روزهای اول کاری همیشه پرچالش‌ترین روزهای فعالیت هر نیروی انسانی در هر کسب‌وکار و سازمان محسوب می‌شوند. حال اینکه اصلا تفاوت ندارد که نیروی کار جدید برون‌گرا و درون‌گرا باشد. این نیرو با یک مصاحبه موفق، بررسی سازمان شما و احتمالا پرس‌وجو از اطرافیان دست یاری شما را پذیرفته و بعد از انجام روند استخدام، برای شروع این همکاری لحظه شماری می‌کند. درست مثل روز اول مدرسه که تمام کودکان با شور و اشتیاقی وصف‌نشدنی راهی محیطی جدید می‌شوند، با این تفاوت که شروع یک کار و فعالیت جدی، کاملا اختیاری بوده و مثل ورود به دبستان با اجبار همراه نیست. معرفی درست و اصولی این نیروی جدید می‌تواند برگ برنده سازمان شما باشد.
هدف از معرفی نیروی کار جدید چیست؟
حالا دیگر مثل گذشته نیست که نیروهای یک سازمان با وجود نارضایتی، تا آخر عمر کاری خود همکاری‌شان را ادامه دهند. به لطف وجود شبکه‌های اجتماعی، فرصت‌های شغلی بیش‌ازپیش در معرض نمایش هستند و شرکت‌های کاردرست، بیشتر در مرکز توجه قرار دارند. تجربه اولین روز کاری نیروی شما می‌تواند در همین شبکه‌های اجتماعی، معرفی از شما و کسب و کارتان باشد. معرفی نیروی جدید در شروع کار باعث می‌شود تا فرد هرچه سریع‌تر خود را عضوی از تیم احساس کند و رضایت شغلی را در همان بدو ورود حس کند.
اگر دوست دارید اولین تصویری که از شما و سازمانتان در خاطره او ثبت می‌شود، ماندگار و خوش باشد و از همان روز اول تعهد دو طرفه بین شما حکم‌فرما شود، باید بتوانید این نیروی جدید را به خوبی معرفی کرده و طعم روزهای اول همکاری را شیرین‌تر کنید. پیشنهاد ما برای شما این است که فرد را قبل از حضورش به افراد قدیمی شرکت معرفی کنید. چگونه؟
چطور نیروی جدید را پیش از حضور در شرکت، معرفی کنیم؟
اولین قدم برای معرفی این فرد، ارسال ایمیل سازمانی به اعضای تیم و گروه است. به این ترتیب تمام افراد از حضور فرد جدید مطلع شده و با شناخت بهتری با او ارتباط برقرار می‌کنند. البته که این ارسال ایمیل فوت‌های کوزه‌گری مخصوص به خودش را دارد. این فوت‌ها و آداب عبارت‌اند از:
- ایمیل را به تمام سازمان ارسال کنید. اهمیتی ندارد که این نیروی جدید در چه بخشی شروع به فعالیت کرده است. آشنایی سازمان با نیروی جدید به نحوه برخورد آنها در مواجه با او تاثیر مثبتی خواهد داشت.
- نیروی جدید را با تمام مشخصات معرفی کنید. نام، نام خانوادگی، سمت و حوزه کاری، تیم مربوطه را در ایمیل معرفی کنید تا ارتباط بهتری میان اعضا شکل گیرد.
- زیاده‌روی نکنید. متن ایمیلتان را طولانی ننویسید که از حوصله خوانندگان خارج باشد. یک متن کوتاه بین ۲۰۰ تا ۳۰۰ کلمه می‌تواند تمام موارد مورد نیاز را در بر بگیرد.
- یک عکس ضمیمه کنید. در صورت داشتن عکس و تصویر از نیروی جدید، آن را ضمیمه ایمیل کنید تا چهره جدید، برای همه آشنا باشد.
خب حالا دیگر اعضای شرکت پیش از آمدن فرد جدید، با او آشنایی دارند. اما در اولین روز کاری چطور اعضای تیم را به فرد معرفی کنیم؟ رعایت چه نکاتی می‌توانند در روزهای آغازین، شما را به عنوان یک سازمان اصولی معرفی کند؟ در ادامه به بیان این موضوعات می‌پردازیم.
چطور به نیروی جدید بگوییم برایمان ارزشمند است؟
خب تا این جای کار با ایمیلی به اعضای شرکت خبر ورود نیروی جدید را دادید. اما در اولین دیدار حضوری و اولین روز کاری، چه کاری باید انجام دهید؟ حتما شما هم قبول دارید تا نیروی انسانی نباشد، محصول، خدمت و سازمانی وجود نخواهد داشت. اما یک نیروی انسانی متعهد و دلسوز چیزی نیست که به آسانی به دست آید. با ارزش‌گذاری نیروهای جدید می‌توانید در قلبشان رسوخ کنید. آن زمان است که حتی اگر بخواهند هم، نمی‌توانند همراهتان نباشند.
برای شروع، فضای کاری فرد را پیش از حضور او در شرکت آماده کنید. سیستم، میز، صندلی، سررسید و خودکاری برای یادداشت روی میزش قرار دهید. اینکه نیروی جدید در روز اول کاری مدام به دنبال مکانی برای نشستن یا برگه‌ای برای یادداشت کردن باشد، تصویر خوبی را در ذهن او ثبت نمی‌کند. باور کنید آماده‌سازی این وسایل زمان و انرژی خاصی از شما نمی‌گیرد. اگر بودجه شرکت و سازمان اجازه می‌دهد، یک باکس خوش‌آمد گویی که شامل تمام اقلام مورد نیاز فرد تازه وارد است را تهیه کنید.
چطور یخ نیروی جدید را بشکنیم؟
جدید بودن برای اکثر افراد ترسناک است. استقبال گرم از طرف تیم جدید شما کمک می‌کند تا یخ نیروی تازه وارد به راحتی آب شود. در همان روز اول کاری شخصا تمام اعضا را به فرد جدید معرفی کنید. چطور؟ با توجه به ابعاد سازمان برای معرفی بیشتر و همراهی، پیشنهادهای زیر را به کار بگیرید.
- تدارک دیدن ناهار تیمی در اولین روز کاری: اگر فضای کافی برای ناهارخوری در سازمان شما تعبیه شده است، بهترین زمان برای معرفی زمان ناهار است. در این زمان نیروهای جدید و قدیمی می‌توانند به خوبی با یکدیگر تعامل داشته باشند.
- تشکیل جلسه و معرفی حضوری: یکی دیگر از روش‌های معرفی فرد جدید، اعلام حضور او در جلسه‌ای کوتاه در شروع روز است.
- تدارک دیدن بازی: شرکت‌های کوچک می‌توانند از امکان بازی دست جمعی در زمان کوتاهی برای باز شدن یخ نیروی تازه وارد کمک بگیرند.
چطور ساز و کار جدید را به نیروی تازه وارد آموزش دهیم؟
هرچقدر هم که نیروی جدید، تبحر و تجربه کافی داشته باشد، آشنایی با ساز و کار و فرهنگ شما برای او موضوع جدیدی است. پیشنهاد ما به شما مشخص کردن یک راهنما یا منتور در روزهای اول کاریست.
یک فرد از نیروهای باسابقه تیم که روحیه همکاری خوبی داشته باشد را انتخاب کنید و از او در این امر کمک و همراهی بخواهید. به این ترتیب خیالتان راحت است که نیروی جدید به خوبی آموزش می‌بیند و همه‌چیز تحت کنترل شماست. همچنین از این فرد همراه بخواهید نیروی جدید را با فضا و محیط کار جدید آشنا کند. معرفی بخش‌های مختلف شرکت، سرویس بهداشتی و آشپزخانه، نحوه گرم کردن غذا و حتی صرف چای مواردی هستند که شاید از نظر شما نیازی به آنها نباشد اما فرد تازه وارد به آشنایی با آنها نیاز دارد.
سخن آخر
به خاطر داشته باشید تمام این موارد تکه‌های کوچکی از پازلی را می‌سازند که فرهنگ سازمانی شما را نشان می‌دهند. حتی اگر این فرهنگ را تا به حال نداشته‌اید، جای نگرانی نیست. همین حالا برای تدوین آن اقدام کنید. نیروهای انسانی، قلب تپنده سازمان شما هستند؛ بنابراین، تپش قلب این سازمان را به شماره نیندازید.
