همراه با شیوع ویروس کرونا در ایران، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها برای حفظ سلامتی کارکنانشان شرایط را برای دورکاری آنها تا حد زیادی مهیا کرده‌اند. که البته در مطلب نگاهی به نقش منابع انسانی در جلوگیری از شیوع ویروس کرونا در محیط کار به این مورد اشاره کرده بودیم. دورکاری یا کار در منزل، اگرچه این روزها بیشتر از گذشته انجام می‌شود، ولی چگونگی حفظ کارایی و نحوه ارتباط تیم‌ها با یکدیگر از جمله مسائلی است که هم کارکنان و هم کارفرمایان با آن دست به گریبان هستند.
در این نوشته از وبلاگ ایران تلنت به ارائه راهکارهایی در هر دو زمینه می‌پردازیم.
کارتان را زود شروع کنید
اگرچه این روزها شرکت‌های بسیاری از دورکاری به عنوان یک اصل اساسی در نشان دادن انعطاف‌پذیری خود حمایت می‌کنند، اما نگرانی از سستی و ناکارآمدی کارکنان از جمله مسائلی است که بسیاری از کارفرمایان با آن دست به گریبان هستند.
به عقیده کارشناسان منابع انسانی برای دوری از بی‌انگیزگی و افتادن در دام بطالت، کارکنان باید از صرف صبحانه طولانی مدت یا درگیر شدن در کارهای معمول خانه پرهیز کرده و زودتر از معمول کار خود را شروع کنند. در پیش گرفتن این رویه اگرچه در روزهای ابتدایی دورکاری سخت است، ولی به تدریج برای همه به آسانی قابل اجرا خواهد بود.
ارتباط ذهنی‌تان را حفظ کنید
برای دوری از حواس‌پرتی باید مانند همان وقتی که در محل کارتان هستید رفتار کنید. ارتباط ذهنی و عملی‌تان را از روی برنامه پیش ببرید و کارها را با استفاده از ابزاری مثل Slack و Trello یا دیگر ابزارهای برنامه‌ریزی مدیریت کنید. اگر استفاده از این ابزارها برایتان سخت است چک لیستی از کارهایی که باید انجام شوند، تهیه کنید.
فضای کار مناسب ایجاد کنید
یکی از مشکلات دورکاری، احساس خستگی، خواب‌آلودگی یا حواس‌پرتی است. برای جلوگیری از این مسئله به جای اینکه در اتاقی بدون نور، روی نیمکت یا به صورت خوابیده کار کنید، فضایی اختصاصی و مناسب را برای کار ایجاد کنید.
درگیر شبکه‌های اجتماعی نشوید
برای رفع خستگی تا حد ممکن سراغ شبکه‌های اجتماعی نروید یا برای سرزدن به آنها زمان مشخصی را تعیین کنید. چک کردن مداوم شبکه‌های اجتماعی، خستگی شما را بیشتر خواهد کرد. برای مقابله با سهولت استفاده از فضای مجازی در ساعات کاری، آنها را از مرورگرهای خود حذف کنید. هروقت احتیاج به استراحت داشتید، بهتر است چند دقیقه‌ای را در خانه راه بروید و خستگی‌تان که برطرف شد دوباره سر کار برگردید.
سراغ کارهای ساده بروید
ممکن است در هنگام دورکاری علاقه شما برای به تعویق انداختن کارها بیشتر شود. یکی از دلایل این موضوع فکر کردن به پیچیدگی یا سختی کارها است. برای ایجاد انگیزه ابتدا سراغ انجام کارهای ساده که به زمان زیادی احتیاج ندارند بروید. انجام کارهای آسان‌تر انگیزه‌تان را برای کارهای سخت بالا می‌برد.
از روز قبل برنامه‌ریزی کنید
وقتی از روز قبل برای کارهای روز بعد، برنامه‌ریزی می‌کنید قادر هستید که روز را زودتر و بدون معطلی شروع کنید. این کار همچنین از سردرگمی و استرس شما نیز جلوگیری می‌کند. بهتر است برای انجام هرکاری از قبل برنامه و میزان زمانی که باید صرف کنید را بدانید.
از تکنولوژی استفاده کنید
همانطور که در بالا گفتیم برای حفظ ارتباط با شرکت و سایر همکاران از ابزارهایی مثل اسلک و ترلو استفاده کنید تا در جریان اتفاقاتی که در محل کارتان می‌افتد قرار بگیرید.
موسیقی مناسب گوش دهید
برای حفظ انرژی، هنگام کار کردن در خانه موسیقی گوش دهید. گوش دادن به موزیک‌هایی که با کارتان هماهنگ هستند می‌تواند کارایی شما را بالا برده و از سستی و خواب‌آلودگی شما جلوگیری کنند.
ارتباطاتتان را مدیریت کنید
از دیگران بخواهید که به حریم شخصی شما در ساعات کاری احترام بگذارند و وقتی کار می‌کنید مزاحمتان نشوند. شما از خانه کار می‌کنید، ولی این به این معنی نیست که در خانه هستید. ساعت‌های مشخصی را برای معاشرت با دیگران در نظر بگیرید و حواستان به طولانی شدن بحث‌ها باشد.
نقش منابع انسانی در مدیریت دورکاری چیست؟
به همان اندازه که علمکرد کارکنان و مسئولیت‌پذیری شخصی آنها در هنگام دورکاری مهم است، تیم‌های منابع انسانی نیز نقش زیادی در حفظ کارایی و جلوگیری از بروز مشکل دارند:
فراهم کردن ابزار و امکانات لازم
نقش تیم‌های منابع انسانی با برقراری ارتباط با تیم‌های فنی باید ابزار لازم را برای دورکاری کارکنان فراهم کنند. دسترسی به ایمیل سازمانی و سایر ابزارهای ارتباطی که به وسیله آنها می‌توان برنامه‌ریزی و انجام کارها را مدیریت کرد و همچنین از آنلاین بودن کارکنان باخبر شد، از دیگر اقداماتی است که باید توسط تیم منابع انسانی انجام شود. با استفاده از این ابزارها می‌توان بین اعضای تیم هماهنگی برقرار و از مشکلات احتمالی پشتیبانی کرد.
ایجاد اعتماد و انگیزه در کارکنان
اعتماد به نفس دادن به کارکنان هنگام دورکاری ضروری است. مدیران باید کارکنان را تشویق کنند و به آنها انگیزه بدهند. ضمن اطمینان از اینکه هر کارمند نظم و انظباط را از راه دور حفظ می‌کند، ضروری است که راهکارهای مناسب برای پیروی از ساختار جدید نیز پیش روی آنها قرار بگیرد.
همچنین در نظر گرفتن این نکته بسیار مهم است که دورکاری باید براساس اعتماد متقابل پیش برود. تیم‌های منابع انسانی باید به کارکنان اجازه دهند که استاد وقت خود باشند و استقلال و احساس مسئولیت شخصی خود را در انجام کارها حفظ کنند.
نتیجه‌گیری
دورکاری اگر با نظم و مدیریت زمان انجام شود، نتایج بسیار اثربخشی به دنبال خواهد داشت. آیا شما هم اکنون در حال دورکاری هستید؟ تجربه خود را از دورکاری با ما به اشتراک بگذارید.
ممنون از پست خوبتون
برای برقراری ارتباط و مدیریت پروژه‌ها در دورکاری از بهتایم به رایگان استفاده کنید.