خوشامدگویی به کارمندان جدید شاید کار ساده‌ای به نظر برسد، اما دقیقاً یکی از بخش‌های مهم و کلیدی برای واحد منابع انسانی یک شرکت است. به عنوان یک مدیر شما باید شرایطی را فراهم کنید تا کارمندان جدید در اولین روز کاری خود تجربه بسیار خوبی از حضور در مجموعه شما داشته باشند و از تصمیم‌شان برای ملحق شدن به مجموعه شما احساس رضایت کنند.
برخی از مقدمات خوشامدگویی به کارمندان جدید لاجستیک هستند برای مثال اینکه کارمند جدید کجا بنشیند یا در اولین هفته حضور خود چه کارهایی انجام دهد؟ در عین حال، نکات مهم دیگری نیز وجود دارند که نباید نادیده گرفته شوند. به طور مثال آیا کارمند جدید از حضور خود خوشحال است؟ آیا او خود را جزئی از سازمان می‌داند؟ آیا با تیم جدید خود احساس راحتی می‌کند؟
در ادامه این مطلب درباره ۹ روش کلیدی که برای خوشامدگویی به کارمندان جدید باید در نظر داشته باشید صحبت خواهیم کرد. با رعایت این نکات کارمندان جدیدالورودتان حس بهتری از پیوستن به مجموعه شما خواهند داشت. این موضوع در نوع همکاری ایشان با شما در طول مدت به شدت موثر است.
در لینکدین با آنان ارتباط بگیرید
قرار است در کنار هم کنید، بنابراین چه دلیلی وجود دارد که به دنیای حرفه‌ای یکدیگر وارد نشوید؟ بهتر از این است که بعد از ماه‌ها در کنار هم کار کردن چنین درخواستی از آنان داشته باشید.
همچنین پس از پیوستن او به مجموعه می‌توانید متنی زیبا را به عنوان خوشامدگویی برای او آماده کنید. این کار باعث می‌شود که کارمند جدیدتان از همان ابتدا تحت تاثیر فرهنگ سازمانی غنی مجموعه شما قرار بگیرد.
پیش از خوشامدگویی به کارمندان جدید، مدارک مورد نیاز را آماده کنید
این مرحله شاید یکی از مهم‌ترین مراحل در استخدام افراد جدید در سازمان باشد. این مدارک نشان‌دهنده روند کار کارمند جدید در سازمان خواهد بود.
- اهداف ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روزه کارمندان جدید
- انتظارات شغلی شما از آنها
- اسناد، تقویم‌ها و گذرواژه‌ها برای حساب‌های کاربری مورد نیاز
- نام، اطلاعات، و پیشینه اعضای تیم و همکاران
آماده بودن این مدارک در اولین روز کاری نشان‌دهنده نظم و تعهد کاری سازمان شما خواهد بود.
موضوعاتی که در ذهن دارید را بنویسید
ممکن است ایده‌ها، سوالات و فرصت‌هایی مختلف برای همکار جدید به ذهن‌تان برسد. بهتر است که آنها را مکتوب کنید. البته ممکن است لازم نباشد همه این موارد را در روز خوشامدگویی به کارمند جدید بگویید، اما نوشتن‌شان باعث می‌شود خیالتان از فراموش کردن‌شان راحت باشد.
با یک ایمیل ورود کارمند جدید را خوشامدگویی کنید
اگر حواستان جمع بوده باشد در اولین مورد گفتیم که متنی زیبا و دلگرم‌کننده برای خوشامدگویی به کارمندان جدیدتان بنویسید. اکنون زمان استفاده از آن متن است.
وقتی کارمند جدید شما از شغل قبلی خود خسته و کلافه است، ممکن است برای ورود به شغل جدید خود هم به اندازه کافی انرژی و رویکردی مثبت نداشته باشد، بنابراین اگر به عنوان مدیر دوست دارید که او آماده حضور مثبت و درخشش در پُست جدید خود باشد، توصیه می‌کنیم که به او ایمیل خوشامدگویی ارسال کرده و بگویید از حضور کارمند جدید و پیوستن او به تیم چقدر خوشحال هستید.
این خوشامدگویی به کارمند جدید باعث می‌شود که او نسبت به شغل و ماجراجویی جدیدش هیجان‌زده شود.
وسایل مربوط به او را آماده کنید
این بخش از کار خوشامدگویی به کارمندان نیازمند کمک کارشناس IT مجموعه است. اما شما به عنوان سرپرست باید مطمئن شوید که همه چیز به بهترین شکل انجام شده است. انجام این کار باعث می‌شود که در روز اول وقت و انرژی شما و کارمند جدیدتان گرفته نشود.
آماده کردن کامپیوتر، شارژ لپ‌تاپ، به‌روز کردن نرم‌افزارها، درست کردن ایمیل شخصی، یا دیگر برنامه‌های مورد نیاز هر کارمند از جمله چیزهایی است که باید پیش از ورود کارمند جدید آماده شوند.
اولین چیزی که کارمند جدید را معطوف خود می‌کند شرایط و امکانات میزش است. بنابراین سعی کنید به اندازه کافی ورود او را از پیش برنامه‌ریزی کرده باشید. خوشامدگویی به کارمند جدید با یک شرایط مناسب در میز او شروع می‌شود. قرار دادن کارت خوشامدگویی با امضای دیگر کارمندان، قرار دادن تنقلات مورد علاقه کارمند یا حتی یک کیف دستی کوچک با برند شرکت می‌تواند حس خوبی به او بدهد.
اطلاعات و اسناد مربوط به او را ایمیل کنید
ما توصیه می‌کنیم پس از ارسال ایمیل خوشامدگویی به کارمند جدید، در یک ایمیل جداگانه اطلاعات و اسنادی که برای شروع به کار او لازم است را نیز برایش ایمیل کنید.
این اسناد می‌توانند شامل قواعد درون سازمانی، مزایای سازمانی و دیگر اسناد مورد نیاز باشند. علاوه بر ارسال این اطلاعات به آنها بگویید دلیل به اشتراک گذاشتن این اسناد چیست و انتظار دارید این اسناد را تا چه زمانی مطالعه کرده باشند.
برای هر کارمند جدید به دنبال یک منتور باشید
بسیاری از شرکت‌های بزرگ از همان روز اول، فردی را از دپارتمان‌های دیگر مامور می‌کنند تا در مدتی معلوم در کنار کارمند جدید باشد، از زمان چای و قهوه ریختن تا نشان دادن محیط شرکت، حرف زدن راجع به فرهنگ سازمانی و همین‌طور دوستی در محیط خارجی شرکت از وظایف این منتور خوب خواهد بود.
این رویکرد به نیروهای جدید کمک می‌کند تا خیلی زود در شرکت جاافتاده و با فرهنگ سازمانی آن ارتباط برقرار کنند، به علاوه به کارمندان کمک می‌کند، تا بدون ترس سوالاتشان را از منتور خود بپرسند.
باید دقت داشته باشید که هر فردی را که به عنوان منتور برای خوشامدگویی به کارمندان انتخاب می‌کنید، از همه مهم‌تر باید به کارمند جدید انگیزه ببخشد.
زمان خود را به خوبی تنظیم کنید
روز و ساعتی که برای خوشامدگویی به کارمند جدید در نظر گرفته‌اید را در تقویم رزرو کنید و هیچ جلسه و قرار ملاقات دیگری را برای آن روز و ساعت هماهنگ نکنید.
همان‌طور که باید کارمند را برای حضور در شرکت آماده کنید، خود را نیز باید برای خوشامدگویی به او آماده کنید. تعلیم دادن کارمند جدید زمان زیادی از شما می‌گیرد، بنابراین باید از پیش برای آن برنامه‌ریزی کرده و زمان مناسبی را تدارک ببینید. همین‌طور اتاق جلسات و اتاق کنفرانس را برای این منظور رزرو و آماده کنید.
برنامه‌ای دست‌جمعی برای خارج از محل کار برنامه‌ریزی کنید
این روش خوشامدگویی به کارمندان جدید کمک می‌کند تا به خوبی با تیم آشنا شده و فراتر از یک همکار به تیم اضافه شوند. باید تا جای ممکن این گردهمایی را دوستانه برگزار کنید تا روابط صمیمانه به اوج خود برسد.
