استعفا، فرآیند کناره‌گیری از یک موقعیت شغلی است که ممکن است هر فردی در مسیر حرفه‌ای خود با آن روبه‌رو شود. اما شیوه‌ای که برای استعفا انتخاب می‌کنید، می‌تواند تأثیر زیادی بر آینده شغلی و روابط حرفه‌ای شما بگذارد. روش‌های اشتباهی برای استعفا وجود دارد که نه‌تنها به اعتبار شما آسیب می‌زند، بلکه ممکن است پل‌های پشت سرتان را نیز خراب کند.
چرا شیوه درست استعفا مهم است؟
استعفا دادن اگر به شکل نادرستی انجام شود، می‌تواند لحظات پرتنشی را در محیط کار ایجاد کند. تصور کنید همکار شما به دلیل عصبانیت، یادداشتی روی میز مدیر می‌گذارد و اعلام می‌کند که دیگر به شرکت برنمی‌گردد، یا همکاری دیگر در واکنش به یک مشکل شروع به داد زدن می‌کند و شرکت را ترک می‌کند. این نمونه‌ها نه‌تنها راه‌های مناسبی برای استعفا نیستند، بلکه به اعتبار حرفه‌ای فرد نیز لطمه می‌زنند.
پس چگونه می‌توانیم استعفا را به بهترین شکل انجام دهیم؟ در ادامه نکات کلیدی برای ترک شغل و استعفای کاری به صورت حرفه‌ای آورده شده است.
چگونه به بهترین شکل استعفا دهیم؟
همکاری که به روش درستی استعفا می‌دهد، حداقل از دو هفته قبل استعفای خود را اعلام می‌کند و نامۀ مودبانه‌ای برای استعفا می‌نویسد. او در این نامه از شانسی که کارفرما به او داده تشکر می‌کند. استعفا به این شکل کمک می‌کند تا رابطه‌ای خوب با کارفرما و شرکت قبلی خود داشته باشید و مثلاً اگر نامه اشتغال یا توصیه‌نامه خواستید به راحتی بتوانید نامه را دریافت کنید.
تصمیم‌گیری آگاهانه پیش از استعفا
پیش از هر اقدامی، مطمئن شوید که تصمیم شما برای استعفا نهایی و منطقی است. دلایلی مانند پیدا کردن فرصت شغلی بهتر، تغییر مسیر حرفه‌ای یا احساس نارضایتی مداوم از محیط کار، می‌تواند دلایل قابل قبولی برای استعفا باشد.
پیش از استعفا خود را آماده کنید
اگر در محیط کار خود رضایت شغلی ندارید و این موضوع اخیراً بیش از قبل شده، به طوری که بر طرز برخورد و بازده کاری شما نیز اثر گذاشته، به نظر می‌رسد وقت آن است که به تغییر شغل خود فکر کنید. با این حال، استعفا دادن اقدامی نیست که بخواهید با عجله و بدون تفکر آن را پیش ببرید.
سعی کنید قبل از این اقدام، معایب و مزایای این تصمیم را بررسی کنید. کاری نکنید که بعداً پشیمان شوید، به خصوص اینکه پس از استعفا مشخص نیست بتوانید به راحتی کاری در این سطح پیدا کنید. اگر احساس نارضایتی شغلی دارید از خود بپرسید که کدام بخش‌ها است که شما را آزار می‌دهد. آیا می‌توانید آن‌ها را بهبود دهید؟ با مدیریت سازمان درخواست جلسه‌ای داشته باشید و مشکلات و درخواست‌های خود را مطرح کنید و از او بخواهید تا با بهبود شرایط، شما را به ماندن تشویق کند.
الزامات قانونی برای استعفا را کنترل کنید
اگر به این نتیجه رسیدید که اکنون وقت ترک محل کار فرا رسیده است، ابتدا به الزامات و تعهدات خود در زمان ترک کار، که در قرارداد آمده، توجه کنید. برای مثال از چه مدت قبل، لازم است که خروج و استعفای خود را به سازمان اعلام کنید؟ آیا بندی با مضمون عدم استعفا در قرارداد وجود دارد؟ تمام بندهای موجود در قرارداد را به دقت مطالعه نمایید و مطمئن شوید که هیچ تعهدی برای ماندن یا تادیه مبلغی به عنوان جریمه نخواهید داشت.
نامه رسمی استعفای خود را بنویسید
نامه استعفا رسمی، صریح و کوتاه بنویسید. آن را مستقیم یا از طریق ایمیل به دست مدیر مستقیم خود برسانید و رونوشتی از آن را نیز به مسئول منابع انسانی سازمان ارائه دهید.
بازخورد خود از کار کردن در آن سازمان را طی نامه‌ای گزارش دهید
بعضی سازمان‌ها در هنگام خداحافظی افراد، از آن‌ها می‌خواهند تا بازخوردی برای بهتر شدن روندها و رویه‌های سازمان ارائه کنند (پیشنهاد می‌کنیم مطلب مربوط به مصاحبه خروج را در این باره مطالعه نمایید). این فرصت می‌تواند به شما کمک کند تا بازخوردی سازنده و دقیق از عملکرد سازمان به مدیریت ارائه نمایید.
در نظر داشته باشید، در این متن نباید صرفاً منفی بود و تنها به مشکلات اشاره کرد، این کار باعث می‌شود غیرحرفه‌ای تلقی شوید. علاوه بر مطرح کردن مشکلات، از کارفرما بابت فرصتی که به شما داده و باعث شده تجربیات مفیدی به دست آورید تشکر کنید.
تا پایان به اخلاق پایبند بمانید
در این لحظه به نقطه پایان از همیشه نزدیک‌تر هستید، سعی کنید خاطره‌ای خوش در اذهان باقی بگذارید تا همه، شما را به سخت‌کوشی و تلاش یاد کنند. نگذارید با رفتار نادرست، فردی خام و غیرحرفه‌ای به نظر بیایید.
بهتر است بدانید که رفتار غیرحرفه‌ای با شما عجین می‌شود، به خصوص در دنیایی که ارتباطات هر روز گسترده‌تر می‌شود. مطمئناً دوست ندارید در بازار کار به بد اخلاقی و غیر حرفه‌ای بودن شهره شوید. بنابراین دقت کنید که تا پایان حرفه‌ای رفتار کنید.
کارهای خود را قبل از استعفا و ترک محل کار تحویل دهید
علاوه بر اینکه سعی می‌کنید کارها را تا جایی که امکان دارد به پایان برسانید، تلاش کنید فایل‌ها و پوشه‌های مرتبط را طوری طبقه‌بندی کنید که پس از استعفای شما، دسترسی به تمام اطلاعات و انجام وظایف توسط جایگزین شما آسان باشد.
استعفا بدون به پایان رساندن و تحویل دادن کارها، و ارائه اطلاعات نامرتب و غیرسازمان‌یافته، تنها نشان می‌دهد که شما حرفه‌ای نیستید و برای کار خود هم هیچ ارزش و اهمیتی قائل نیستید.
برای خداحافظی کلمات و جملاتی را از پیش آماده کنید
خداحافظی نهایی را با همکاران خود انجام دهید، چه از طریق ایمیل و چه اعلام آن به صورت عمومی. از رئیس و همکاران خود به خاطر شانسی که برای همکاری به شما داده‌اند، تشکر کنید.
علاوه بر آن، معمولاً چیزی که از شما به یاد همکارانتان می‌ماند، همین لحظات پایانی و جملات پایانی شمااست. پس برای این لحظات از پیش برنامه داشته باشید و تمام تلاشتان را به کار بگیرید تا با سر افرازی از سازمان خود خارج شوید.
بایدها و نبایدها در زمان استعفا دادن
- عجولانه استعفا ندهید: مخصوصاٌ اگر هنوز کار پیدا نکرده‌اید. به یاد داشته باشید ممکن است سه تا شش ماه طول بکشد تا شغلی جدید پیدا کنید. به علاوه وقتی خود استعفا داده‌اید نمی‌توانید از مزایای بیکاری بهره ببرید. یک قانون طلایی را در نظر بگیرید: وقتی مشغول به کار هستید، پیدا کردن کار آسان‌تر است.
- میز، ابزار، وسایل کار و اتاق خود را همان‌طور که روز اول تحویل گرفته‌اید تحویل دهید: فایل‌های کامپیوتر را منظم کنید. ایمیل‌ها و فایل‌های شخصی را پاک کنید. تمام وسایل شخصی خود را از روی میز جمع‌آوری نمایید.
- از شغل جدید خود، بیش از حد تعریف نکنید: فروتن و محتاطانه رفتار کنید. حتی اگر صرفاً برای شوخ‌طبعی این صحبت‌ها را مطرح می‌کنید، بهتر است این کار را نکنید.
- از کارفرمایتان توصیه‌نامه بخواهید: در زمان استعفا از کارفرمای خود درخواست یک توصیه‌نامه و نامۀ سابقه کار داشته باشید. ممکن است در آینده به آن نیاز داشته باشید. گرفتن این‌گونه نامه‌ها در زمان حضور شما بسیار راحت‌تر است تا اینکه بخواهید بعداً چنین درخواستی را از مدیر سابق خود داشته باشید.
- هرچیزی را به زبان نیاورید: حتی اگر از شغل خود، رئیس‌تان و شرکتی که در آن مشغول بودید هم متنفرید، این حرف‌ها را هیچ‌وقت به زبان نیاورید. اگر استعفا دادن را بهترین کار می‌دانید، همین کار را انجام دهید. لازم نیست که نظرات خود را با همه در میان بگذارید.
- به همکاران و سازمان سابق خود پیشنهاد کمک بدهید: اگر برایتان امکان‌‌پذیر است پیشنهاد کمک و همکاری بدهید. احتمال اینکه درخواست شما مورد موافقت قرار بگیرد کم است، اما حتماً از پیشنهاد شما قدردانی خواهد شد.
اشتباهاتی که هنگام استعفا باید از آن‌ها اجتناب کنید
- ترک ناگهانی و بدون اطلاع‌رسانی قبلی.
- انتقاد علنی از همکاران، مدیر یا سیاست‌های شرکت.
- رفتارهای احساسی مانند خشم یا ترک محل کار در لحظه.
- غیبت از کار در دوران باقی‌مانده.
اهمیت استعفای حرفه‌ای
استعفا دادن، اگر به روش درست انجام شود، می‌تواند به شما کمک کند تا روابط مثبت خود را با کارفرما و همکاران حفظ کنید. این کار همچنین تأثیر مستقیمی بر شبکه ارتباطی و اعتبار شما در بازار کار خواهد داشت. پس همیشه استعفا را به عنوان فرصتی برای ترک شغل با احترام و حرفه‌ای‌گری در نظر بگیرید. با رعایت این نکات، می‌توانید فرآیند استعفا را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید و آینده شغلی خود را بدون تنش و نگرانی پیش ببرید.
امیدواریم پس از ترک موقعیت شغلی حال حاضر خود، محل کار جدیدتان انتظارات و خواسته‌های شما را برآورده سازد و رضایت مورد نظرتان را به شما هدیه کند. اگر هم اکنون به دنبال شغل جدیدی هستید، جدیدترین آگهی استخدام ها را می‌توانید در وب‌سایت ایران تلنت مشاهده کنید.
ممنون بابت راهنمایهای خوبتون .
خیلی کامل و جامع بود من برای دادن استعفا کلی استرس داشتم ولی با خوندن مقاله شما و البته نوشتن نکات اون مسیر کاملا برام واضح شد و الان به خوبی میدونم باید چیکار کنم. خیلی ممنونم
سلام. خوشحالیم که مقاله ما تونسته به شما کمک کنه. امیدواریم همیشه در کارتون موفق باشید.
عالی خداکنه که با رهنمایی های شما بتونم راحت تر استعفا بدم و شغلی که پیدا کردم به خوبی انجام بدم
با سلام
به نظر شما بهترین دلیل برای اینکه با استعفا از شغل دولتی و رسمی موافقت بشود چیست؟
ممنون
واقعا کمک کننده بود خیلی ممنونممممم
سلام زهره عزیز
از اینکه این مطلب برای شما مفید بوده خیلی خوشحالیم. امیدواریم از مطالب دیگه ایران تلنت هم بتونید استفاده کنید.