وقتی در شرکتی و از زبان کارفرمایی درباره مهارت حل مسئله می‌شنوید، باید بدانید که آنها اغلب به توانایی افراد در مدیریت شرایط سخت یا غیر منتظره در محل کار و همچنین رفع چالش‌های پیچیده هر کسب و کاری اشاره دارند. سازمان‌ها بیشتر به دنبال افرادی هستند که بتوانند هر دو مورد بالا را ابتدا شناسایی و سپس برای پیدا کردن راه حل مناسب و رفع آن اقدام کنند. مهارت حل مسئله ویژگی شخصی است که شما را قادر به انجام این کار می‌کند. مهارت حل مسئله ویژگی است که نه تنها به شما در کسب و کارها کمک می‌کند و باعث پیشرفت و توسعه فردی شما می‌شود، بلکه می‌تواند به عنوان راه گشای شما در مشکلات زندگی نیز عمل کند.
تعریف مفهومی مهارت حل مسئله
حل مسئله فرایند درک یک چالش و تلاش برای یافتن راه حلی مؤثر برای آن است. بسته به نوع و پیچیدگی مسئله، ممکن است علاوه بر این مهارت، سراغ استفاده از مهارت‌ها دیگر خود مانند تفکر انتقادی و حتی مهارت خود در حل کردن معادلات بروید.
مهارت حل مسئله به شما کمک می‌کند تا منبع مشکل را پیدا کنید و راه حل مؤثری برای آن بیابید. اگرچه حل مسئله اغلب خود به عنوان مهارتی شاخص و مجزا شناخته می‌شود، اما فراموش نکنید که این مهارت در کنار دیگر مهارت‌های شما معنا پیدا می‌کند و در واقع کارایی دارد.
برخی از مهارت‌های کلیدی که برای حل مسئله باید داشته باشید عبارت‌اند از:
- گوش دادن مداوم
- تحلیل و بررسی
- پژوهش
- خلاقیت
- برقراری ارتباط
- اعتماد و اطمینان داشتن
- تصمیم گیری
- تیم سازی
مهارت حل مسئله در هر شغلی و در هر سطحی مهم و ضروری است. به همین خاطر شما برای حل مسئله در شرکت باید علاوه بر مهارت‌های بالا، به مهارت‌های فنی و کلیدی آن صنعت نیز تسلط داشته باشید. به عنوان مثال، یک پرستار هنگام کار در بیمارستان برای تعامل با بیماران به مهارت بالا در گوش دادن و برقراری ارتباط نیاز دارد؛ اما همچنین به دانش علمی در مورد بیماری‌ها و داروها نیز نیاز دارد. در بسیاری از موارد، یک پرستار باید زمان مناسب برای مشورت با پزشک در مورد حالت خاصی از بیمار را بداند تا بتواند از مشکلات احتمالی پیشگیری کند و یا مشکلی را حل کند.
خوب است بدانید که مهارت حل مسئله با تمرین در هر فردی تقویت می‌شود. برای اینکه بتوانید به این تفکر برسید که فردی عالی در حل مسئله هستید و توانایی ایده پردازی در پیدا کردن راه حل را دارید، خوب است که سراغ تست‌های شخصیت شناسی بروید. تست شخصیت شناسی MBTI می‌تواند به شما این ایده را بدهد که شخصیت شما برای حل مسئله ساخته شده است یا اینکه در مهارت‌های دیگر توانایی دارید.
روش های حل مسئله
حل مسئله معمولا به دو روش انجام می‌شود که تفاوت آنها تنها در تعداد مراحلی است که در این پروسه انجام می‌شود. در روش اول، مراحل به ۶ مرحله تقسیم می‌شود و این در حالی است که در روش دوم، دو مرحله بیشتر از مرحله اول وجود دارد.
مدلی که در ادامه آن را توضیح خواهیم داد، مدل رایج در حل مسئله است که روش ۶ مرحله‌ای است که به آن روش کلاسیک نیز گفته می‌شود.
مراحل حل مسئله
حل مسئله تنها با داشتن مهارت در این کار انجام نمی‌شود. برای حل مسئله باید مراحل زیر را انجام دهید:
۱. مسئله را تعریف کنید
وضعیت را با دقت تجزیه و تحلیل کنید تا در مورد مشکل و جزئیات آن بیشتر بدانید. یک موقعیت و مشکل در سازمان، ممکن است حتی به مشکلات کوچک‌تری تقسیم شود. برای حل مشکلات باید آنها را ابتدا مشخص کنید و سپس به دنبال راه حل آن باشید. سعی کنید رفتار و پاسخ افرادی که مستقیم با مشکل در ارتباط هستند را پیش بینی کنید.
سپس، بر اساس مشاهدات اولیه خود، مراحل زیر را برای دقیق‌تر نشان دادن مشکل انجام دهید:
- حقایق را از نظرات جدا کنید.
- فرایندی را که باعث به وجود آمدن مشکل شده است را مشخص کنید.
- سیاست‌ها و رویه‌های شرکت را تجزیه و تحلیل کنید.
- به منظور جمع آوری اطلاعات بیشتر با اعضای تیم بیشتر باشید و با آنها بیشتر صحبت کنید.
- مشکل را با اصطلاحات خاصی تعریف کنید.
- تمام اطلاعات لازم برای حل مشکل را جمع آوری کنید.
در تعریف مشکل، تمرکز خود را بر روی خود مشکل قرار دهید و از پرداختن به راه حل‌های احتمالی در این مرحله خودداری کنید. به عنوان مثال، جمله “ما باید اسناد آموزشی را بازنویسی کنیم” بر راه حل تمرکز دارد تا مشکل. در عوض، گفتن “مدارک و اسناد آموزشی ناقص است” مشکل را تعریف می‌کند که باید برای آن به دنبال راه حل بود.
بسته به پیچیدگی مشکل، ممکن است بخواهید از ابزارهایی مانند نمودارهای جریان داده و نمودارهای علت و معلولی برای تعریف و علل اصلی آن استفاده کنید.
۲. راه حل‌ها را مشخص کنید
برای رسیدن به تمام راه حل‌های موجود، طوفان فکری برگزار کنید. از همه کسانی که تحت تأثیر این مشکل هستند دعوت کنید تا پیشنهادات خود را بیان کنند و همچنین، با کسانی که ممکن است تجربه بیشتری در مورد نوع چالش شما داشته باشند نیز مشورت کنید. همچنین می‌توانید از نظرسنجی‌ها و بحث‌های گروهی برای به دست آوردن تعداد ایده بیشتر، بهره ببرید.
هنگام بررسی گزینه‌ها و راه حل‌ها، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- هر چیزی که می‌تواند روند رسیدن به راه حل را کُند کند را در نظر داشته باشید.
- مطمئن شوید که ایده‌های به دست آمده، هدف و دورنمای یکسانی دارند و هدف آنها رفع چالش پیش رو است.
- مطمئن شوید که همه‌ی افراد چه درگیر و چه غیر درگیر با چالش در روند پیدا کردن راه حل مشارکت می‌کنند.
- بین گزینه‌ها و ایده‌های کوتاه مدت و بلند مدت تمایز قائل شوید.
تمام راه حل‌های پیشنهادی را بنویسید. برای هر مشکل باید حداقل پنج تا هشت عدد راه حل داشته باشید.
۳. راه حل‌ها را ارزیابی کنید
هنگامی که لیستی از راه حل‌ها را به دست آوردید، وقت آن است که آنها را ارزیابی کنید. پیامدهای مثبت و منفی هر راه حل ، که در مرحله قبل تعریف شده بود را، ارزیابی کنید. تمام راه حل‌ها را از نظر منابع مورد نیاز برای اجرای آنها، از جمله زمان، داده، پرسنل و بودجه، تجزیه و تحلیل کنید.
۴. راه حل را انتخاب کنید
پس از پایان فرایند ارزیابی، راه حلی را انتخاب کنید که به احتمال زیاد مشکل را حل خواهد کرد. در زمان انتخاب راه حل مشخص کنید که مورد انتخاب شده توسط شما، تا چه حد اهداف زیر را برآورده می‌کند:
- این راه حل مشکل را بدون به وجود آوردن مشکلی دیگر حل خواهد کرد.
- برای همه افراد درگیر قابل قبول است.
- پیاده سازی آن آسان و شدنی است.
- با سیاست‌ها و رویه‌های شرکت مطابقت دارد.
هنگام انتخاب راه حل، بسیار مهم است که اجرای آن را نیز در نظر داشته باشید. در مورد اجرای آن باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- افراد مسئول اجرای راه حل
- نحوه اجرای راه حل توسط کارکنان
- مدت زمان و منابع مورد نیاز
۵. راه حل انتخاب شده را اجرا کنید
مرحله بعدی شامل اجرای راه حل انتخاب شده است که معمولاً شما را ملزم به انجام اقدامات زیر می‌کند:
- برای اجرای راه حل انتخاب شده، برنامه‌ای عملیاتی تدوین کنید.
- اهداف را تعیین کرده و آنها را به اهداف قابل اندازه گیری برای نظارت بر اجرا تفکیک کنید.
- زمان بندی اجرا را تعیین کنید.
- برنامه را به همه افراد درگیر اعلام کنید.
- برای طول فرایند اجرای راه حل، کانال‌هایی برای ارائه بازخورد مشخص کنید.
۶. پیشرفت را زیر نظر داشته باشید و برای تغییرات احتمالی آماده باشید
در طول فرایند، پیشرفت کار را پیگیری کنید و آن را اندازه گیری کنید تا مطمئن شوید که راه حل شما به درستی کار می‌کند. داده‌ها و بازخورد دیگران را جمع آوری کنید تا مشخص کنید که آیا راه حل توانسته نیازهای آنها را برآورده کند یا خیر. در صورت بروز هرگونه اتفاق غیر منتظره، ممکن است لازم باشد مراحل را اصلاح کنید. اگر احساس می‌کنید راه حل مطابق برنامه پیش نمی‌رود، ممکن است لازم باشد به راه حل‌های جایگزین خود بازگردید و یک برنامه جدید را اجرا کنید.
مزایای فعالیت‌های حل مسئله در تیم سازی
حل مشکلات در تیم سازی، روشی مؤثر برای بهبود کار گروهی و همکاری افراد در قالب یک تیم است. البته یکی از مهم‌ترین دلایل برای تیم سازی نیز دورهم جمع کردن افراد برای رفع مشکلات است. در اصل، شما به کارکنان خود اجازه می‌دهید تا بدون هیچ گونه عامل استرس‌زایی در محل کار و تیم خود کارها را انجام دهند.
یکی از مزایای حل مسئله در تیم سازی، سنجش کارکنان از نظر مواجه با چالش‌هایی است که معمولاً با آنها روبرو نمی‌شوند. این به شما این امکان را می‌دهد تیم را به روش‌های نوین آزمایش کنید و آنها را به چالش بکشید، تا آنها را به این کار وادارید تا سراغ ایده پردازی برای ارائه راه حل بروند. در بسیاری از موارد، حتی این روش می‌تواند افراد داخل هر تیم را برای رفع مشکل تغییر دهد. در واقع تیم‌ها در محل کار تغییر می‌کنند تا بتوانند مشکلات را حل کنند.
چگونه مهارت‌های خود در حل مسئله را تقویت کنیم؟
حل مسئله شامل تجزیه و تحلیل یک مسئله، تعریف رویکرد و اجرای راه حل آن می‌شود. مانند هر مهارت دیگری، برای بهبود آن نیاز است که روش و برنامه‌ای استراتژیک برای تمرین مشخص کنید.
این مراحل را دنبال کنید تا مهارت خود در حل مسئله را تقویت کنید:
- از یک چارچوب استراتژیک استفاده کنید.
- همدلی را تمرین کنید.
- یک سرگرمی برای خود داشته باشید.
- قدرت خود در به دست آوردن فرضیات را تقویت کنید.
- پشتکار را تمرین کنید.
- درباره روش‌های تمرینی پرس و جو کنید.
- تجربیات گذشته خود را در نظر بگیرید.
- در زمینه خود متخصص شوید.
- سراغ تمرین روش‌های نوین بروید.
- از دیگران کمک بخواهید.
چگونه مهارت خود در حل مسئله را برجسته کنیم؟
نشان دادن مهارت‌های حل مسئله در نوشتن رزومه و نامه پوششی شما می‌تواند به کارفرمایان کمک کند تا به این نتیجه برسند که چه ارزش آفرینی برای شرکت او خواهید داشت. به همین خاطر خوب است که سراغ برجسته کردن این مهارت به شکل اصولی در رزومه بروید.
آوردن مهارت حل مسئله در رزومه
در رزومه خود می‌توانید مهارت حل مسئله را در چند بخش بیاورید: در بخش “مهارت‌ها”، بخش “دستاوردها” و با ذکر مثال‌های خاصی از حل مشکلات در بخش “تجربیات کاری”.
در بخش مهارت‌ها، به جای نوشتن کلمه عمومی “حل مسئله”، به جزئیات درباره مهارت خود در حل مسئله بگویید. به عنوان مثال، مهارت فنی خاصی در رفع مشکل یا مهارت‌های نرم مرتبط با حل مشکلات دارید، مانند توانایی بالا در تحقیق و بررسی و همچنین خلاقیت در ارائه ایده، از مهارت‌های شما در حل مسئله است.
به یاد داشته باشید، داستان‌ها قدرتمند هستند. مثال‌های خاصی را در زمان‌هایی که مشکلی را حل کرده‌اید برای آوردن در رزومه خود، در نظر داشته باشید. اشاره به این داستان‌ها و مثال‌ها برای شما بسیار مفید خواهد بود.
