یکی از مؤثرترین عوامل در بهبود عملکرد فردی و تیمی در سازمان‌ها، بازخورد دادن است. برای ایجاد فرهنگ بازخورد سازمان تمامی اعضای یک مجموعه باید آموزش ببینند. چراکه هم فرد بازخورددهنده و هم طرف بازخورد گیرنده باید نحوه بازگو کردن و ظرفیت پذیرش نقد را درخود ایجاد کنند. بسیاری گمان می‌کنند که این موضوع تنها به فرهنگ بازخورد کارکنان محدود می‌شود، در حالی که کسب‌وکارهای نوپا بیشتر از هرچیزی به ایجاد فرهنگ بازخورد مدیران احتیاج دارند تا بتوانند در شرایط ناپایدار اقتصادی دوام بیاورند. در این یادداشت ۸ گام موثر که به ایجاد فرهنگ بازخورد سازمان کمک می‌کند را بررسی می‌کنیم.
۸ کلید تقویت فرهنگ بازخورد سازمان
با اعمال این ۸ گام، می‌توانید فرهنگ بازخورد سازمان را بهبود بخشید و محیط کاری مثبت‌تر و مؤثرتری ایجاد کنید که در آن همه اعضای تیم بتوانند رشد کنند و عملکرد خود را بهبود دهند:
۱. رهبران را الگو قرار دهید
رهبران سازمانی نقش حیاتی در شکل‌دهی فرهنگ بازخورد سازمان دارند. کارکنان معمولاً از رفتار و شیوهٔ مدیریتی رهبران خود پیروی می‌کنند. اگر رهبران بازخورد دادن و گرفتن را به طور مثبت و مؤثر انجام دهند، این رفتار به سایر اعضای تیم نیز منتقل می‌شود. برای این کار لازم است مدیران:
- خود را به‌طور منظم مورد ارزیابی قرار دهند.
- در مواجهه با انتقادات، از رویکردی پذیرا و محترمانه داشته باشند.
- از بازخورد کارمندان برای رشد شخصی و حرفه‌ای استفاده کنند.
آگهی‌های مرتبط:
برنامه‌نویس Blazor
خدمات انفورماتیک
- تهران
برنامه‌نویس Blazor
خدمات انفورماتیک
- تهران
برنامه‌نویس Blazor
خدمات انفورماتیک
- تهران
برنامه‌نویس Blazor
خدمات انفورماتیک
- تهران
برنامه‌نویس Blazor
خدمات انفورماتیک
- تهران
برنامه‌نویس Blazor
خدمات انفورماتیک
- تهران
برنامه‌نویس Blazor
خدمات انفورماتیک
- تهران
۲. شفافیت و اعتماد ایجاد کنید
اگر کارکنان احساس کنند که منصفانه و بدون نگرانی از عواقب منفی بازخورد می‌دهند و می‌گیرند، فضای فرهنگ بازخورد سازمان کارآمد خواهد شد. اعتماد کلید این فرایند است، چرا که بدون اعتماد، افراد ممکن است از ارائه یا پذیرش بازخورد امتناع کنند. برای ترویج فرهنگ بازخورد کارکنان و مدیران بهتر است:
- تأکید کنید که بازخورد به هدف بهبود طرف مقابل است، نه مجازات او.
- قضاوت یا انتقام‌جویی را در فرایند بازخورد دادن و گرفتن کنار بگذارید.
- روندی ایجاد کنید که در آن همه افراد فرصتی برای صحبت کردن داشته باشند.
۳. مستمر و منظم بازخورد دهید
بازخوردهای پراکنده یا انتقاد از عملکرد افراد در مواقع بحرانی باعث می‌شوند که فرد نتواند به طور مؤثر به بهبود عملکرد خود بپردازد. اگر فرهنگ بازخورد سازمان منظم و مداوم اجرا شود، افراد می‌توانند در طول زمان، خود را اصلاح کنند و در جهت رشد حرکت کنند. برای این کار پیشنهاد می‌کنیم:
برای ترویج فرهنگ بازخورد سازمانی، هر هفته زمانی را به این کار اختصاص دهید.
- جلسات بازخورد هفتگی یا ماهانه برگزار کنید.
- از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد در طول هفته استفاده کنید.
- جلسات کوتاه و مؤثری برای مرور عملکرد و پیشرفت هر فرد در نظر بگیرید.
گاهی لازم است که کارشناسان منابع انسانی برای ترویج فرهنگ بازخورد مدیران یا کارمندان آموزش ببینند تا از اجرای دقیق و صحیح آن اطمینان حاصل کنند. از این رو در بسیاری از آگهی‌های استخدام منابع انسانی تسلط به برقراری جلسات بازخورد دهی از جمله مهارت‌های ضروری کاندیداهای این شغل به شمار می‌آید.
۴. فرهنگ بازخورد سازمان را مشخص و عملی کنید
بازخورد غیرمشخص یا کلی، نمی‌تواند به فرد کمک کند تا دقیقاً متوجه شود چه چیزی باید تغییر کند. به جای آنکه بگویید «عملکردت خوب نیست»، باید توضیح دهید که کدام بخش‌ها نیاز به بهبود دارند. در ادامه چند نمونه از بازخوردهای اشتباه آورده شده است که با اصلاح آن می‌توانید گامی مفید برای اصلاح فرهنگ بازخورد سازمان خود بردارید:
| نمونه بازخورد اشتباه | نمونه بازخورد سازمانی کارساز | تحلیل بازخورد صحیح | |
| فرهنگ بازخورد کارمند | تو همیشه دیر به کار می‌رسی. این رفتار خیلی آزاردهنده است. | من متوجه شدم که در دو هفته گذشته چند بار دیر به محل کار رسیدی. این تأثیر منفی روی تیم می‌گذارد. می‌توانیم با هم راه‌حل‌هایی برای مدیریت بهتر زمان پیدا کنیم؟ | این بازخورد به طور مستقیم به رفتار خاص اشاره می‌کند و به دنبال یافتن راه‌حل است، نه فقط انتقاد. |
| فرهنگ بازخورد مدیران | تو هیچ وقت به تیم رسیدگی نمی‌کنی. چرا همیشه همه چیز به خودت ختم می‌شود؟ | گاهی اوقات احساس می‌کنیم که به عنوان تیم، فرصتی برای مشارکت بیشتر در تصمیم‌گیری‌ها نداریم. شاید بتوانیم در جلسات آینده زمانی برای بحث بیشتر در مورد نظرات و ایده‌هایمان اختصاص دهیم. | این بازخورد به صورت مثبت و بر اساس نیازهای تیم مطرح می‌شود و یک پیشنهاد برای بهبود فرایند ارائه می‌دهد. |
| فرهنگ بازخورد به منابع انسانی |
شما اصلاً خوب نمی‌توانید استخدام کنید، همیشه افراد اشتباهی را می‌آورید. | در چند ماه اخیر، تعداد زیادی از کارکنانی که استخدام شده‌اند، با نیازهای سازمان همخوانی نداشتند. شاید بتوانیم در فرایند مصاحبه‌ها بعضی سؤالات خاص را اضافه کنیم تا دقیق‌تر ارزیابی کنیم. | این بازخورد بر یک مشکل خاص تمرکز دارد و پیشنهاداتی برای بهبود فرایند ارائه می‌دهد. |
| فرهنگ بازخورد به گروه | نتیجه پروژه اصلاً رضایت‌بخش نبود، این یک فاجعه بود. | در پروژه اخیر، تیم توانست برخی چالش‌ها را خوب مدیریت کند، اما هنوز بخش‌هایی وجود دارد که می‌توانیم در آنها بهبود پیدا کنیم. بیایید در یک جلسه مشترک این بخش‌ها را بررسی کنیم تا بتوانیم عملکرد بهتری در آینده داشته باشیم. | این فیدبک نقاط قوت را هم‌زمان با نقاط ضعف به صورت متوازن نشان می‌دهد و به بهبود مستمر تشویق می‌کند. |
| فرهنگ بازخورد به فردی با عملکرد پایین | نتایج کار تو اصلاً قابل قبول نیست، باید بیشتر تلاش کنی! | در کار اخیر، شاهد بودم که برخی وظایف به موقع انجام نشدند. آیا مشکلی در کار وجود دارد که می‌توانیم برای حل آن کمک کنیم؟ | این بازخورد به فرد اجازه می‌دهد تا مشکلات خود را شفاف‌تر بیان کند و نشان می‌دهد که کارفرما آماده است برای حل مسائل همکاری کند. |
۵. مهارت‌های بازخورد دادن و بازخورد گرفتن را آموزش بدهید
اغلب افراد در دادن یا دریافت feedback مهارت ندارند. برای این که فرهنگ بازخورد به درستی در سازمان شکل بگیرد، کارکنان باید مهارت‌های لازم را یاد بگیرند. برای این کار لازم است مدیران یا کارشناسان منابع انسانی وارد عمل شوند و برای ارتقای مهارت‌های ارتباطی و بازخورد دادن کارگاه‌های آموزشی برگزار کنند.
۶. ارائه بازخورد مثبت را فراموش نکنید
اگر می‌خواهید فرهنگ بازخورد سازمان را ارتقا دهید باید بدانید که تمرکز زیاد روی نقاط ضعف و انتقادات ممکن است باعث ایجاد احساس ناکامی و کاهش انگیزه در افراد شود. در حالی که بازخورد مثبت باعث تقویت اعتمادبه‌نفس و انگیزه برای ادامه دادن به رفتارهای درست می‌شود. به مثال‌های جدول بالا دقت کنید.
۷. بازخورد را به عمل تبدیل کنید
اگر بازخورد ارائه شده عملیاتی نشود و تأثیر ملموسی نداشته باشد، به سرعت از ارزش آن کاسته می‌شود. به همین دلیل است که افراد باید بدانند که تغییرات و بهبودهای موردنظر بعد از دریافت بازخورد به واقعیت تبدیل می‌شوند. برای ترویج فیدبک کارآمد پیشنهاد می‌کنیم:
- اقدامات مشخصی برای پیگیری بازخورد تعیین کنید.
- از شاخص‌های عملکردی برای ارزیابی نتایج بازخورد استفاده کنید.
- مطمئن شوید که طرف مقابل از بازخورد به طور واقعی استفاده می‌کند و تغییرات موردنیاز را اعمال می‌کند.
۸. از تکنولوژی برای تسهیل بازخورد استفاده کنید
استفاده از ابزارهای دیجیتال به سازمان‌ها کمک می‌کند که بازخورد را سریع‌تر و مؤثرتر منتقل کنند. برای این کار می‌توانید از نظرسنجی‌های آنلاین یا فرم‌های بازخورد برای جمع‌آوری بازخورد از کارکنان استفاده کنید. از جمله نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد رایگان می‌توان به این موارد اشاره کرد:
ارتقای فرهنگ بازخورد سازمان با کمک نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد
- Trello
- Zoho People
- ۱۵ Five
- Asana
- ClickUp
- Weekdone
جمع‌بندی
در این یادداشت ۸ راهکار بهینه معرفی کردیم که به ارتقای فرهنگ بازخورد سازمان کمک خواهد کرد. علی رغم اینکه بسیاری موضوع فیدبک دادن و گرفتن را جزئی از فرهنگ بازخورد کارکنان می‌دانند، باید بگوییم که این مسئله شامل حال تمامی افراد سازمان می‌شود. چه بسا فرهنگ بازخورد مدیران به دلیل آموزش‌های کمتر و اینکه تاکنون کمتر از آنها صحبت شده بیشتر جای رشد داشته باشد. به کمک ترویج فرهنگ بازخورد سازمان می‌توانید فضای پیشرفت را برای همه اعضای مجموعه ایجاد کنید و عملکرد بهتری ارائه دهید.
