استراتژی و رویکرد ما به حل مسائل و مشکلات، مشخص‌کننده نتیجه کارهای ماست: ما مشکلات را کنار می‌زنیم یا در آن‌ها غرق می‌شویم.
همیشه در محیط کار، مشکلات و مسائل پیچیده‌ای وجود دارد که نیاز است با ارائه راهکارهای درست، این مشکلات را مرتفع ساخته و تصمیمات درستی بگیریم. همه ما با این مشکلات در محیط کار روبرو بوده و بخشی از مسائل روزانه‌ای است که با آن‌ها در محیط کار درگیر هستیم؛ اما آیا برای رویارویی با این مشکلات و حل آن‌ها آماده هستیم؟ آیا برای این رویارویی و حل مشکلات در محیط کار، آموزشی دیده‌ایم؟ پس چطور باید از پس این کارها بر بیائیم؟
رویکرد افراد در مواجهه با مشکلات در محیط کار
معمولاً افراد در مواجهه با مشکلات در محیط کار سه واکنش از خود نشان می‌دهند:
- دلهره و نگرانی به سمت‌شان می‌آید، احساسی ناخوشایند پیدا می‌کنند و آرزو می‌کنند این مشکل خود به خود حل شود.
- احساس می‌کنند برای حل این مشکل باید راهکاری پیدا کنند و این راهکار به راه حل درستی بیانجامد.
- به دنبال شخصی در اطراف خود می‌گردند تا مشکل را گردن او بیندازند.
این سه رویکردِ رفتاری در مواجهه با مشکلات در محیط کار خود باعث بروز مشکلات جدید می‌شود و نهایتاً باعث می‌شود حل آن‌ها بسیار سخت یا غیرممکن شود.
باید به مشکلاتی که در محیط کار به وجود می‌آید به نوعی دیگر بنگریم و همه با هم تلاش کنیم راهکاری برای آن‌ها بیابیم. ممکن است راهکارهایی که به فکر اعضای تیم برسد تناقض‌های چشمگیری با یکدیگر داشته باشند، اما باید از وجود این اختلاف نظرها و تناقض‌ها احساس خوبی داشته باشیم.
وجود این تناقض‌ها به شما و سازمان‌تان کمک چشمگیری خواهد کرد. در مواجهه با این تناقضات و اختلاف نظرات باید دو نکته مهم را در ذهن خود داشته باشیم. اول اینکه این اختلاف نظر همیشه وجود دارد و همین موضوع باعث می‌شود سیستم‌های مدیریتی سازمان و روابط با افراد بهبود پیدا کند؛ و دوم اینکه وجود تناقض باعث می‌شود اطلاعات مناسبی بدست آورید و بتوانید در ارائه راهکارهایی برای حل مشکلات در محیط کار از آن اطلاعات به خوبی بهره ببرید. با این رویکرد می‌توانید مشکلات را با روی باز پذیرا باشید.
وقتی در فکر ارائه راهکار برای حل مشکلات در محیط کار هستید باید در نظر بگیرید که بزرگترین اشتباه در حل این مشکلات، تلاش برای سرعت بخشیدن در ارائه راه حل است. ارائه راهکار برای حل مشکلات باید در مرحله آخر باشد، نه در مراحل ابتدائی فرآیند حل مشکل.
حال که دانستیم نحوه نگرش و رویکرد ما به حل مشکلات در محیط کار چگونه باید باشد، تلاش میکنیم فرآیندی موثر برای حل این مشکلات ارائه کنیم. این فرآیند هفت مرحله خواهد داشت.
مشکلات را شناسایی کنید
به منظور ارائه راهکار مناسب برای حل مشکلات در محیط کار باید در ابتدا مشکل را با شفافیتِ تمام بررسی کنید. در نظر داشته باشید که ممکن است افراد متفاوت، درباره مشکلات و نحوه نگرش به آن‌ها ایده‌های مختلفی داشته باشند. باید همه ایده‌ها را کنار هم گذاشته و با تحلیل و بررسی و مشورت گرفتن، مشکلات واقعی را شناسایی کنیم.
علاقه همه افراد را در نظر بگیرید
این مرحله، مرحله بسیار مهمی است و باید توجه ویژه‌ای به آن داشته باشیم. در بررسی مشکلات موجود در محیط کار معمولاً این مرحله از قلم می‌افتد. بهترین راه‌حل‌ها آن‌هایی هستند که اکثریت را راضی نگه می‌دارند.
این مرحله بهترین فرصت است که فقط بشنویم و بدون جبهه‌گیری نسبت به نظرات دیگران، سعی کنیم بهترین راه‌حل‌ها را پیدا کنیم.
راهکارهای ممکن را فهرست کنید
در این مرحله، بهترین فرصت برای طوفان فکری است و فضا برای خلاقیت به اندازه کافی فراهم است. تمام راه‌حل‌های داده شده را در فهرستی گرد هم بیاورید تا بتوانید بیش از گذشته روی آن‌ها تسلط داشته باشید.
همه راه‌حل‌ها را به طور دقیق ارزیابی کنید
دقیق و صادقانه تمام نکات مثبت و منفی یک راه‌حل را بررسی نمائید. توجه داشته باشید باید مرحله ارزیابی را از مرحله انتخاب جدا کنیم.
از میان گزینه‌ها یک یا چند مورد را انتخاب نمائید
در این مرحله باید بهترین راه‌حل (های) ممکن را انتخاب کنیم. باید دید آیا امکانش وجود دارد تا چند راه‌حل را کنار هم آورده و به نوعی آن‌ها را یکپارچه کنیم تا به راهکار جامع‌تری برای حل مشکلات در محیط کار برسیم؟
تمام توافقات را به طور دقیق ثبت و طبقه‌بندی کنید
سعی نکنید توافقات را به خاطر بسپارید، این روش کارآمدیِ نگارش تمام جزئیات را ندارد و ممکن است بعضی از جزئیات را فراموش کنید. بنابراین سعی کنید همه جزئیات را به طور دقیق ثبت کنید. ثبت جزئیات باعث می‌شود بعداً راحت‌تر و دقیق‌تر آن‌ها را تحلیل و ارزیابی کنید.
بر سر احتمالات، نظارت‌ها و برآوردها به تفاهم برسید
هر لحظه ممکن است شرایط تغییر کند، پس بهتر است برای این مواقع، قراردادی در نظر داشته باشید و موارد قابل اجرا و قابل پیش‌بینی را در نظر داشته باشید. نظارت بر تطابق، بخش مهم دیگری است که باید رعایت شود، باید به طور دقیق در نظر بگیرید که آیا تطابق وجود دارد یا خیر. فرصت‌هایی را برای ارزیابی و سنجش توافقات و چگونگی اجرای آن‌ها در نظر داشته باشید.
ارائه راهکارهای مناسب برای حل مشکلات در محیط کار نیازمند اختصاص زمان و توجه است، در غیر این صورت در این راه موفق نخواهید بود. هر مشکل در محیط کار به مانند پیچی در جاده است، و اگر سرعت حرکت خود را پائین نیاوریم و توجه خود را به پیچ جاده معطوف نکنیم باعث می‌شود از جاده خارج شویم.
پیاده‌سازی این فرآیند آنچنان یکسره و سخت نیست. ممکن است مجبور باشید یک قدم به عقب برگردید و قسمتی از فرآیند را اصلاح کنید. مثلاً اگر در انتخاب راهکارها مشکل دارید، باید به عقب برگردید و دوباره راجع به مزیت‌های هر راهکار فکر کنید.
این فرآیند باید بسته به نوع، اهمیت و سختی مشکل موجود در محیط کار انجام گیرد. هرچه مشکل سخت‌تر و مهم‌تر باشد، فرآیند نیز باید مفیدتر و کارآمدتر انجام گیرد تا به راه‌حلی درست بیانجامد. اگر مشکل جزئی باشد حتی لازم نیست که هر ۷ مرحله را به طور دقیق طی کنیم، اما گاهی مشکل آن‌قدر بزرگ است که باید مرحله‌ها را چند بار به دقت مرور و بررسی کرد. ممکن است در ابتدا کار دشواری به نظر بیاید، اما پس از مدتی فرصت‌های بسیاری وجود دارد تا این مراحل را به دقت به اجرا گذاشته و آن‌ها را تا جای ممکن بهینه کنید.
به تیم خود اعتماد کنید، سعی کنید این اعتماد را در سازمان نهادینه کنید و ارتباط آزاد بین همکاران را ساده و آسان کنید. همیشه پیشرفت خود و مجموعه را در حل هر مشکل رصد کنید، هر بار که مشکلی را پشت سر گذاشتید، جشن بگیرید. امیدواریم روزی مجموعه‌ای داشته باشید که هر مشکلی را بتواند با سازمان‌دهی فوق‌العاده به راحتی حل کند.منبع: Mediate
