در اواخر دهه ۱۹۴۰ یک مهندس ژاپنی به نام Taiichi Ohno، چارچوبی به نام کانبان را توسعه داد. چارچوب چابکِ کانبال بر تجسم کل پروژه بر روی تابلوها به منظور افزایش شفافیت پروژه و همکاری بین اعضای تیم تمرکز دارد.
کانبان (Kanban) یکی از ساده‌ترین چارچوب‌های مورد استفاده برای مدیریت پروژه است، زیرا به مدیریت پروژه اجازه می‌دهد تا پروژه‌های خود را به طور موثر مدیریت و پیگیری کند. یکی از ویژگی‌های متمایز چارچوب کانبان در میان روش‌های مختلف، سازگاری آن با محیط سازمانی است.
برخلاف سایر فریم‌ورک‌های محبوب، کانبان بر ایجاد تغییرات تدریجی در تنظیمات موجود تمرکز دارد که تأثیر زیادی در موفقیت و کارایی پروژه دارد. کانبان، یکی از ابزارهای مورد علاقه سازمان‌های سنتی است که سلسله مراتب و نقش‌های مدیران اجرایی در آنها مهم تلقی می‌شوند.
روشِ کانبان چیست؟
روشِ کانبان یک روش چابک است که هدف آن بهبود مستمر، انعطاف‌پذیری در مدیریت کار و افزایش بهره‌وری است. با این روش، می‌توان پیشرفت کل پروژه را به‌راحتی و با یک نگاه درک کرد.
کانبان در محیط‌های تولیدی برای کنترل موجودی در سراسر زنجیره تامین، با استفاده از روشی به نام تولید در زمان (JIT) استفاده می‌شود. در مدیریت پروژه، روش کانبان برای اطمینان از اینکه میزان وظایف تعریف‌شده با قابلیت‌های تیم برابر است، استفاده می‌شود.
کانبان چگونه کار می‌کند؟
روش کانبان حول صفحه کانبان می‌چرخد. کانبان از ابزارهای مدیریت پروژه است که کل پروژه را برای ردیابی جریان پروژه، روی یک تابلو تجسم می‌کند. از طریق این تابلو، افرادی که تازه به تیم اضافه می‌شوند به‌راحتی می‌توانند از روند کار باخبر شوند و مشاهده کنند که چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی را باید در آینده انجام دهند.
تابلوی کانبان شامل موارد زیر می‌شود:
- وظایف فعلی که در حال انجام هستند.
- وظایفی که در آینده باید انجام شوند.
- وظایفی که انجام شدند.
ستون‌های تقسیم شده، به هم مرتبط هستند و وظایف از سمت چپ و ستون (وظایف آینده) به سمت راست و ستون (وظایف تکمیل شده) کشیده می‌شوند. سیستم کانبان، چرخه کاری را از طریق اصلِ کارِ در حال انجام (WIP)، اندازه‌گیری می‌کند. اصل WIP دارای محدودیت‌های مشخص و وضعیت خاص از پیش تعریف شده است.
محدود کردن WIP به منظور حفظ استانداردهای تیم، یکی از اصول حاکم بر روش کانبان در روش چابک است. برای تیم بسیار مهم است که وظایف فعلی را به ترتیب زمانی مشخص شده انجام دهد.
کانبان یک سیستم کششی است
سیستم کششی یک تکنیک ناب است که جریان کار را با جایگزین کردن آنچه تکمیل شده است، کنترل می‌کند. یک سیستم فروش نمونه کاملی از یک سیستم کششی است – محصولات تنها زمانی جایگزین می‌شوند که محصولات موجود تمام شوند. کانبان دقیقا با این تعریف مطابقت دارد.
کانبان بر خلاف سیستم اسکرام که بر روی اسپرینت‌ها و تکرارها تمرکز دارند، بر حالت‌های کاری تمرکز دارد. کانبان بر تقسیم کار به کارهای کوچک، تجسم آنها و کار با تعداد محدودی از آیتم‌ها در زمان معین تمرکز دارد. در تابلوی کانبان، وظایف همیشه از چپ به راست حرکت می‌کنند و هنگامی که تمام موارد کاری موجود خود را تکمیل کردید یا زمانی که یک کار فوری ظاهر شد، کار را از ستون سمت چپ خود انتخاب می‌کنید.
چه زمانی باید از کانبان استفاده کرد؟
سادگی کانبان باعث شده که بتوان از آن در هر موقعیتی استفاده کرد. به سادگی می‌توانید آن را برای هر پروژه‌ی در حال انجام استفاده کنید و وظایف و کارهایی که باید انجام شود را در آن تعریف کنید. از کانبان، صرف نظر از صنعت و زمینه کاری، می‌توان استفاده کرد. فردی با سمت شغلی ویراستار می‌تواند از کانبان استفاده کند و در عین حال، یک کسب‌وکار تجارت الکترونیک نیز امکان استفاده از آن را دارد.
اگر در پروژه‌ای اولویت‌ها تغییر کند و یا وظایفی به صورت آنی پیش بیایند، بهتر است که از کانبان استفاده کنید تا بتوانید در هر مرحله از فعالیت خود، وظایفی جدید به جدول و یا تابلو اضافه کنید.
اصول اولیه کانبان
روشِ کانبان نیز مانند هر روش مدیریتی دیگر، بر پایه اصول و شیوه‌های خاص استوار است. اصول پایه در روش کانبان به شرح زیر می‌باشند:
۱. تعریف چرخه کاری تعریف شده
فریم‌ورک کانبان بر اعمال تغییرات تدریجی و کوچک تاکید دارد. به همین دلیل، تیم ابتدا باید تمام کارها و وظایف موجود را وارد تابلوی کانبان کند و بعد به صورت پیوسته کارها را پیش ببرد.
۲. محدود کردن وظایف تعریف شده
مهم است که تیم محدودیت‌های کاری خود را بر اساس اصل کارِ در حال انجام درک کند. در اختیار داشتن وظایف بسیار که خارج از توان اعضای تیم برای انجام است، تنها باعث تاثیر منفی روی کارهای پروژه و نتیجه‌ی آن می‌شود و علاوه بر این، زمان افراد تیم را نیز هدر می‌دهد.
۳. اهمیت دادن به وظایف تعریف شده
یکی از مهم‌ترین دلایل موفقیت روش کانبان این است که نیازی به سازمان‌ها برای اجرا ندارد. بسیاری از سازمان‌ها در برابر روش‌های مدرن به دلیل اینکه با تغییر احساس راحتی نمی‌کنند، مقاومت می‌کنند. با کانبان بهره‌وری افزایش پیدا می‌کند و این در حالی رقم می‌خورد که می‌توان بر مدل‌های دیگر مدیریت پروژه نیز تکیه کرد.
۴. بهبود روند رهبری و مدیریت در هر سطحی
در روش مدیریت پروژه از جمله روش سنتی آن، همیشه نیاز به تایید گرفتن از مدیر پروژه حتی برای وظایف جزئی و کوچک است. در روش کانبان، به افراد آزادی تصمیم‌گیری برای هر وظیفه فردی داده می‌شود. این ویژگی، رهبران آینده را آماده یادگیری از اشتباهات می‌کند و علاوه بر این، به آنها در انجام درست کارها کمک می‌کند.
رویه‌های اصلی روش کانبان
علاوه بر استفاده از اصولی که در بالا ذکر کردیم، رویه‌های زیر توسط بسیاری از شرکت‌ها در زمان استفاده از کانبان لحاظ می‌شوند:
۱. تجسم روند کار
هسته‌ی اصلی کانبان، بر تجسم کلیت یک پروژه از ابتدا تا پایان تاکید دارد. نرم افزار کانبان در شرکت‌ها در صنایع مختلف، برای این منظور استفاده می‌شود که بتوان با کمک آن روند کارها را تعیین کرد. در قدیم، بسیاری از افراد از تخته وایت‌بورد استفاده می‌کردند تا بتوانند روش کانبان را روی آن پیاده کنند.
در حال حاضر، این روش با ظهور ابزارهای مدیریت پروژه که روند کارها را کاملا آسان کرده‌اند، کاملا منسوخ شده است.
۲. کاهش تعدد کارهای در حال انجام
اصل کارِ در حال انجام در روش کانبان، به قابلیت تیم بستگی دارد. به طور معمول، تقسیم کردن وظایف به وظایف کوچکتر، برای اطمینان از بالا رفتن میزان بهره‌وری در تیم انجام می‌شود. در تابلوی کانبان، محدود کردن وظایف بر تعداد وظایفی که به صورت همزمان انجام می‌شود، اعمال می‌شود.
در صورتی که محدودیتی در تعداد وظایف در کانبان تعریف می‌شود، هیچ وظیفه جدیدی به تابلو اضافه نمی‌شود. این کار باعث می‌شود که مطمئن شوید که تمام وظایف و کارهای مرتبط توسط تیم و در زمان مشخص‌شده انجام می‌شود.
۳. مدیریت کارآمد کارها
اندازه‌گیری و مدیریت زمان در انجام تمام کارها، زمان صرف شده برای تکمیل کارها را کاهش می‌دهد و یکی از مهم‌ترین فاکتورها در موفقیت یک پروژه به‌شمار می‌آید.
۴. صراحت در سیاست‌های مدیریت
برای تیم در پروژه مهم است که بداند برای رسیدن به چه چیزی باید تلاش کند. وقتی هدف پروژه روشن باشد، افراد تیم برای رسیدن به آن تلاش بیشتری خواهند کرد.
۵. دریافت بازخورد
در پایان، مهم‌ترین نهاد برای هر کسب‌وکار مشتری است و پیاده‌سازی یک سیستم بازخورد موثر، امری مهم در پیشبرد پروژه‌ها است.
در تابلوهای کانبان، می‌توان یک ستون را برای بازخورد از یک ارزیاب خارجی یا خود مشتریان اختصاص داد. به این ترتیب، می‌توان کیفیت کار تحویلی را دائما در بالاترین نقطه حفظ کرد.
کانبان در مقابل اسکرام: تفاوت این دو چیست؟
اسکرام و کانبان، هر دو به عنوان سنگ بنای پیاده‌سازی روش چابک در نظر گرفته می‌شوند. بر اساس گزارش Pulse of Profession 2019 توسط PMI، بیش از ۵۷ درصد از سازمان‌ها از روش‌های مختلف چابک استفاده می‌کنند و بیشترین میزانِ استفاده از این روش‌ها به اسکرام و کانبان تعلق دارد.
کانبان و اسکرام هر دو بر ارائه مداوم محصول تمرکز دارند و تا رسیدن به کمال به این روند ادامه می‌دهند، با این حال، رویکرد آنها متفاوت است. چارچوب‌های کانبان و اسکرام ارزش‌ها و اصول روش چابک را پیاده‌سازی می‌کنند، اما روش انجام این کار در این دو، کاملا متفاوت است.
اسکرام حول یک «اسپرینت» با طول ثابت می‌چرخد و کارها در دسته‌های کوچک تکمیل می‌شوند. در مقابل، کانبان بر بهبود مستمر تمرکز دارد و وظایف به شیوه‌ای منظم انجام می‌شوند.
اما با این حال، در روش کانبان می‌توان تغییرات را در هر زمان و به‌راحتی انجام داد زیرا این برنامه مبتنی بر وظیفه است در حالی که، اسکرام قبل از انجام هر گونه تغییری نیاز به تکمیل یک طرح اسپرینت واحد دارد. این موضوع کانبان را به گزینه‌ای مناسب برای پروژه‌هایی تبدیل می‌کند که تنوع در آنها زیاد است، در حالی که اسکرام برای پروژه‌هایی که نیاز به تکمیل کار به صورت دسته‌ای دارند، بهتر است.
در کانبان، همچنین هیچ نقش تعیین شده‌ای وجود ندارد و هیچ فردی مسئولیت تیم یا وظایف را بر عهده ندارد. از سوی دیگر، اسکرام دارای نقش‌های از پیش تعریف شده مانند اسکرام مستر، مدیر محصول و اعضای تیم است. برای اینکه بدانید اسکرام مستر کیست، در مقالات پیشین درباره این نقش توضیح داده‌ایم.
| کانبان | اسکرام | |
| روند کار | اسپرینت‌هایی با طول ثابت (یعنی ۲ هفته) | جریان پیوسته |
| روش انتشار | در پایان هر اسپرینت در صورت تایید مدیر محصول | تحویل مستمر یا با صلاحدید تیم |
| نقش‌ها | مدیر محصول، اسکرام مستر، تیمِ توسعه | هیچ نقشی وجود ندارد. برخی از تیم‌ها از یک مربی چابک کمک می‌گیرند. |
| معیارهای کلیدی | سرعت | زمان چرخه |
| فلسفه تغییر | تیم‌ها باید تلاش کنند تا در طول اسپرینت، تغییراتی در پیش‌بینی سرعت ایجاد نکنند. انجام این کار، تخمین‌ها را به هم می‌زند. | تغییر در هر زمانی ممکن است رخ دهد. |
مزایای استفاده از چارچوب کانبان
یکی از مهم‌ترین مزایای روش کانبان این است که به طور قابل توجهی روش مدیریت پروژه را بدون تغییر ساختار سازمانی، بهبود می‌بخشد. برخی دیگر از مزایای روش کانبان عبارت‌اند از:
- افزایش انعطاف‌پذیری
- پیشرفت مداوم
- افزایش همکاری
- توانمندسازی کارکنان
- بهره‌وری بالاتر کارها
- مدیریت بهتر ایده‌ها
- کنترل کیفیت
اعمال کانبان در سراسر سازمان برای رسیدن به چابکی در سازمان
کانبان ذاتا یک روش تطبیقی است که در تمام لایه‌‌های سازمانی قابل اجرا است. شما می‌توانید از تابلوهای کانبانِ به هم متصل برای مدیریت کارهای خود و ادغام استراتژی‌های در حال اجرا استفاده کنید. با کمک کانبان، سازمان‌ها می‌توانند از مزایای اصول و شیوه‌های کانبان در سطوح مختلف مدیریتی بهره‌مند شوند.
روش کانبان را می‌توان به چهار شکل مختلف استفاده کرد:
- استفاده از کانبان در سطح تیم
- استفاده از کانبان در سطح پروژه/محصول
- استفاده از کانبان در سطح توسعه برنامه
- استفاده از کانبان در سطح استراتژیک
اصطلاحات اصلی کانبان که باید بدانید چیست؟
اگرچه به نظر می‌رسد که کانبان راهی آسان برای بهبود فرآیندهای کاری است، اما کانبان چیزی بیش از تجسم فرایند کارها است. اگر می‌خواهید از مزایای این روش بهره‌مند شوید، باید به جزئیات توجه کنید و با اصطلاحات و اصول اولیه کانبان آشنا شوید. در ادامه برخی از مهم‌ترین اصطلاحات و وا‌ژه‌هایی که در کانبان استفاده می‌شوند را نام خواهیم برد:
- تابلوی کانبان: تابلوی کانبان یکی از اجزای کلیدی روش کانبان است و جایی است که شما تمام موارد کاری را به تصویر می‌کشید. این تابلو باید به حداقل ۳ ستون، درخواست شده، در حال انجام، انجام شده که نشان دهنده مراحل مختلف فرآیند است، تقسیم شود.
- کارت کانبان: کارت‌های کانبان نشان دهنده وظایف مختلف است که در تابلوی کانبان و بین ستون‌ها جابجا می‌شوند. آنها حاوی جزئیات مهمی در مورد وظایف مانند شرح، مهلت، اندازه، اشخاص مسئول و غیره هستند.
- ستون‌ها: ستون‌ها، جدول کانبان را به صورت عمودی تقسیم می‌کنند و هر یک از آنها مرحله متفاوتی از گردش کار را نشان می‌دهد. هر جدول کانبان دارای ۳ ستون پیش فرض است: درخواست شده، در حال انجام، انجام شده. بسته به پیچیدگی هر فرآیند کار، این سه مرحله را می‌توان به ستون‌های فرعی بسیار کوچکتر تقسیم کرد.
- خطوط مسئولیت‌ها یا Swimlanes: خطوط افقی که یک صفحه کانبان را به بخش‌های مختلف تقسیم می‌کند. تیم‌ها از این خطوط برای جداسازی بصری وظایف روی تابلو و سازماندهی وظایف استفاده می‌کنند.
- زمان چرخه: زمان چرخه، زمانی شروع می‌شود که یک کار جدید وارد مرحله «در حال انجام» می‌شود و فردی در واقع روی آن کار می‌کند.
- زمان تحویل یا لید: زمان تحویل از لحظه‌ای که یک کار جدید درخواست می‌شود شروع می‌شود (مهم نیست که کسی واقعا روی آن کار می‌کند) و با خروج نهایی آن از سیستم، به پایان می‌رسد.
- توان عملیاتی: تعداد کارهای انجام‌شده در یک دوره معین که از یک سیستم یا فرآیند عبور می‌کنند (تکمیل شده). توان عملیاتی یک شاخص کلیدی است که نشان می‌دهد تیم شما در طول زمان چقدر کارآمد است.
- محدودیت‌های کارهای در جریان (WIP): این مقدار کاری است که در حال حاضر روی آن کار می‌کنید و هنوز تمام نشده است.
- کلاس‌های خدمات: مجموعه‌ای از خط مشی‌هایی که به تیم‌های چابک کمک می‌کند تا موارد کاری و پروژه‌ها را اولویت‌بندی کنند.
- نرم افزار کانبان: به سیستم دیجیتالی گفته می‌شود که امکان استفاده عملی از شیوه‌ها و اصول کانبان را برای تیم‌ها و سازمان‌های مختلف در هر اندازه‌ای فراهم می‌کند.
