برخلاف تصور بسیاری از افراد، مدیریت پروژه های کوچک، آنقدرها هم ساده نیست. مدیران پروژه برای موفقیت در پروژههای کوچک به دو چیز نیاز دارند؛ اصولی که به طور خاص برای پروژههای کوچک طراحی شده‌اند و توانایی رهبری مؤثر که در مورد هدایت درست اعضای تیم است. شاید شما هم بارها و بارها از پس مدیریت پروژه های کوچک برآمده باشید و بدون برنامه‌ریزی پیچیده یا استفاده از تکنیک‌های خاص، آنها را به اتمام رسانده باشند، اما در این مطلب، ما شما را با میانبرهایی آشنا می‌کنیم که شما را در زمان کوتاه‌تر، به نتیجه‌ای بهتر می‌رساند.
مدیریت پروژه چیست؟
اکثر سازمان‌ها در کارها و کسب درآمد خود بر روی پروژههای بزرگ و کوچک تکیه می‌کنند. به بیان ساده، مدیریت پروژه تلاشی است موقت، که برای تولید محصول، خدمت یا رسیدن به نتیجه‌ای منحصربه‌فرد انجام می‌شود. داشتن یک هدف، شروع کردن از یک نقطه و رسیدن به یک نتیجه در زمان مشخص، موضوعاتی است که مدیران پروژه را به برنامه‌ریزی وا می‌دارد.
مدیریت پروژه های کوچک هم چالش‌های خاص خود را دارد و در پروژههای کوچک هم باید از بهترین شیوه‌های مدیریت پروژه بهره‌مند شد و آنها را به هدف رساند. صرف نظر از اندازه پروژه، مدیر پروژه مسئول موفقیت پروژه است و در واقع مدیریت پروژه، همان روشی است که برای مدیر موفقیت پروژه استفاده می‌کند. برای موفقیت، مدیر پروژه باید پروژه کوچک را هم مدیریت و هم رهبری کند.
مدیریت پروژه های کوچک و بزرگ، به زمان، تلاش و نظم نیاز دارد. تفاوت بین مدیریت پروژههای بزرگتر و کوچکتر نه تنها در زمان، تلاش و نظم است، بلکه در فرایند و ابزارها است. حتی گاهی مدیران مجرب نیز در مدیریت پروژههای کوچک با چالش‌هایی مواجه می‌شوند که نمی‌توانند به راحتی از آنها عبور کنند. اکثر روش‌های مدیریت پروژه، که برای پروژههای بزرگ طراحی شده‌اند، متناسب با نیازهای پروژههای کوچک طراحی نشدند و خب نمی‌توان آنها را در این پروژه‌ها استفاده کرد. برای به دست آوردن حداکثر مزایا، آنچه مورد نیاز است، روشی مدیریتی است که به طور خاص برای پروژههای کوچک طراحی شده است که شامل فرایندها، نرم افزارهای مدیریت پروژه و تکنیک‌های مدیریت پروژه مقیاس پذیر و سازگار با این پروژه‌ها است.
رهبری نیز در مدیریت پروژه های کوچک بسیار مهم است. اغلب مدیران پروژههای کوچک مجبورند بیشتر نفوذ داشته باشند تا اقتدار و با این ویژگی تیم را رهبری کنند. در این روند مدیر پروژه نقش مهمی در مدیریت مؤثر دارد.
بارها گفته شده است که مدیران کارها را به درستی انجام می‌دهند و رهبران نیز کارهای درست را انجام می‌دهند. این ترکیب اثربخش، چیزی است که یک مدیر پروژه خوب را می‌سازد. برای عملکرد مؤثر و کارآمد، مدیر پروژه باید بتواند با تمرکز بیشتری کارها را انجام دهد. در ادامه مقاله فرایندهای مدیریت پروژههای کوچک و همچنین بهترین شیوه‌ها برای مدیریت و هدایت پروژههای کوچک را با شما در میان می‌گذاریم.
تعریفی از پروژههای کوچک
قبل از اینکه بحث خود را در مورد مدیریت و رهبری پروژههای کوچک آغاز کنیم، قصد داریم تا تعریفی از پروژههای کوچک داشته باشیم تا بتوانیم به درک مشترکی از این مفهوم برسیم.
بیشتر افراد معنی پروژههای کوچک را پروژههای آسان می‌دانند و تقریبا می‌توان گفت که تعریف دیگری برای این مفهوم وجود ندارد. در برخی موارد آن را بر اساس هزینه تعریف می‌کنند و آنها را پروژههای کم هزینه می‌دانند. اما هزینه نسبی است و بستگی به درآمد سازمان دارد. اولین شاخص یک پروژه کوچک، تأثیر نهایی آن بر شرکت است. اگر شرکتی پروژه بزرگی را از دست بدهد، ممکن است اثرات مخربی برای آینده شرکت داشته باشد. اما اگر شرکتی یک پروژه کوچک یا حتی چند پروژه کوچک را از دست بدهد، ممکن است تأثیر آن بر سود شرکت ناچیز باشد.
شاخص دوم در تعریف پروژههای کوچک، این است که آیا منابع خاصی برای انجام این پروژه‌ها وجود دارد یا منابع را باید از منابع کلی سازمان تأمین کرد. پروژههای کوچک معمولاً منابع اختصاصی ندارند و ممکن است افراد درون پروژه در مراحل مختلف تکمیل پروژه، به صورت همزمان روی پروژههای متعددی کار کنند. همچنین، پروژههای کوچک می‌توانند بر اساس زمان تعریف شوند؛ به عنوان مثال، تکمیل پروژه‌ای کمتر از شش ماه طول می‌کشد. به همین منظور، در ادامه مقاله پیشنهادات ذکر شده در مدیریت پروژه برای پروژههای کوچک برای تعاریفی است که در پایین از پروژه کوچک داریم. بنابراین، یک پروژه کوچک به طور کلی:
- کوتاه مدت است و معمولاً کمتر از شش ماه طول می‌کشد و معمولاً کارهای آن به صورت پاره وقت انجام می‌شود.
- تیم پروژه معمولا از ده نفر یا کمتر اعضا تشکیل شده است.
- مهارت‌های مورد نیاز برای انجام این پروژه نسبت به پروژههای بزرگ، کمتر است.
- دارای یک هدف واحد و راه حلی است که به آسانی قابل دستیابی است.
- دارای محدوده کاری مشخصی است.
- بر روی یک بخش کوچک از سازمان اثر دارد و دارای یک تصمیم گیرنده واحد است.
- دسترسی به اطلاعات پروژه به راحتی امکان پذیر است و نیازی به راه حل‌های ارائه شده توسط منابع خارجی در آن وجود ندارد.
- در آن از مدیر پروژه به عنوان منبع اصلی برای رهبری و تصمیم گیری استفاده می‌شود.
- ادامه یا عدم پیگیری آن هیچگونه پیامد مخربی ندارد.
- خروجی آن به دایره مهارت بسیار بزرگی نیاز ندارد.
- هزینه آن نسبتا کم است و می‌توان آن را از بودجه سازمان تأمین کرد.
زمانی که در یک پروژه نیاز به مهارت‌ها بسیار زیاد باشد و در آن پیچیدگی به وجود آید، دیگر نمی‌توان آن پروژه را کوچک نامید. هرچه مهارت‌های بیشتری درگیر پروژه شود، تلاش بیشتری برای مدیریت پروژه مورد نیاز است.
اکثر پروژههای کوچک بر روی تغییرات روی فرایندهای سازمانی متمرکز هستند. موارد زیر نمونه‌هایی از پروژههای کوچک هستند:
- تدوین دوره آموزشی
- پروژه راه اندازی دفتر کار
- پیاده سازی یک نرم افزار
- بهبود سیستم اطلاعات سازمان
- توسعه وب‌سایت
- ارزیابی عملکرد سازمان
- تدوین استراتژی
- تهیه پروپوزال برای پروژه
بسیاری از کارهای درون سازمانی را می‌توان به عنوان یک پروژه کوچک تلقی کرد، حتی اگر فقط یک نفر درگیر آن باشد. به عنوان مثال، بهبود سیستم بایگانی یا برنامه ریزی فعالیت‌های اجتماعی سازمان ممکن است به کمک چند نفر برای انجام نیاز داشته باشند، اما همچنان نیز می‌توانند از شکل ساده مدیریت پروژه بهره‌مند شود. اینکه به تمام وظایف در سازمان‌ها به چشم پروژه‌ای کوچک نگاه کنید، باعث می‌شود که کار را اصولی‌تر و منظم‌تر پیش ببرید. این کار به شما این فرصت را می‌دهد که در ابتدا هدف و انتظارات را به وضوح تعریف کنید، سپس از دوباره کاری و هدر رفت زمان و انرژی جلوگیری کنید.
پروژههای کوچک برای موفقیت نیاز به مدیریت و رهبری دارند و استخدام مدیر پروژه (project manager) نیز به همین خاطر در سازمان‌ها انجام می‌شود. اما باید بدانید که بین مدیریت و رهبری تفاوت متمایزی وجود دارد. تفاوت اصلی بین این دو این است که مدیریت بر حفظ سیستم‌ها و فرایندها تمرکز می‌کند، در حالی که رهبری در مورد اثرگذاری بر افراد تمرکز دارد. بنابراین، مهم است که به یاد داشته باشید که همیشه باید فرایندها را مدیریت کرده و افراد را رهبری کنید.
راهنمای مدیریت پروژههای کوچک
مدیریت پروژه های کوچک نسبت به پروژههای بزرگتر به تشریفات و تشکیلات کمتری نیاز دارند. فرآیندها و ابزارها باید مقیاس پذیر و سازگار با این پروژه‌ها باشند. تمام منابع و ابزارها باید مقیاس پذیر باشند، چرا که باید بتوان متناسب با نیاز پروژه میزان تمرکز و زمان را مشخص کرد. تمام فرایندها باید مشخص و واضح باشند و ابزارها نیز برای استفاده همه در دسترس و آسان باشند. تمام روندهای گزارش دهی که در تمام پروژه‌ها وجود دارد، در این مدل پروژه نیز وجود دارد. همچنین باید خود را آماده بروز هر گونه اشکال و مشکل نیز بکنید.
منشور پروژه
منشور پروژه تمام اختیارات مدیر پروژه را ارائه می‌دهد، همچنین هدف و بایدها و نبایدهای پروژه را نیز مشخص می‌کند. منشور پروژه به عنوان یک مرجع در طول پروژه استفاده می‌شود تا اطمینان حاصل شود که چیزی در طول پروژه اشتباه از قلم نمی‌افتد. منشور پروژه شامل موارد زیر است:
نقش‌ها و مسئولیت‌های پروژه (حامی پروژه، مدیر پروژه، سایر ذینفعان پروژه، اعضای اصلی تیم)، شرح پروژه (اهداف پروژه، محدوده پروژه، بودجه پروژه)، اطلاعات پروژه (مفروضات، محدودیت‌ها، وابستگی به پروژههای دیگر، ریسک یا فرصت‌ها) و اطلاعات دیگر (تأثیر پروژه بر روی کسب و کار و نتیجه نهایی آن).
این منشور را می‌توانید در پروژههای بزرگ مشاهده کنید، اما برای پروژههای کوچک نیز می‌توانید این منشور را تهیه کنید. منشور پروژههای کوچک شامل اهداف پروژه، ذینفعان، محدوده پروژه، زمان تحویل، مفروضات، محدودیت‌ها، خطرات، وابستگی به سایر پروژه‌ها و ضوابط می‌شود.
لیست وظایف
این سند می‌تواند نشان دهد چه کسی مسئول تکمیل و انجام کدام وظیفه است. این سند همچنین می‌تواند به عنوان یک چک لیست ساده برای پیگیری پیشرفت کار اعضای تیم مورد استفاده قرار بگیرد، یا تاریخ شروع و پایان تحویل کار برای کنترل بیشتر در آن درج شود. برای این کار شما می‌توانید از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید که کار را برای شما بسیار راحت می‌کنند.
زمان بندی پروژه
تدوین برنامه زمانی در پروژه می‌تواند کار سنگین و البته کمی سخت باشد. این کار در پروژههای کوچک بسیار آسان‌تر از پروژههای بزرگ است. زمان بندی در پروژه باید حول انجام کارها در زمان مشخص و تعیین کردن ددلاین و یا همان ضرب العجل برای وظایف باشد. مدیر پروژه باید تصمیم بگیرد که چه کسی چه کاری را در چه بازه‌ی زمانی انجام و تحویل دهد.
چارچوبی برای مدیریت پروژههای کوچک
اکنون بیایید به یک رویکرد عملی در مدیریت پروژههای کوچک برای برنامه ریزی و اجرا نگاهی بیندازیم. اتخاذ این روش برای مدیریت پروژههای کوچک، می‌تواند به شما کمک کند که این پروژه‌ها را به بهترین شکل پیش ببرید.
روش ما برای مدیریت پروژه برای پروژه های کوچک شامل ۵ مرحله اساسی است. این پنج مرحله عبارت‌اند از:
- تأیید رسمی
- تعریف محدوده
- برنامه ریزی و برآورد
- گزارش وضعیت و یا اجرای کار
- موفقیت و بستن پروژه
تأیید رسمی
برای موفقیت، همه پروژه‌ها نیاز به حمایت و پشتیبانی دارند. حامی پروژه مالک آن است و باید تمام فعالیت‌های آن را تأیید کند. بدون این تأیید رسمی و نداشتن حمایت، ممکن است محکوم به شکست شوید.
پشتیبانی اجرایی از یک پروژه، در منشور پروژه مستند می‌شود. در منشور پروژه باید عنوان شود که چه چیزی هدف است و به کجا باید رسید تا به صورت مکتوب وجود داشته باشد. منظور این است که این منشور یک سند تجاری باشد و نه صرفا یک سند فنی برای انجام کارها. در حالت ایده آل، حامی پروژه باید این سند را تدوین کند، اما با این حال اگر او این کار را نکرد باید حتما امضای او در سند باشد.
تعریف محدوده
گام بعدی در مدیریت یک پروژه کوچک، تعیین محدوده آن است. این محدوده را نیز باید در منشور پروژه بیاورید:
- مشکلات کسب و کار و تاثیر آنها روی پروژه
- اهداف (آنچه پروژه باید برای کسب و کار انجام دهد)
- موارد قابل تحویل در پروژه
به عبارت دیگر، آنچه که برای پروژه “در یک محدوده خاص” است را باید تعریف کنید. حامی پروژه، همچنین این سند را نیز امضا می‌کند و به آن متعهد می‌شود.
محدوده پروژه نیازهای کسب و کار و نحوه حل آن توسط پروژه را توضیح می‌دهد. اگر این موارد به درستی از همان ابتدای پروژه در جایی مکتوب شود، حامی پروژه می‌تواند از آن برای بررسی اینکه کارها به درستی انجام شدند و به هدف رسیده‌اند، استفاده کند.
برنامه ریزی و برآورد
قبل از شروع پروژه، همچنین باید مدت زمان لازم برای دستیابی به اهداف پروژه را تخمین بزنید. برای پروژههای کوچک، پیشنهاد می‌کنیم هر محصول تحویل گرفته شده را تجزیه کنید تا وظایف مورد نیاز برای تولید هر یک مشخص شود. لیست وظایف به دست آمده به شما کمک می‌کند تا بتوانید به راحتی زمان پروژه را تخمین بزنید. ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کنند تا تمام کارهای لازم را برنامه ریزی کنید و فقط کارهای لازم برای رسیدن به اهداف پروژه را در اولویت قرار دهید. این ابزارها، وسیله‌ای ضروری برای هر پروژه و در هر اندازه هستند. تقسیم کارها به کارهای کوچکتر، برآورد زمان مورد نیاز برای انجام کار را آسان‌تر می‌کند و می‌توان به وسیله آن برآورد زمانی کل پروژه را به دست آورد.
گزارش وضعیت و یا اجرای کار
این مرحله، سرانجام، جایی است که کار پروژه آغاز می‌شود. در حال حاضر شما پروژه را به مرحله انجام رسانده‌اید، کارهای آن را بین افراد تیم پخش کردید و یک برنامه زمان بندی دقیق ساختید. وقت آن است که برنامه را اجرا کنیم.
در پروژههای بزرگتر، ۹۰ درصد از زمان مدیر پروژه صرف گزارش دهی می‌شود. برای پروژههای کوچکتر، به ویژه هنگامی که مدیر پروژه بخشی یا تمام کار را انجام می‌دهد، بدیهی است که زمان برای این کار بسیار کمتر باشد. اما، در هر شرکتی بسیار مهم است که از روند اجرای کار در هر زمان گزارشی ارائه دهیم. پیشنهاد ما به شما این گزارش‌ها و آن هم به صورت هفتگی است:
- از آخرین کارهای انجام شده
- اینکه چقدر زمان و پول صرف شده است
- تغییرات بودجه ای یا برنامه‌ای
- هر گونه مشکل که در پروژه به وجود آمده است
موفقیت و بستن پروژه
اگر تمام موارد بالا را تمام و کمال انجام دادید و آنها را تکمیل کردید، زمان آن رسیده که جشن پایان پروژه را برگزار کنید. البته مسئول پروژه، ابتدا باید تمام کارهای انجام شده را بر اساس منشور نوشته شده تأیید کند. پس از تحویل تمام کارها و گزارش‌ها می‌توانید پرونده پروژه را ببندید. مطمئنا این مرحله از بهترین مراحل مدیریت پروژه است، چرا که کار خود را به خوبی و درستی انجام دادید و با روحیه بالاتر به کارهای دیگر خود ادامه می‌دهید.
سخن پایانی
موفقیت در مدیریت پروژه های کوچک برای هر شخصی مهم است. هنگامی که مدیر پروژه در یک پروژه بزرگ شکست می‌خورد، سراغ پروژههای کوچک می‌رود تا بتواند خود را در مدیریت پروژه بازیابی کند. وقتی مدیر پروژه در یک پروژه کوچک شکست می‌خورد، چه باید بکند؟ نکته اخلاقی: توانایی خود را در مدیریت و هدایت پروژههای کوچک تقویت کنید تا شانس موفقیت خود را در مدیریت پروژههای بزرگتر بیشتر کنید.
