در دوران پسا کرونا شیوه کار هیبرید یا ترکیبی یعنی جایی که برخی از کارمندان در دفتر کار حضور دارند و برخی دیگر کارهای خود را از راه دور انجام می‌دهند، چالش‌هایی را برای مدیران ایجاد کرده است. در مدیریت و رهبری تیم هیبرید شما باید شیوه‌هایی ایجاد کنید که کارمندان در دفتر کار با کسانی که از خانه کار می‌کنند، همگام باشند؛ ضمن اینکه باید انصاف و انعطاف‌پذیری را در جریان کاری خود رعایت کنید. شما به عنوان مدیر باید با تیم خود در مورد اینکه چگونه می توانید در این محیط جدید به بهترین شکل با هم کار کنید، صحبت کنید. در مورد اینکه چه زمانی و چگونه ارتباط برقرار می‌کنید یا چه کسی باید در تصمیم گیری‌ها دخیل باشد و چگونه کارمندان روزهای کاری خود را مدیریت کنند، بحث کنید.
در حال حاضر بسیاری از شرکت‌ها به شکلی به محل کار خود بازگشته‌اند اما گذر از دوران ملتهب کرونا، تغییرات ناگزیری ایجاد کرده و نیروهای کار را برای مدیریت زندگی شخصی و زندگی کاری با چالش‌هایی مواجه کرده است. حال به وجود این تغییرات و تمایل برخی کارکنان به ادامه شرایط دورکاری (حداقل در مقاطعی از هفته) چطور می‌توان یک تیم هیبرید را مدیریت کرد؟ آیا اساسا تیم سازی در این شرایط امکان‌پذیر خواهد بود؟ چه پروتکل‌هایی را می‌توان برای اطمینان از اینکه کارمندان در دفتر با کسانی که از خانه کار می‌کنند همگام هستند، ایجاد کرد؟ نقش منابع انسانی سازمان‌ها برای پیشبرد شیوه هیبرید چیست؟ در این مقاله نحوه مدیریت یک تیم هیبرید را شرح داده‌ایم:
کارشناسان درباره شیوه کاری هیبرید چه می‌گویند؟
لیان دیوی نویسنده کتاب «الهام بخشیدن به تیم» می‌گوید: «داشتن تیمی که در آن برخی از کارمندان به طور مشترک در یک دفتر کار می‌کنند و برخی دیگر کارهای خود را از راه دور انجام می‌دهند، چالش‌هایی را برای مدیران به همراه دارد. برای مثال، ممکن است در میان همکاران یک جریان پنهانی «ما در برابر آنها» وجود داشته باشد؛ «مشابه با پدیده داشتن یک دفتر مرکزی و یک دفتر اقماری». همچنین ممکن است همان نوع ارتباط، مشارکت تیمی و مسائل هماهنگی وجود داشته باشد که در تیم های توزیع شده جغرافیایی رایج است.»
اما به گفته لیندا هیل استاد دانشکده بازرگانی هاروارد و نویسنده کتاب «رئیس بودن: ۳ الزام برای تبدیل شدن به یک رهبر بزرگ»، چالش‌های دیگری نیز وجود دارد. به عنوان مثال، کار در سایه یک بیماری همه‌گیر جهانی یا بحران‌های اجتماعی و سیاسی، لایه دیگری از استرس و پیچیدگی را اضافه می‌کند. به همین دلیل مهم است که در این مدت با مهربانی و انصاف رهبری کنید. هیل به شما پیشنهاد می‌کند که با این سوال شروع کنید: «تجربه‌ای که کارمندان من در محل کار دارند چیست و چگونه می‌توانم آنها را توانمند کنم تا بهترین کار را انجام دهند؟» در ادامه چند نکته کاربردی را با هم مرور می‌کنیم:
واقعا پشتیبان نیروهای خود باشید!
نقش اصلی شما به عنوان یک مدیر در هر شرایط حمایت از کارمندان‌تان است و این حمایت در میان بحران جهانی بهداشت، عدم اطمینان اقتصادی و ناآرامی‌های اجتماعی مداوم، باید تقویت شود. دیوی می‌گوید: «کارکنان تحت استرس شدید هستند و برخی از آنها ممکن است در شوک باشند». در این شرایط شما باید نشان دهید که پشتیبان نیروی خود هستید. با کارکنان دورکار خود تماس یک به یک داشته باشید و از آنها در مورد شرایط فردی‌شان بپرسید. از نگرانی‌های آنها مطلع شوید و حس همدلی را منتقل کنید.
برخی از افراد ممکن است از این واقعیت که از آنها خواسته می‌شود به دفتر بازگردند، مضطرب یا آزرده خاطر شوند. از طرفی برخی دیگر نیز ممکن است احساس کنند که کار در خانه آنها را در یک نقطه ضعف حرفه‌ای قرار می‌دهد و تمایل به دورکاری ندارند. هیل می‌گوید: «به مردم اجازه دهید احساس خود را بپذیرند و به آنها فضایی بدهید تا درباره نگرانی‌های خود صحبت کنند». گوش کنید و پشتیبانی ارائه دهید. نشان دهید که متعهد هستید که شرایط مساعد را برای همه اعضای تیم ایجاد کنید.
همفکری با تیم برای ایجاد روش‌ها و مقررات جدید
در مرحله بعد با تیم خود در مورد ایجاد روش‌ها و پروتکل‌های جدید صحبت کنید. هیل می‌گوید: «درباره نحوه و زمان برقراری ارتباط، اینکه چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی دارد، چه کسی باید در چه جلساتی حضور داشته باشد، و چه کسی باید در تصمیم‌گیری‌ها شرکت کند، بحث واضحی داشته باشید و مسئولیت‌ها را روشن کنید. همچنین در مورد چگونگی برنامه‌ریزی کارکنان برای ساختار ساعت کاری خود صحبت کنید. هیل می‌گوید: «پایان ساعت کاری در حال حاضر به سمت مبهم بودن پیش می‌رود. یعنی دقیقا مشخص نیست که چه ساعتی به عنوان پایان کار درنظر گرفته می‌شود. افراد دورکار ممکن است خواهان انعطاف‌پذیری و آزادی بیشتری در ساعات کاری خود باشند و افراد حاضر در دفتر ممکن است ساختار منظمی بخواهند. و البته گاهی اوقات نیز مصالحه لازم خواهد بود.» هدف شما به‌عنوان یک رهبر، ساختن و اجرای یک فرهنگ جدید با پی بردن به بهترین روش کار در این محیط است.
اولویت‌بندی کارها با انعطاف‌پذیری
وقتی در یک شرایط بحرانی چه به لحاظ اجتماعی و چه به لحاظ بهداشتی قرار داریم و آینده غیرقابل پیش‌بینی است، بهترین راه برای آماده شدن این است که اولویت‌های واضحی را تعیین کنید تا همه اعضای تیم شما بدانند چه چیزی مهم‌تر است. دیوی پیشنهاد می‌کند که یک جلسه منظم «دوشنبه‌ها» برگزار کنید و در آن مهمترین کارهایی را که باید در آن هفته انجام دهید، اولویت‌بندی کنید. علاوه بر این، شما باید در مورد موارد تحویل سفارش‌های کاری صحبت کنید و در این زمینه کمی انعطاف به خرج دهید. تمرکز بر مهمترین کارها باعث ایجاد انعطاف در سیستم می‌شود.
غلبه بر پیش‌فرض‌های نادرست
به گفته هیل ساختن یک محل کار منصفانه و عادلانه زمانی که یک تیم هیبرید را اداره می‌کنید، پیچیده است. یک برداشت اشتباه وجود دارد که منجر به این فرض نادرست می‌شود: «افراد حاضر در محل کار کارآمدتر از کسانی هستند که نیستند». به عنوان یک رهبر، باید شیوه‌هایی را برای مقابله با پیش‌فرض‌های اینچنین به کار بگیرید. دیوی پیشنهاد می‌کند که یک قانون ایجاد کنید که جلسات همه تیم‌ها از طریق Zoom برگزار شود؛ حتی اگر برخی افراد ممکن است در دفتر با هم باشند. او می‌گوید: «جلسات ترکیبی برای کسانی که از نظر فیزیکی در فضا نیستند، ناعادلانه است. گوش دادن وقتی آنجا نیستید سخت است و همیشه پچ‌پچ‌هایی در جریان هست که شما آنها را نخواهید شنید» باید مطمئن شوید که به همه اعضای تیم شما این فرصت داده می‌شود تا گفتگو کنند و شنیده شوند.
تلاش برای برابری
دیوی می‌گوید خطر دیگر در یک محیط کار هیبریدی این است که تعصبات شما در مورد کارمندان خاص را تشدید می‌کند و ممکن است برخورد شما با کارکنان‌تان را از دایره انصاف خارج کند. برای حل این مشکل باید به نحوه تقسیم روز خود توجه کنید. هیل می گوید: «ببینید که با چه کسانی وقت می گذرانید. آیا این افرادی هستند که در دفتر کار حضور دارند و با شما هستند؟ به روش‌هایی فکر کنید که بتوانید همه اعضای تیم خود را برای موفقیت در موقعیت مناسب قرار دهید. همچنین مطمئن شوید که از داده‌های عینی برای ارزیابی عملکرد آنها استفاده می‌کنید.
مراقب علائم فرسودگی شغلی باشید
بسیار مهم است که در مدیریت تیم هیبرید به سطح استرس اعضای تیم خود توجه کافی داشته باشید. بسیاری از مردم مضطرب، تحریک‌پذیر و خسته هستند از جمله خود شما. اما اگر متوجه شدید که شخصی رفتار متفاوتی نسبت به همیشه‌اش دارد باید هوشیار باشید. ممکن است کسی که پرحرف و صریح بوده، اکنون مطیع باشد. یا کسی که آرام و خونسرد بوده، اکنون عصبی و پرخاشگر شده باشد. موارد این چنینی نشانه‌هایی از «فرسودگی شغلی» هستند. دیوی توصیه می‌کند اقداماتی را برای کمک به کارمند خود انجام دهید. سعی کنید به کارکنانی که با این مشکل مواجه شده‌اند، در اولویت‌بندی کارهایشان کمک کنید و ارتباط و تعامل با آنها را به طور مداوم ادامه دهید. تمرکز و ارتباط پادزهر فرسودگی شغلی است.
سرگرمی را فراموش نکنید
بسیاری از ما دلتنگ خنده و شوخ‌طبعی زندگی در دوران عادی هستیم. هیل پیشنهاد می‌کند هر روز در حوالی وقت ناهار یک «اتاق زوم غیررسمی» برگزار کنید تا افراد بتوانند آزادانه مانند اتاق ناهارخوری دفتر، چت کنند. زمان‌هایی را در نظر بگیرید که افراد درباره کتاب‌هایی که می‌خوانند، بچه‌های‌شان یا جدیدترین سریالی که تماشا می‌کنند، چت کنند. مطمئن شوید که این رویدادها برای همه اعضای تیم بدون توجه به جایی که کار می‌کنند، انجام می‌شود. هدف شما این است که حس همدلی اجتماعی را تقویت کنید.
کارهایی که باید برای مدیریت یک تیم هیبرید انجام دهید:
- اولویت‌ها و اهداف واضحی را تعیین کنید تا همه اعضای تیم روی مهمترین موارد تمرکز کنند.
- هیچکس را فراموش نکنید. حتی اگر برخی از افراد در دفتر هستند، جلسات تمام تیم را به صورت آنلاین برگزار کنید تا با همه منصف باشید.
- به تعصبات و پیش‌فرض‌های ذهنی خود فکر کنید و برخورد عادلانه و منصفانه با همه اعضای تیم را در اولویت قرار دهید.
کارهایی که نباید برای مدیریت یک تیم هیبرید انجام دهید:
- سفت و سخت نباشید! ما در حال حاضر چاره‌ای جز انعطاف‌پذیری نداریم. آینده در حال حاضر غیرقابل پیش‌بینی است پس همه باید انعطاف پذیر باشند.
- علائم استرس تیم خود را نادیده نگیرید. همدل باشید و به افراد کمک کنید کارهای مهم را اولویت‌بندی کنند.
- خسته‌کننده نباشید! به دنبال راه‌هایی برای لذت بردن از ارتباط با تیم خود باشید و کمی بازیگوشی را به روز کاری خود وارد کنید.
