احتمالا توانایی “اولویت‌بندی” امور، یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که باید در محل کار آموخت. قبول بعضی از پروژه‌ها و عدم پذیرش بعضی دیگر، به شما امکان می‌دهد تا کیفیت کارتان را به شکل موثری حفظ کرده و بدانید که این موضوع، امری است حیاتی.
اما آموختن این نکته که چه زمانی و چطور باید به یک درخواست پاسخ منفی داد، در جامعه‌ای مثل جامعه ایران که بسیاری از مردم با یکدیگر تعارف و رودربایستی دارند، موضوعی دشوار است.
بنا بر مطالعاتی که در آمریکا انجام شده، ۵۰% از کارمندان اعتقاد دارند که حجم و فشار کار آنها، بیش از ظرفیت‌شان است. این در حالی است که متاسفانه حجم کاری زیاد، الزاماً به معنای کار باکیفیت و موثر نیست.
انباشته شدن پروژه‌های مختلف روی هم به مشکلاتی نظیر ضعف عملکرد شغلی، لطمه زدن کار به زندگی عادی و حتی ابتلا به بیماری‌های مزمن منجر خواهد شد.
حال سوال اصلی این است که چگونه می‌توان نهایت تلاش و کوشش را برای انجام یک پروژه به‌کار بست، بدون آن‌که در تله فشار کار زیادی افتاد؟ در شرایط فشار کاری زیاد، با استفاده از روش‌های زیر می‌توانید به همکار یا مافوق خود اطلاع دهید که قادر به انجام یا پذیرش پروژه جدیدی نیستید.
چرا باید نه بگویید؟
دلیل اصلی نه گفتن در محل کار ، این است که قبول آن از طرف شما در شرایط فشار، ممکن است به ایجاد ضرر و زیان برای شرکت یا پایین آمدن کیفیت محصول نهایی آن پروژه منجر شود. بنابراین هنگامی انجام یک پروژه به شما پیشنهاد می‌شود، قبل از پذیرش یا عدم پذیرش آن باید این سوالات حرفه‌ای را از خودتان بپرسید:
آیا من فرد مناسبی برای انجام این کار هستم؟
تصور به سرانجام رساندن یک پروژه، وسوسه‌برانگیز است. اما اگر احساس می‌کنید فرد دیگری به دلیل داشتن مهارت‌های بیشتر از شما، برای انجام آن مناسب‌تر است، بهتر است او را برای پذیرش آن پروژه پیشنهاد دهید.
آیا پذیرش این کار بر توان من برای انجام کارهای دیگر تاثیر خواهد گذاشت؟
هر پروژه جدیدی، به صورت مجزا نسبت به سایر کارها، بخش ارزشمندی از زمان شما را به خودش اختصاص خواهد داد، بنابراین باید ببینید که می‌توانید از پس انجام چند کار به صورت هم‌زمان برآیید یا نه.
اگر قرار است همه این پروژه‌ها را برای یک شخص خاص انجام دهید، از او در مورد ارجحیت این امور نسبت به هم سوال کنید. دیگران ممکن است از حجم کارهایی که شما را احاطه کرده خبر نداشته باشند، پس باید به شکل مودبانه‌ای آنها را نسبت به تعدد پروژه‌ها آگاه کنید و به آنها این فرصت را بدهید که با توجه به اهمیت این پروژه‌ها، برای هر کدام اولویت زمانی تعیین کنند و پروژه‌های کم‌اهمیت را بگذارند برای زمان‌های دیگر.
آیا انجام این کار به ضرر شرکت است؟
اگر پیش روی کاری قرار دارید که احساس می‌کنید انجام آن به سود شرکت نیست یا به نوعی مانع عملکرد مناسب سازمان است، کار را بدون فکر کردن پیش نبرید و بگذارید مدیر شرکت از این احساس باخبر شود.
قبل از پذیرش هر پروژه، ابتدا مطمئن شوید که به تمام بخش‌های آن اشراف دارید و نقاط دردسرساز آن را از پیش شناسایی کرده‌اید. اگر بدون چنین اطمینانی یک پروژه را قبول کنید، ممکن است در مورد آن دچار کژفهمی شده باشید. رد کردن یک پروژه به صورت آگاهانه، باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی کل همکاران شما در شرکت خواهد شد.
نه گفتن در محل کار چگونه انجام می‌شود؟
پاسخ مختصر این است که شما همیشه باید نسبت به موقعیت کاری خودتان صادق باشید.
اگر بدون در نظر گرفتن حجم کاری زیادی که شما را احاطه کرده اقدام به پذیرش یک پروژه جدید کنید، این موضوع قطعاً به یک بحران منجر خواهد شد. بنابراین به شکل صادقانه‌ای این واقعیت را که به اندازه کافی سرتان شلوغ است بپذیرید و رک و راست بگویید نه.
یادتان هم باشد که شیوه نه گفتن در محل کار ممکن است به سوء تقاهم و سوء تعبیر منتهی شود، به همین خاطر باید به شکلی قاطعانه پاسخ منفی دهید. درست است، نه گفتن به شکل قاطعانه اولش سخت است، ولی با تمرین و اعتماد به نفس می‌توانید این توانایی را بدون احساس گناه، در خودتان تقویت کنید.
در ادامه می‌خواهیم به تعدادی از استراتژی‌ها و نوع بیانی که در عدم پذیرش یک پروژه به شما کمک می‌کنند اشاره کنیم:
یک جایگزین پیشنهاد کنید
اگر قادر به انجام کاری نبودید، یک راه حل جایگزین به کسی که کار را به شما پیشنهاد کرده ارائه کنید
آغوشتان به‌روی پروژه‌های بعدی باز باشد
بعد از گفتن نه و عذرخواهی از پیشنهاددهنده پروژه، به او بگویید که از پروژه‌های بعدی استقبال خواهید کرد و خوشحال می‌شوید تا در فرصتی دیگر با او همکاری کنید.
بهانه‌تراشی نکنید
اگر دلایلی که برای عدم انجام آن کار دارید زیادی پیچیده است، لزومی به توضیح کل ابعاد و جزئیات آن نیست، خونسرد باشید، و رک و صریح مهم‌ترین دلیل آن را توضیح دهید.
دلسوزانه رفتار کنید
هنگام نه گفتن مهربان باشید. یادتان باشد اگر کسی کاری به شما پیشنهاد کرده، به این خاطر است که به شما اطمینان داشته و تصورش این بوده که شما بهترین فرد برای انجام آن پروژه بوده‌اید. پس به او احترام بگذارید و ضمن تشکر از آن شخص به خاطر اعتمادش به شما، به شکل محترمانه‌ای کار را قبول نکنید.
