یکی از لذت‌هایی که هر مدیر در کسب و کار می‌برد این است که از تک تک کارمندان پشتیبانی کند و شاهد پیشرفت آنها باشد. یکی از چالش‌های مدیریت، رفع کردن اشتباهات کارمندان در محیط کار است. گرچه بروز اشتباه در شرکت به صورت بالقوه باعث خشمگین شدن می‌شود، اما با این حال عکس العمل شما به اشتباهات فرصتی برای یادگیری بیشتر برای اعضای تیم شما به وجود می‌آورد.
در مقاله‌های پیشین ایران تلنت درباره بزرگترین اشتباهات حرفه‌ای یک کارمند صحبت کردیم. در این مقاله هفت مورد از اشتباهات کارمندان در محیط کار را عنوان خواهیم کرد و راهنمایی‌هایی در مورد بهترین روش‌های برخورد مدیران با این اشتباهات و همچنین ایجاد محیطی سازنده در شرکت را، عنوان خواهیم کرد.
-
پرسیدن این سوال که “چه کاری باید انجام دهم؟”
بسیاری از کارمندان با اینکه کاری انجام دهند که بر خلاف نظر مدیر باشد و با انجام آن او را عصبی و خشمگین کنند، مشکل دارند و احساس راحتی نمی‌کنند. اگر در شرکت مسیری مشخص و تعیین شده برای انجام کارها نباشد، ممکن است کارمندان حس کنند که توانایی انجام کارها، رفع مشکلات یا تصمیم گیری ندارند.
راه حل: به سوال “چه کاری باید انجام دهم” با این پرسش پاسخ دهید، “من مطمئن نیستم فکر می‌کنید چه کاری باید انجام دهید؟ “. به کارمند خود اجازه دهید در مورد پاسخ سوال فکر کند و آنچه در مورد سوال به دست می‌آورد را بیان کند. اگر در پاسخ به سوال ایده‌ها و نظرات خوبی داد، به او بگویید، “این ایده خوبی است. چرا آن را امتحان نمی‌کنی.” اگر دیدید که پاسخ او با آنچه شما در ذهن دارید تفاوت دارد، با پرسیدن سوال بیشتر او را به آن سمتی هدایت کنید که هدف شماست.
استفاده مداوم از این تکنیک، باعث رشد کارمندان در محیط کار می‌شود و باعث می‌شود که آنها در کار خود احساس قدرت کنند و تعامل بین شما و آنها بهبود پیدا کند.
-
عدم ارتباط با جزئیات
کارمندان در دو حالت با جزئیات دچار مشکل می‌شوند. یک اینکه بیش از حد جزئیات با شما به اشتراک گذاشته می‌شود یا اینکه این جزئیات برای شما کافی نیستند. اگر از موضوعات کلیدی در کسب و کار بی اطلاع باشید، مورد اول برای شما آزار دهنده است و مورد دوم به طور بالقوه اعتبار شما را خدشه دار می‌کند.
راه حل: کارمندان خود را در مورد جزئیات آموزش دهید. اگر از توجه به تمام جزئیات لذت می‌برید، کارمندان خود را تشویق کنید که جزییات و گزارشات مفصلی را از کار و روند کارها در شرکت ارائه دهند. اگر فقط ترجیح می‌دهید در مورد جزئیات مربوط به مسائل مهم و نکات کلیدی بشنوید، چند مثال در مورد آنها به کارمندان ارائه دهید و برای گزارش‌های اولیه‌ای که قرار است ارائه دهند، کنار آنها بنشینید و آنها را هدایت کنید.
کمک به کارمندان در درک چگونگی برقراری ارتباط با جزئیات کار، توانایی آنها در انجام وظیفه را بهبود می‌بخشد و باعث می‌شود که کارمندان در کار دیگر سراغ حدس زدن نروند.
-
نداشتن ارتباط مناسب
دقیقاً مانند “جزئیات” که در بالا توضیح داده شد، از دیگر اولویت‌های مدیر این است که ارتباط مناسبی را کارمندان خود داشته باشد. برخی از مدیران دوست دارند تا به صورت روزانه با کارمندان ارتباط داشته باشند و از روند کارها به صورت روزانه آگاه شوند. برخی دیگر ترجیح می‌دهند به صورت دوره‌ای خود را درگیر گزارش کارها کنند و برای این دسته داشتن ارتباط روزانه با کارمند مهم نیست.
راه حل: شما در محیط کار باید ارتباط خود با کارمند را تقویت و برجسته‌تر کنید. از خصوصیات یک رهبر خوب این است که به کارمندان اجازه دهند سبک و نیازهای شما را بفهمند و در مورد ارتباط با شما انرژی مثبت بگیرند تا بتوانند در مسیر رفع نیازهای شما قدم بردارند. البته، به عنوان یک مدیر، شما وظیفه دارید که نیازهای کارمندان خود را نیز درک کنید و در مورد درخواست‌های آنها انعطاف پذیر باشید تا بتوانید راحت‌تر با آنها تعامل داشته باشید و به درک متقابل برسید. همچنین، به یاد داشته باشید که باید این موضوع را با کارمندان خود در میان بگذارید که به محض مواجه با مشکل و موارد اضطراری، آنها را فوراً به شما اطلاع دهند.
ایجاد یک ارتباط موثر با کارمندان به آنها کمک می‌کند یک ساختار مشخص برای خود در سازمان تنظیم کنند و با اطمینان از حمایت شما کار کنند.
-
عدم اطلاع دادن اخبار بد
اگر تا به حال برای شما پیش آمده باشد که پس از شنیدن مشکلی که یکی از کارمندان با آن درگیر بوده و یا از آن مطلع بوده غافلگیر شدید، می‌فهمید که این مسئله چقدر می‌تواند در سازمان تنش ایجاد کند. ممکن است در این حالت عکس العمل شما خشم و نا امیدی باشد. اما به جای آن، آرام باشید و از راه حل ما در اینجا پیروی کنید.
راه حل: از مهارت بازخورد خود استفاده کنید و به خود یادآوری کنید که وقتی در شرایطی هستید که میزان خشم بالایی دارید و اوضاع نیز حالت احساسی به خود گرفته، قبل از اینکه بازخورد بدهید خود را کمی آرام‌تر کنید. هنگامی که به آرامش رسیدید، بحث خود را با توصیف غیر احساسی در این مورد آغاز کنید که چگونه عدم اطلاع دادن اخبار بد مانع از توانایی شما در کمک به حل مشکل می‌شود. نشان دهید که از ندانستن این مشکل ناراحت شده‌اید و این اشتباهی است که به هیچ عنوان نباید دوباره تکرار شود. نیازی نیست در این مورد تحقیق کنید که چرا کارمند شما از اطلاع دادن مشکل خودداری کرده است. تنها به این موضوع بپردازید که برای شما دانستن تمام مشکلات کارمندان بسیار مهم است و همچنین، مهم است که بتوانید آنها را متقاعد کنید در آینده تمام مشکلات را با شما در میان بگذارند. از آنها در مورد درک موضوع سوال کنید و در صورت تایید کارمند، صحبت را تمام کنید.
تمایل برای به اشتراک گذاشتن خبرهای بد با مدیر، باعث شکل گیری اعتماد می‌شود. ممکن است کارمند شما پیش خود فکر کرده باشد که شما از شنیدن آن خبر عصبانی خواهید شد و حتی شنیدن این خبر ممکن است موقعیت او در شرکت را خدشه‌دار کند و حتی بدتر، شغل خود را از دست بدهد. شما باید حتما به این نکته اشاره کنید که اطلاع دادن خبرهای بد به هیچ عنوان باعث بروز مشکل برای کارمند نمی‌شود و امنیت روانی کارمند و امنیت شغلی او تامین می‌شود.
اشتباه کارمندان در محیط کار
-
شایعه سازی
صحبت نکردن در مورد افراد دیگر و کارهای دیگر در محیط کار تقریبا غیرممکن است. با این حال، همه ما می‌دانیم که شایعه سازی در کار می‌تواند مخرب و تنش‌زا باشد. اگر مشاهده کردید که کارمندان در حال شایعه سازی هستند، این فرصتی برای شماست تا بتوانید ارزش‌ها را پررنگ تر کنید و محیطی مثبت در محل کار به وجود آورید.
راه حل: کمی خارج از چارچوب عمل کنید تا بتوانید به کارمندان پتانسیل تخریبی شایعات را آموزش دهید. به آنها بگویید که افرادی که مشغول شایعه سازی هستند، به اعتبار خودشان آسیب می‌رسانند. این موضوع را در میان کارمندان جا بیندازید که به شایعات بی توجهی کنند و در عوض آنها را تشویق کنید تا سراغ افراد بروند و از آنها در مورد مشکل و یا نگرانی سوال کنند.
گفتگوی صادقانه همیشه بهتر از صحبت کردن پشت سر افراد است. تلاش شما در از بین بردن شایعات برای داشتن محیط کار سالم، باعث می‌شود که در آن افراد احساس احترام کنند و مطمئنا شما از این حالت سود خواهید برد.
-
تمام نکردن پروژه‌ها
زمانی که کارمندی کار یا پروژه‌ای را تحویل می‌گیرد و آن را ناتمام رها می‌کند، از نظر بیشتر مدیران این کار نقطه ضعف و بی اعتنایی تلقی می‌شود. شکایت بیشتر مدیران این است که، آن فرد بیشتر کار را انجام داده است ولی کار را در نهایت تمام نشده رها کرده است.
راه حل: تقویت فرهنگ پاسخگویی در شرکت، برای موفقیت شما حیاتی است. به کارکنان تکنیک‌های مناسب مدیریت پروژه از جمله گذاشتن ددلاین برای هر پروژه را، آموزش دهید. در حالی که ممکن است تاخیر در برخی پروژ‌ها رخ دهد، اما در نهایت این وظیفه شماست که مطمئن شوید کارمندانتان به قول خود عمل می‌کنند و پروژه‌ها را نیمه کاره رها نمی‌کنند.
پروژه‌های طولانی مدت به منابع و توجه بیشتری نیاز دارند. همان‌طور که کارمندان به میزان ۱۰۰٪ از شما به عنوان مدیر انتظار دارند، شما نیز از آنها به همین اندازه انتظار دارید.
-
عدم همکاری با دیگر همکاران
اگر مراقب اوضاع نباشید، ممکن است در محل کار به عنوان داور میان کارمندان عمل کنید. اختلاف نظر در کارمندان در محیط‌های بسیار کوچک و یا حتی بزرگ غیرمعمول نیست. با این حال، هنگامی که آنها از شما درخواست میانجی‌گری می‌کنند، وقت آن است که این کار را به شکل دیگری انجام دهید.
راه حل: به صورت جداگانه و سپس به صورت گروهی با افراد درگیر، قرار ملاقات بگذارید تا بتوانید مشکل را بررسی کنید. با دانستن اینکه چگونه به کارمند بازخورد موثر دهیم می‌توانید این مشکل را حل کنید. با بهره گیری از مهارت بازخورد خود، درباره این موضوع صحبت کنید که چگونه این صحبت‌ها و تنش‌ها می‌تواندن عملکرد آنها در شرکت را دچار مشکل کنند. این موضوع را به آنها بقبولانید که این حرف‌ها تنها کار آنها را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
آموزش افراد تیم در مورد حل مشکل با صحبت، باعث می‌شود که آنها در کار خود را پیدا کنند و عملکردشان بهبود یابد و شما از داوری کردن رهایی می‌یابید. به جای اینکه طرف شخص خاصی را بگیرید، به افراد آموزش دهید تا مسائل خود را حل کنند.
مرور مشکلات و اشتباه کارمندان در محیط کار بخشی از نقش شما و از وظایف یک مدیر است. همیشه مشکلات را فرصت‌هایی برای آموزش، یادگیری، مربیگری و بهبود عملکرد کارمندان بدانید. رویکرد مثبت شما نسبت به این فعالیت‌های غالباً ناامیدکننده، الگویی برای همه اعضای تیم شما خواهد بود.
