حرف و حدیث بسیاری در مورد روش‌های ارائه بازخورد یا همان فیدبک به صورت منفی و مثبت وجود دارد. سال‌های زیادی است که افراد از گرفتن بازخورد کمی شرم و ترس دارند و این شرم و ترس هنوز نیز با آنها است. گرفتن فیدبک یا دریافت بازخورد برای شما با به هم ریختگی و تشویش همراه است. هر بار که مدیر شما در اتاق جلسه و در جلسات از شما بازخورد می‌خواست، دچار سردرگمی می‌شوید و این می‌تواند شما را دچار مشکل کند.
با اینکه مدیر در آن حالت ممکن است ترس خود را برای مقابله با هرگونه تقابل پنهان کند، اما با این حال، حالت تدافعی در برابر بازخورد شما دارد و در نهایت از تکنیک لاپوشانی برای نظر شما استفاده می‌کند؛ شما که بازخورد ارائه می‌دهید نیز همین حالت تدافعی را دارید و در برابر هرگونه اتهام و حمله طرف مقابل خود را آماده می‌کنید.
در واقع می‌توانیم بیان کنیم که در این حالت هیچ موضوع و دستاورد سازنده‌ای وجود ندارد و همچنین سلامت روان کارمندان و شرکت نیز دچار مشکل می‌شود. شخصی که بازخورد دریافت می‌کند از مشخص نبودن آنچه قرار است به وی ارائه شود، گیج و عصبانی است و فردی نیز که بازخورد را ارائه می‌دهد از نظر روحی خسته می‌شود؛ چرا که باید با خود بسیار کلنجار برود تا فیدبکی مثبت و منفی به طرف مقابل ارائه دهد. در واقع می‌توان این حالت را مانند مسابقه جودو تصور کرد، فقط با این تفاوت که در این نبرد تمام تکنیک‌های مسابقه اشتباه هستند.
بازخورد یا همان فیدبک (feedback) به نظراتی گفته می‌شود که باید در مورد اتفاقی که قبلاً افتاده است، ارائه شود. در این روش همیشه نظرها به گذشته مربوط می‌شود و گذشته افراد مورد بررسی قرار می‌گیرد. اما روشی نیز وجود دارد که با انجام آن می‌توان فرد را از بروز اشتباه دور کرد و در واقع آینده نگری را به او یادآور شد. برای بیشتر افراد دریافت فیدبک یعنی به دوش کشیدن بار اشتباهات گذشته. این احساس به هیچ عنوان فرد را مجاب به اصلاح نمی‌کند و بیشتر باعث می‌شود که فکر کند در میان جمع انگشت نما شده است.
در این مرحله، اشاره به برخی از دلایل اصلی تغییر نکردن افراد علی رغم دریافت برخی اقدامات در راستای رشد، ضروری است. ریک ماورر، متخصص مدیریت تغییر در مورد سه سطح مقاومت افراد اینگونه گفته است:
- سطح ۱: من نمی‌فهمم. فرد ارزش خود را نشان نمی‌دهد.
- سطح ۲: من آن را دوست ندارم. مقاومت بر اساس عدم اطمینان و ضرر شخصی است.
- سطح ۳: من شما را دوست ندارم و به شما اعتماد ندارم. این افراد به سیستم پشتیبانی اعتماد ندارند و از این رو احساس امنیت نمی‌کنند. چرا اگر کسی حمایتی ندارد، باید بخواهد که تغییر را تجربه کند؟
Feedforward یا ارائه پیشنهاد یا راه حال چیست؟
Feedforward یا همان ارائه پیشنهاد و راه حل آینده نگرانه، مفهومی است که توسط مارشال گلداسمیت توسعه یافته است و امروزه به طور فزاینده‌ای در محیط‌های کاری از آن استفاده می‌شود. این روش می‌تواند بینش مفیدی را در اختیار مدیران قرار دهد و ضمن کمک به کارمندان در حرکت به سمت جلو و جلوگیری کردن از اثر نظرات منفی روی عملکردشان، به ایجاد یک فضای کار مثبت‌تر برای آینده نیز کمک می‌کند. روش FeedForward به افراد این امکان را می‌دهد تا به دید خوبی از آنچه که اتفاق افتاده و آنچه را که در آینده برای تقویت، اصلاح یا جهت دهی مجدد کارها باید در نظر داشته باشد، برسند. این روش بیشتر به روش‌هایی شبیه است که آینده را بیشتر از گذشته خطاب قرار می‌دهند و موفقیت در آینده در آن بیشتر اهمیت دارد.
مدت‌هاست که ارائه بازخورد برای رهبران یک مهارت اساسی به شمار می‌آید و در نقش‌های مدیران تعریف شده است. همان‌طور که آنها برای دستیابی به اهداف سازمان تلاش می‌کنند، کارکنان نیز باید بدانند که چگونه کار کنند. کارمندان بعد از استخدام و انجام کارهای روزمره خود باید بدانند که آیا عملکرد آنها با انتظار رهبران آنها مطابقت دارد یا خیر. آنها باید بدانند که چه کاری را به خوبی انجام داده‌اند و چه چیزهایی را باید تغییر دهند. به طور سنتی، این اطلاعات به صورت “بازخورد منفی” از رهبران به کارمندان آنها منتقل می‌شده است. همان‌طور که کارمندان به بازخورد رهبران نیاز دارند، رهبران نیز می‌توانند از بازخورد کارکنان خود بهره مند شوند. کارکنان می‌توانند در مورد اثر بخشی رویه‌ها و فرآیندها و همچنین در مورد تأثیر رهبری آنها، به مدیران کمک مفیدی کنند. با توجه به پیشرفت فرآیندهای اداری، سیستم دادن بازخورد منفی جای خود را به سیستم ارائه پیشنهاد و راه حل داده است که در آن اصل بر آینده نگری بنا شده است.
اما در همه انواع بازخورد یک مشکل اساسی وجود دارد: این مسئله بر گذشته تمرکز دارد، بر آنچه قبلاً رخ داده است – نه بر فرصت‌های بی نهایت که می‌تواند در آینده اتفاق بیفتد. بدین ترتیب، بازخورد می‌تواند محدود به گذشته باشد و در واقع فعالیتی ایستا است، در حالی که روش Feedforward می‌تواند کاملا آینده را در بر داشته باشد و روشی پویا است.
[bs-quote quote=”دانش و ایده تا زمانی که در مغز باقی بماند راه به جایی پیدا نمی‌کند. برای اینکه آن را به کسی ارائه دهید باید به دنبال راهی باشید که متفاوت از روش بازخورد باشد. Feedforward در این امر می‌تواند به شما کمک کند.” style=”default” align=”center” color=”” author_name=”Vikram Badhwar” author_job=”MD and Founder” author_avatar=”https://www.irantalent.com/blog/wp-content/uploads/2021/04/6060.jpeg” author_link=”https://www.syngrity.com/dt_team/vikram-badhwar/”][/bs-quote]
یازده دلیل برای امتحان کردن روش FeedForward
بسیاری از مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها بعد از استفاده از روش FeedForward اغلب به این نتیجه رسیدند که این روش مفیدتر از ارائه بازخورد منفی است. این روش می‌تواند برای شرکت‌ها مزایایی داشته باشد و به همین خاطر دلایل استفاده از آن را برای شما عنوان خواهیم کرد.
۱. ما می‌توانیم آینده را تغییر دهیم اما نمی‌توانیم گذشته را تغییر دهیم
Feedforward به افراد کمک می‌کند تا آینده‌ای مثبت و نه گذشته ناموفق را متصور شوند و روی آینده تمرکز کنند. ورزشکاران غالباً با استفاده از روش FeedForward آموزش می‌بینند. به رانندگان اتومبیل رانی آموزش داده می‌شود که “در جاده به جلو نگاه کنید، نه به دیوار.” به بازیکنان بسکتبال آموزش داده می‌شود که توپ در حلقه را تصور کرده و ضربه خود را با این تصور رها کنند. وقتی به افراد در مورد موفقیت افراد مختلف بگوییم، می‌توانیم شانس آنها را برای دستیابی به این موفقیت در آینده افزایش دهیم.
۲. کمک به “درست” بودن افراد بیشتر از اثبات “اشتباه” بودن آنها می‌تواند اثر داشته باشد
بازخورد منفی دادن معمولا باعث می‌شود که مدام در پی این باشید که به افراد ثابت کنید که در حال انجام کارها به صورت اشتباه هستند. این روش باعث می‌شود که فرد در مقابل تمام صحبت‌های ما گارد داشته باشد و حالت تدافعی بگیرد. حتی بازخورد سازنده نیز اغلب منفی تلقی می‌شود زیرا لزوماً بحث در مورد اشتباهات، کمبودها و مشکلات است. از طرف دیگر، Feedforward تقریباً همیشه مثبت تلقی می‌شود زیرا روی راه حل‌ها و نه مشکلات تمرکز دارد.
۳. Feedforward مخصوصاً برای افراد موفق مناسب است
افراد موفق دوست دارند ایده‌هایی بگیرند که در جهت کمک به آنها در رسیدن به اهدافشان باشد. میل باطنی آنها به این شکل است که تمایل دارند در برابر قضاوت منفی مقاومت کنند. همه ما دوست داریم تا مناسب با آنچه دوست داریم از افراد مقابل‌مان بازخورد بگیریم. همچنین به این اعتقاد داریم تا در برابر بازخورد منفی دفاع کنیم و همه را انکار و رد کنیم. افراد موفق معمولا دوست دارند تا تصویری مثبت از خود داشته باشند و آن را با Feedforward دریافت می‌کنند.
۴.Feedforward می‌تواند از هر کسی که وظایف افراد را می‌داند، به شخص داده شود
ارائه روش FeedForward به تجربه و موفقیت قبلی نیاز ندارد. هیچ وقت برای دادن پیشنهاد برای آینده نیاز به تجربیات شخصی ندارید و هر فرد می‌تواند در مورد انجام کارها به فردی دیگر بازخورد مثبت بدهد! به عنوان مثال، اگر می‌خواهید همه به حرف‌های شما به خوبی گوش دهند، در مورد پیشرفت‌های آینده و اتفاقاتی که افراد در آینده می‌توانند رقم بزنند، صحبت کنید و به او انرژی مثبت بدهید. برای ارائه Feedforward حتما نیاز نیست که همه شما را بشناسند. Feedforward فقط نیاز به داشتن ایده‌های خوب برای انجام وظایف دارد.
۵. مردم به هیچ عنوان Feedforward را به اندازه بازخورد شخصی برداشت نمی‌کنند
از نظر تئوری، بازخورد سازنده “بر عملکرد متمرکز است، نه شخص”. در عمل تمام بازخوردهایی که دریافت می‌کنیم را شخصی برداشت می‌کنیم (صرف نظر از نحوه ارائه آن). ارائه بازخورد به هر فردی می‌تواند طرف مقابل را به حالت دفاعی ببرد و آن را شخصی برداشت کند. Feedforward نمی‌تواند شامل یک نقد شخصی باشد، زیرا در حال بحث درباره اتفاقی است که هنوز رخ نداده است! پیشنهادات مثبت معمولاً به عنوان یک توصیه عینی تلقی می‌شوند، در صورتی که انتقادات شخصی اغلب به عنوان حملات شخصی تلقی می‌شوند.
۶.Feedforward می‌تواند تقریباً همه بازخوردهای مشابه را پوشش دهد
تصور کنید که شما به تازگی یک سخنرانی وحشتناک در مقابل کمیته اجرایی ارائه داده‌اید. مدیر شما در اتاق است. به جای اینکه شما این تجربه تحقیرآمیز را “دوباره” تجربه کنید، مدیر شما ممکن است با ارائه پیشنهاداتی به شما کمک کند تا خود را برای ارائه‌های آینده آماده کنید. این پیشنهادات می‌تواند بسیار خاص باشد و همچنان به روشی مثبت ارائه شود. به این ترتیب، مدیر شما می‌تواند “تمامی بازخوردهای مثبت و منفی را در این روش ارائه دهد” بدون اینکه احساس خجالت کنید و حتی باعث تحقیر بیشتر شما شود.
۷. Feedforward بسیار سریع‌تر و کارآمدتر از بازخورد است
معمولا ارائه بازخورد منفی به افراد زمان زیادی را از شما می‌گیرد و در نهایت نیز اثربخشی خوبی ندارد و حتی می‌تواند منجر به انجام ناموفق کارها شود. اما در مورد روش FeedForward، این موضوع فرق می‌کند. شما می‌توانید پیشنهادات خود را به صورت لیست به فرد ارائه دهید و این خود فرد است که تصمیم بگیرد برای موفقیت کدام موارد را انتخاب کند.
۸.Feedforward می‌تواند ابزاری مفید برای استفاده در بین مدیران، سرپرستان و اعضای تیم باشد
به درست یا غلط، بازخورد با قضاوت همراه است. این امر هنگامی که توسط مدیران به کارمندان ارائه می‌شود، می‌تواند منجر به عواقب ناخواسته – یا حتی محدود کننده شود. روش FeedForward هیچ حس قضاوتی برای کارمند به همراه ندارد. در واقع این کار باعث می‌شود که فرد حس کند تا شما به عنوان یک مدیر در کنار او نیستید و در واقع همراه او در مسیر هستید. به همین ترتیب شنیدن سخنان شخصی که در موقعیت قدرت یا اقتدار نیست، آسان‌تر خواهد بود.
۹. تمایل مردم به توجه بیشتر از شنیدن بازخورد است
این مورد دیگر بسیار واضح است و هر فردی دوست دارد که بیشتر مورد توجه افراد دیگر قرار بگیرد، تا اینکه از او به طور مداوم بازخورد منفی دریافت کند.
به طور خلاصه، هدف این مقاله این نیست که رهبران هرگز نباید بازخورد ارائه دهند یا ارزیابی عملکرد کارکنان را کنار بگذارند. هدف این است که نشان دهیم چگونه کنترل مناسب افراد، معمولاً اغلب می‌تواند نسبت به بازخورد در تعاملات روزمره ارجحیت داشته باشد. گذشته از اثربخشی و کارایی، این روش می‌تواند زندگی کارمند را بسیار لذت بخش‌تر کند و همچنین کار را برای او به کار معنادار تبدیل کند. وقتی از افراد سؤال می‌شود، “آخرین باری که بازخورد دریافت کردید چه احساسی داشتید؟” پاسخ‌های متداول آنها بسیار منفی است. وقتی از افراد سؤال می‌شود که بعد از دریافت feedforward چه احساسی داشتند، آنها پاسخ می‌دهند که روش FeedForward نه تنها مفید بود، بلکه سرگرم کننده هم بود! ارتباط با کیفیت – بین افراد و در همه سطوح و هر بخش‌های یک شرکت – می‌تواند عاملی برای در کنار هم قرار گرفتن افراد شود.
رهبران می‌توانند با استفاده از این روش و با تشویق دیگران برای استفاده از آن – کیفیت ارتباطات را در سازمان‌های خود به طرز چشمگیری بهبود بخشند و اطمینان حاصل کنند که پیام درست منتقل می‌شود و کسانی که آن را دریافت می‌کنند پذیرای محتوای آن هستند. نتیجه این که سازمانی که کارمندانش بیش از آنکه روی اشتباهات گذشته کار کنند، بیشتر بر وعده آینده متمرکز هستند، بیشتر می‌توانند به سمت موفقیت قدم بردارند.
بیشتر بخوانید: بهترین کتاب های رهبری و مدیریت کسب و کار
