اگر تا به حال مجبور به اخراج کسی شده باشید، مطمئنا می‌دانید که این کار چقدر سخت و ناراحت کننده است. بدون شک مطمئن هستیم که صاحبان مشاغل نیز با ما موافق هستند، که اخراج هر کارمند یک تجربه وحشتناک برای تمام افرادی است که درگیر این پروسه هستند. مطمئنا هیچ کارفرمایی دوست ندارد این کار را انجام دهد، اما بدون اخراج افرادی که هیچ تاثیری در موفقیت تیم ندارند و در واقع ارزش افزوده‌ای در شرکت ایجاد نمی‌کنند، کسب و کار به موفقیت نمی‌رسد. برای اینکه این کار را در نهایت احترام و با آرامش انجام دهید، باید روش صحیح اخراج کارمند را بدانید و همچنین بدانید چه نکاتی را در این پروسه باید رعایت کنید.
روش صحیح اخراج کارمند
اخراج یک کارمند، تعدیل نیرو، نگاه مستقیم به چشمان شخصی و گفتن اینکه دیگر منبع درآمد ندارند، یکی از سخت‌ترین کارهایی است که شما به عنوان صاحب یک کسب و کار باید انجام دهید. غالباً این کار برای شخصی که خبر بد را می‌دهد درست به اندازه‌ی همان فردی که خبر به او داده می‌شود، سخت و دشوار است. اما چه باید کرد؟ کاری نمی‌توان کرد، این پروسه بالاخره باید انجام شود و در واقع باید قبول کرد که اخراج نیز جزئی از کسب و کار است.
در این مقاله مراحلی را عنوان می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند روش صحیح اخراج کارمند را در پیش بگیرید و خطرات و اشتباهات احتمالی را کم کنید. این مراحل کار را هم برای شما و هم برای کارمند آسان می‌کند.
۱. تیم منابع انسانی را مطلع کنید
بعد از اینکه تصمیم گرفتید کارمندی را اخراج کنید، ابتدا قوانین و موازین مربوط به کسب و کار خود را در این زمینه مطالعه کنید. مطمئن شوید که اخراج افراد مطابق با خط مشی شرکت شماست و می‌توانید خود را برای اعلام این خبر آماده کنید.
معمولاً اولین افرادی که از تصمیم شما برای اخراج کارمندان باخبر می‌شوند، تیم منابع انسانی (HR) و کارمندان حقوقی شرکت هستند. هر دو تیم نحوه صحیح و قانونی اخراج کارمند را به شما توضیح می‌دهند و این دو تیم، به بخش IT و مسئولین حراست اطلاع می‌دهند که دسترسی کارمند اخراج شده را از تمام تجهیزات قطع کنند. برای محاسبه پرداختی نهایی و یا سنوات با تیم منابع انسانی صحبت و مشورت کنید و تمام اسناد و مدارکی که برای خارج کردن او نیاز دارید را، جمع آوری کنید.
به تنهایی با کارمند مورد نظر درباره اخراج صحبت نکنید. در حالت ایده آل و صحیح، بهتر است یکی از افراد تیم منابع انسانی یا یکی از هم رده‌های خود در شرکت را به عنوان شاهد در حین فسخ در کنار خود داشته باشید.
۲. جلسه‌ای را با کارمند تنظیم کنید
هنگامی که تیم منابع انسانی را از اخراج باخبر کردید، جلسه‌ای را با کارمند تنظیم کنید. برگزاری جلسه به شکل فوری پیشنهاد ما به شماست، اما اگر برگزاری جلسه فوری امکان پذیر نبود، زمان آن باید خیلی زود و پس از اعلام دعوت به جلسه باشد. اگر کارمند از شما سوال کرد که جلسه درباره چیست، سعی کنید خیلی احتیاط کنید و بگویید که ترجیح می‌دهید جزئیات را در جلسه مطرح کنید.
اگر توانایی مطرح کردن تنهایی موضوع اخراج و قانع کردن کارمند را دارید، می‌توانید اخراج را به صورت رو در رو در یک محیط خصوصی اعلام کنید. این کار به شما این امکان را می‌دهد که در عین اینکه لحنی جدی داشته باشید اما با این حال، نقش فردی حمایت‌گر را نیز ایفا کنید و هر آنچه را که کارمند نیاز به دانستن دارد ارائه دهید – از جمله هرگونه مدارک مربوط به بیمه درمانی، سنوات یا حقوق بیمه بیکاری.
۳. با خبرهای بد صحبت را آغاز کنید
در جلسه، اولین چیزی که از دهان شما خارج می‌شود باید این باشد که به شخص اجازه دهید بفهمد که برای چه قرار است اخراج شود. مقدمه چینی زیاد و همچنین صحبت‌های بسیار برای آماده کردن فرد ممکن است خیلی عاقلانه به نظر برسد، اما در نهایت می‌تواند باعث شود پایان کار و جلسه غیررسمی شود و کارمند پس از ترکِ کار، ذهن مشغولی داشته باشد.
تصمیم اخراج کارمند را لغو نکنید، مگر اینکه شواهد جدید و قانع کننده‌ای داشته باشید. اما اگر تصمیم خود را گرفتید، به دنبال این اطلاعات نروید. به عنوان کارفرما ممکن است و باید به فرد اجازه دهید از خود دفاع کند، اما معمولا برگشت از تصمیم اخراج در این جلسات پیش نمی‌آید.
۴. به کارهای قبلی فرد مراجعه کنید
گام چهارم در روند صحیح اخراج کارمند، بستگی به کاری دارد که شما (امیدوارم) پیش از این جلسه انجام می‌دهید: پیگیری عملکرد او و حمایت از کارمند در هر مرحله از کار. هنگام اعلام کردن اخراج، با ادب به اخطارها و راهنمایی‌هایی که در دوره‌های مختلف اشتغال او در کسب و کار خود داشتید، اشاره کنید و به او این موارد را یادآوری کنید.
تمام کلاس‌ها و کوچینگ‌های مختلف، دوره‌های آنلاین، کمک هزینه برای یادگیری موارد مختلف و حتی راهنمایی‌هایی که خود شما در طول کار به او کردید، را در جلسه یادآوری کنید.
قبل از جلسه فسخ قرارداد همکاری، تمام این موارد را به صورت مکتوب مستند کنید. مستند این کارها را ندارید؟ با منابع انسانی جلسه بگذارید و قبل از اینکه جلسه اخراج کارمند را برنامه ریزی کنید، او را برای مدت ۳۰، ۶۰ یا ۹۰ روز زیر ذره‌بین قرار دهید. این کار به آنها این فرصت را می‌دهد تا در صورت موفقیت در این دوره به کار خود در شرکت ادامه دهند و خود را ثابت کنند. همچنین باعث می‌شود که شما نیز در تصمیم گیری عجله نکنید.
ارزش این طرح، غیر از موارد بالا، اطمینان از این است که کارمند در صورت اخراج از کار خود، دست خالی شرکت را ترک نمی‌کند. اخراج از شرکت در صورتی که خطایی فاحش انجام داده باشید، نباید به هیچ عنوان تعجب آور باشد و در کمال احترام باید آن را پذیرفت.
۵- توضیحات خود را کوتاه اما واضح ارائه دهید
هنگام ارجاع به عملکرد گذشته کارمند، می‌توانید روند توضیحات را درست پیش ببرید و درست توضیح دادن را به جای ناامید کردن کارمند انتخاب کنید. می‌توانید خیلی واضح و کوتاه دلیل خود را بیان کنید تا از بروز مشکلاتی این‌چنینی جلوگیری کنید.
به عنوان مثال، می‌توانید بگویید “ما تعیین کردیم [هدف X] تا [تاریخ Y] انجام شود و متاسفانه این برآورده نشد.” توضیحات کامل شما از این بازخورد،َ باید در بررسی عملکرد کارمند و به صورت مکتوب به او ارائه شود.
کوتاه بودن جلسه دو دلیل دارد:
- مطمئنا دوست ندارید وارد بحث‌های طولانی شوید. تصمیمی اتخاذ شده و قابل بحث نیست. در حالی که دادن بازخورد به فرد می‌تواند باعث رشد او شود، بنابراین در این مرحله باید همه چیز روشن گفته شود.
- دیگر نیازی به آسیب رساندن به احساسات فرد نیست. کارمند ممکن است خود را تخلیه کند و سوالاتی بپرسد، اما فقط همان جملات کوتاه خود را بیان کنید و آنها را تکرار کنید.
هیچ وقت به کارمند لیستی بلند بالا از شکست‌هایش ارائه ندهید. با این کار فقط نمک بر زخم او می‌ریزد، باعث به وجود آمدن کینه می‌شوید و همچنین ممکن است باعث به وجود آمدن بحث و جدال شوید.
۶. تصمیم خود را بلند تکرار کنید تا آن را بشنوید
علی‌رغم تلاش شما برای به سرعت و بدون دردسر خاتمه دادن پروسه اخراج، اما باز هم ممکن است پاسخ‌های بسیاری از کارمند خود دریافت کنید. این موضوع اصلا عجیب نیست و این تنها راهی است که کارمند می‌خواهد از آن برای برگشت به کار استفاده کند. در این حالت تنها چیزی که نباید حس کنند، این است که تصمیم به اخراج آنها ممکن است برگردد.
به صحبت‌های کارمند خود گوش دهید و صادقانه از آنها انتقاد کنید – این نوع گفتگو را در زندگی حرفه‌ای خود ممکن است بسیار انجام دهید و دیدگاه کارمند در این گفتگو ارزشمند است. اما در صورتی که کارمند مدرک قابل توجهی مبنی بر اینکه اشتباهی رخ داده ارائه ندهند، باید تکرار کنید که نیازی به وجود آنها در شرکت نیست.
۷. ارائه مدارک بیمه و موارد مرتبط به آن
مراحل بعد از اخراج را با کارمند کاملا در میان بگذارید (بله، موارد مهمی وجود دارد که باید انجام دهید). اولین مورد، روشن کردن تاریخ اتمام همکاری با او است. در بسیاری از شرکت‌ها اخراج تاریخ ندارد و معنای اخراج، خارج شدن فوری فرد از شرکت محسوب می‌شود.
سپس، در صورت داشتن بیمه نامه، با او در مورد ادامه پرداخت حق بیمه و بیمه بیکاری صحبت کنید و او را در مورد این مزایا روشن کنید. بیمه کار به افراد این اجازه را می‌دهد تا پیدا کردن کار بعدی، حق بیمه خود را پرداخت کنند تا فاصله‌ای بین کار قبل و بعد و بیمه آن به وجود نیاید. منابع انسانی به طور معمول مدارک مورد نیاز را در حین اخراج به فرد تحویل می‌دهد، اما مهم است که شما این موارد را قبل از هر کاری گوشزد کنید و کارمند را آگاه کنید.
۸- از کارمند خود به خاطر خدماتش تشکر کنید و برای او آرزوی موفقیت کنید
آخرین قدم شما در حین اخراج کارمند، تشکر از شخص او برای خدماتی است که برای شرکت انجام داده است. عذرخواهی نکنید، اما بگویید کاش همه چیز به گونه‌ای دیگر رقم می‌خورد و بهترین آرزوها را برای آینده‌ی او داشته باشید.
آخرین نکته: در روش صحیح اخراج کارمند از فسخ قرارداد در روزهای قبل از تعطیلی خودداری کنید. شنبه بهترین روز برای اخراج کارمند در نظر گرفته می‌شود، زیرا تماس با کارمند و صحبت با او در طول هفته راحت‌تر است و وقفه‌ای میان کارها نمی‌افتد.
بیشتر بخوانید:
چگونه پس از اخراج شدن به دنبال شغلی جدید باشیم؟
اهمیت بستن قرارداد کار برای کارکنان و کارفرمایان
واقعا استادید در ارائه هرچه بیشتر روشهای اخراج و استیلای کارفرما بر کارمند در حالیکه رفتار صحیح و ثروت ساز را به هیچ وجه من الوجود در سایت شما ندیدم