، برنامه‌ای برای روز او و هفته اول کار او در نظر داشته باشید تا بدانند پس از دریافت ولکام پکیج خود، چه کاری باید انجام دهند.
۶. نرخ حفظ کارکنان را افزایش می‌دهد
در حالی که بسیاری از کارمندان جدید همیشه نگران تاثیری هستند که در روز اول کاری خود خواهند گذاشت، کارفرمایان نیز باید به این موضوع فکر کنند و آن را در اولویت کارهای خود قرار دهند. سازمان‌هایی که فرآیند آنها در آنبوردینگ قوی است، تا ۸۲ درصد میزان نگه‌داشت کارکنان خود را افزایش می‌دهند و خب آماده کردن یک ولکام پکیج عالی، به این امر بسیار کمک می‌کند.
چه چیزهایی را باید در ولکام پکیج گنجاند؟
معمولا، هر ولکام پکیجی شامل اقلامی می‌شود که کارمند در سفر خود در هر سازمان به آنها نیاز دارد. اگر شرکت شما حال و هوای غیررسمی‌ای دارد، می‌توانند از وسایلی مانند یک سویشرت با نام شرکت یا استیکر برای نشان دادن این موضوع استفاده کنید. اگر شرکت شما حرفه‌ای‌تر است، همچنان می‌توانید از وسایل شخصی‌سازی‌شده مانند لیوان قهوه یا دفترچه یادداشت با نام شرکت استفاده کنید، اما محتوای دفترچه راهنمای کارمندان در این ولکام پکیج نباید حال و هوای غیررسمی داشته باشد.
صرف‌نظر از فرهنگ شرکت خود، باید به تمام دستورالعمل‌های سازمان خود پایبند باشید تا بتوانید ثبات را در زمان استخدام نیروی جدید به نمایش بگذارید. با در نظر گرفتن این موضوع و موارد دیگر، در ادامه چند نمونه از اقلامی که می‌توان در ولکام پکیج قرار داد را نام خواهیم برد:
برای پوشش دادن ملزومات روزمره نیروی جدید، می‌توانید اقلام زیر را در ولکام پکیج قرار دهید:
- یک فنجان قهوه برای استفاده‌ی مداوم
- یک بطری آب برای استفاده‌ی مداوم
- دفتر یادداشت و خودکار
- بندِ گیره‌دار برای اتصال به کارت
برای نشان دادن فرهنگ و ارزش‌های سازمان، می‌توانید اقلام زیر را در ولکام پکیج قرار دهید:
- کتابچه راهنمای کارکنان که تاریخچه شرکت، ماموریت برند، ارزش‌ها، ساختار تیم‌ها و فرهنگ سازمانی را پوشش می‌دهد
- اقلامِ حاوی لوگو یا برند چاپ‌شده‌ی سازمان مانند کیف، کلاه، گرمکن، یا استیکر
- راهنمایی از معانی برخی عبارات خاص در شرکت همراه با حقایق و دانستی‌های مهم درباره سازمان
برای اطلاع‌رسانی و آماده‌سازی نیروی جدید، می‌توانید اقلام زیر را در ولکام پکیج قرار دهید:
- قراردادها و فرم‌های لازم برای کارمندان
- برنامه‌ای برای روز یا هفته‌های کاری، عنوان کردن جلسات کلیدی، مراحل آنبوردینگ و برنامه‌ی معرفی در سازمان
- لیست اطلاعات ورود به سیستم برای دسترسی به برنامه‌ها، نرم افزارها و ابزارهای کاری
- نقشه دفترکار، با نام و نقش همکاران در چارت سازمانی
- اطلاعات پارکینگ
- نقشه‌ی منطقه‌ای دفترکار همراه با کافه‌ها، رستوران‌ها و فروشگاه‌های مورد علاقه تیم
برای تحت تاثیر قرار دادن نیروی جدید، می‌توانید اقلام زیر را در ولکام پکیج قرار دهید:
- یک پیام خوش‌آمدگویی شخصی از مدیر یا سرپرست تیم
- میان‌وعده، نوشیدنی یا سورپرایز مورد علاقه‌ی فرد تازه استخدام‌شده (در زمان آماده کردن ولکام پکیج در مورد این اقلام از آنها بپرسید)
- کارت هدیه برای خرید محصولات یک کسب‌وکار محلی یا اعتبار برای خرید لوازم کار
۱۰ مورد از بهترین ولکام پکیج‌ها در میان شرکت‌ها
همان‌طور که تا به اینجا متوجه شدید، ولکام پکیج‌ها ابزاری عالی برای برقراری ارتباط با کارمندان جدید هستند. برای آماده کردن این بسته می‌توانید از خلاقیت و همچنین وسایلی که باعث افزایش بهره‌وری می‌شوند، استفاده کنید و یا از هر دوی این موارد الهام بگیرید. در ادامه ده نمونه از ولکام پکیج‌های چشمگیر از سراسر جهان را نام خواهیم برد:
ولکام پکیج گوگل
تعداد کارمندان گوگل از مرز ۱۰۰۰۰۰ کارمند عبور کرده است. تصویر بالا، نشان دهنده تمام اقلامی است که گوگل برای کارمندان جدید خود در نظر می‌گیرد و برخی از این وسایل تنها برای کارآموزان گوگل اختصاص داده می‌شود. همه کارآموزان در گوگل، صرف نظر از سن، یک اسلحه Nerf را در کیت خود دریافت می‌کنند.
ولکام پکیج ایر بی ان بی
ایر بی ان بی، یکی از بزرگترین وب‌سایت‌های رزرو در سراسر دنیا به‌شمار می‌آید و بسیاری از این سایت برای رزرو اقامتگاه، هتل و خانه برای مسافرت استفاده می‌کنند. مسلما ولکام پکیج این وب‌سایت باید با سفر و ماجراجویی همراه باشد. ولکام پکیج ایر بی ان بی دارای یک کوله پشتی، کابل، اسپیکر و پاوربانک است که کارمندان این شرکت را برای گشت‌وگذارهای آخر هفته مجهز می‌کند.
ولکام پکیج آمازون
ولکام پکیج کارمندان آمازون شامل یک تی‌شرت با برند خود آمازون، بطری آب و نوشیدنی همراه با کاوری با لوگوی آمازون، مجله، استیکرهای جالب و منابع عملی برای کمک به کارمندان برای سازگاری با شرکت می‌شود.
ولکام پکیج ماکروسافت
برای کارمندانی که تازه وارد مایکروسافت می‌شوند، کالاهای شرکتی شامل لوازم التحریر دارای لوگوی مایکروسافت، بطری آب و نوشیدنی همراه با لوگوی مایکروسافت، چندین مگنت و یک هاب پورت USB با لوگوی مایکروسافت به آنها داده می‌شود که بتوانند خود را برای موفقیت در این غول فناوری آماده کنند!
ولکام پکیج فیس‌بوک
فیس‌بوک با ولکام پکیج خود نه تنها می‌خواهد کارمندان خود را خوشحال کند، بلکه هدف اصلی آن این است که به آنها احساس ارزشمند بودن و انگیزه بدهد. ولکام پکیج کارمندان فیس‌بوک شامل گوشی موبایل و لپ‌تاپ انتخابی همراه با یک کوله پشتی، تی‌شرت و سایر وسایل مورد نیاز می‌شود.
Dropbox
دراپ باکس یک فضای کاری مدرن است که برای کاهش مشغله‌های کاری طراحی شده است. این مجموعه، بیشتر به دلیل خدمات میزبانی فایل که اکثر ما از آن استفاده می‌کنیم، شناخته می‌شود. بنابراین و با وجود دراپ باکس، می‌توانید روی مسائل مهم‌تر تمرکز کنید و کارهای خود را آسان‌تر پیش ببرید.
در وکلام پکیج Dropbox، یک دفترچه یادداشت، خودکار، استیکرهای لپ‌تاپ، لیوان مخصوص کمپ، قهوه و یادداشت خوشامدگویی گذاشته می‌شود.
Element Three
مؤسسه مشاوره بازاریابی Element Three از کارکنان جدید خود با بسته‌ای به نام «E3ers» استقبال می‌کند که حل و هوای بسته‌های دانشگاهی را دارد. این ولکام پکیج، جایزه ADDY 2018 را برای این شرکت به ارمغان آورده است. بسته آنها شامل یک تی‌شرت، یک بطری آب، یک پرچم، یک دفترچه یادداشت، یک خودکار و یک یادداشت شخصی از رئیس Element Three می‌شود.
SalesForce
شرکت نرم افزاری مدیریت ارتباط با مشتریِ SalesForce، ولکام پکیج‌های خود را برای هر استخدام، بسته به تیمی که قرار است فرد در آن کار کند، شخصی می‌کند. این شرکت مداوم در حال تکامل این بسته‌های خود است، اما با این حال این ولکام پکیجی که در ادامه می‌گوییم، مدل چشمگیر و هیجان‌انگیز این سازمان برای نیروی تازه‌وارد است. نیروی‌های تازه در تیم‌ها، نرم‌افزاری به انتخاب خود همراه با مجموعه‌ای از کتاب‌ها، کارت هدیه، شکلات و حتی یک تفنگ اسباب‌بازی Nerf دریافت می‌کنند.
Ogilvy And Mather
این کیت خوش‌آمدگویی توسط آژانس تبلیغاتی و روابط عمومی Ogilvy و تیم کیپ تاون Mather طراحی شده است و نام آن «Induction Box» است. Ogilvy یک آژانس تبلیغاتی، بازاریابی و روابط عمومی مستقر در نیویورک است.
چیزی که در مورد کیت خوش‌آمدگویی کارکنان Ogilvy بسیار جالب است، این است که کل کیت خوش‌آمدگویی بر اساس کتاب کوتاه دیوید اوگیلوی به نام The Eternal Pursuit of Unhappiness و هشت عادت معروف او در جوامع بسیار خلاق، است.
این ولکام پکیج نه تنها از نظر بصری خیره‌کننده است، بلکه شامل یک پلان کلی از نقشه دفترکار و یک نسخه از کتاب بنیانگذار سازمان به نام The Eternal Pursuit of Unhappiness می‌شود.
DigitalDigm
این شرکت دیجیتال مارکتینگ کره‌ای، از محیط اطراف خود الهام گرفته و یک ولکام پکیج طراحی کرده که شبیه به ساختمان اداری آنها است. زمانی که فرد تازه استخدام‌شده این بسته را باز می‌کند، بروشوری تعاملی که شامل شش داستان شرکت را مشاهده می‌کند که در کنار آن، با کارت شناسایی فرد تازه استخدام‌شده است. هنگامی که او کارت شناسایی خود را در ورودی اصلی ساختمان می‌زند، یک تابلوی LED با پیامی با مضمون خوشدآمدگویی روشن می‌شود.
PricewaterhouseCoopers
اگر می‌خواهید یک ولکام پکیجی آماده کنید که در آن توازنی از وسایل کاربردی و سرگرم‌کننده وجود داشته باشد، از این کیت از شرکت مشاوره مدیریت جهانی PricewaterhouseCoopers الهام بگیرید.
این ولکام پکیج شامل برخی از اقلام کاربردی مانند پایه لپ‌تاپ و ماوس بی‌سیم است، اما همچنین شامل چای، خوشبوکننده‌ی اسانسی و همچنین یک گیاه نیز است. این کیت نشان می‌دهد که این سازمان دوست دارد تا کارمندانش مجهز باشند، اما برای رفاه کارکنان خود نیز ارزش قائل است. اقلام داخل این ولکام پکیج نشان می‌دهد که PricewaterhouseCoopers می‌خواهد کارکنان در محل کار جدید خود احساس آرامش کنند.
M&C Saatchi Mobile
به عنوان یک رسانه دیجیتال، منطقی است که بسته خوش‌آمدگویی کارمندان M&C Saatchi Mobile، مدرن، سرگرم‌کننده و تعاملی باشد. این ولکام پکیج شامل اقلامی مختلفی، از کتابچه راهنمای کارمندان و نقشه سازمان گرفته تا سه پایه دوربین، گلدان سفال و کارت‌های بازی با نام برند، می‌شود.
OneMethod
OneMethod یک آژانس تبلیغاتی در کانادا است که دارای رویکردی تجربی برای بازاریابی و طراحی است. بنابراین، چه راهی بهتر از ارائه یک ولکام پکیج با مضمون آزمایشگاهی برای رساندن این پیام به افراد جدید؟
در داخل این بسته، افراد جدید یک LabManual (کتاب راهنمای کارکنان OneMethod با نام تجاری AKA)، یک قوطی رنگ اسپری، یک لیوان، خودکارهای شرکت، نوشیدنی‌های طعم دار Kool-Aid و آب نبات سنگی را پیدا خواهند کرد که به عنوان لوازم آزمایشگاهی در این کیت قرار گرفته‌اند.
چگونه ولکام پکیج را در برنامه آنبوردینگ قرار دهیم؟
ولکام پکیج باید یکی از اولین چیزهایی باشد که یک کارمند جدید در اولین روز کاری خود دریافت می‌کند. حال ممکن است فردی به‌صورت دورکار با شرکت همکاری داشته باشد و یا اینکه قرار است به‌صورت تمام وقت در شرکت حاضر شود. بسته به زمان‌بندی و مکان ورود شما، چند راه مختلف برای تحویل بسته خوش‌آمدگویی به کارمند وجود دارد.
به طور سنتی، ولکام پکیج روی میز کارمند قرار می‌گیرد تا در روز اول خود آن را مشاهده کند. اما با این حال، گاهی اوقات، شرکت‌ها بسته‌های خوش‌آمدگویی خود را یک هفته قبل یا بیشتر از آن، برای کارمندان ارسال می‌کنند. این باعث می‌شود که آنها یادگیری در مورد شرکت را زودتر آغاز و روز اول کاری خود را راحت‌تر شروع کنند.
اگر فردی به‌صورت دورکار با شرکت همکاری می‌کند، خوب است که این بسته را برای او ارسال کنید. اگر بسته خوش‌آمدگویی را پست می‌کنید، آن را قبل از اولین روز کاری ارسال کنید تا همان حسی را به فرد تازه استخدام‌شده بدهید که هر فرد در روز اول عید و با عیدی گرفتن، دریافت می‌کند.
با بهترین و کاربردی‌ترین ولکام پکیج، کارمندان را به حامیان برند تبدیل کنید
شروع کار جدید، می‌تواند برای بیشتر افراد هیجان‌انگیز باشد. اما شروع یک کار جدید با شرکتی که از شما با هدیه‌ای چشمگیر استقبال می‌کند، چطور است؟ مطمئنا همه این موقعیت و قرار گرفتن در آن را ترجیح می‌دهند و دوست دارند به همین شکل از آنها استقبال شود.
در صورتی که استقبال از افراد تازه استخدام‌شده را ماندگار برگزار کنید، این کار منجر به اشتراک گذاشتن تصاویر مراسم آنبوردنیگ در شبکه‌های اجتماعی می‌شود و همین موضوع، برند سازمانی شما را قوی‌تر می‌کند. این نوع بازاریابی ارگانیک، می‌تواند شهرت شرکت شما را افزایش دهد و افراد با استعداد بیشتری را جذب کار در سازمان شما کند.
پست‌هایی که آنها در شبکه‌های اجتماعی منتشر می‌کنند تاییدی بر این جمله است که می‌گوید: “این شرکت به کارمندان خود اهمیت می‌دهد و با کارهای خود به آنها نشان می‌دهد که برای شرکت ارزشمند هستند.”
دوست دارم از صنایع دستی زبرجد نام ببرم که با ولکام پکیج ای که برای بنده به عنوان کارمند جدید درنظر گرفت مرا شگفت زده کرد. صنایع دستی زبرجد یکی از شرکت هایی است که در همین سایت ایران تلنت آگهی شان را دیدم و در آن استخدام شدم. ممنونم از مدیریت خوب ایران تلنت
بسیار عالی و کاربردی …. ممنون از تیم خوب ایران تلنت
درود
مطالب بسیار مجمل، مفید و حرفه ای بود.
سپاس از شما