تغییر هیچ وقت کار آسانی نبوده و بیشتر افراد دوست دارند تا یک روتین همیشگی و ساده داشته باشند. به هر حال، روتین‌ها وقتی به یک سبک تبدیل می‌شوند که امتحان خود را در گذشته پس داده باشند و برای استفاده مداوم، اثبات شده باشند.
اما برای همگام شدن با دنیای سریع و دائما در حال تحول کسب‌وکارها، تغییر امری ضروری است. شما نیز باید این تغییرات را در خود و نحوه کار خود به وجود آورید، به خصوص اگر شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در سازمان شما کمی قدیمی و عملا بلا استفاده شده باشند.
برای سال‌های طولانی، شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPI به عنوان کلمه‌ای برای اندازهگیری عملکرد افراد شناخته می‌شد. KPIهای شما چیست؟ چگونه به KPIهای خود رسیدید؟ ممکن است برخی از شما این را از مدیر خود شنیده باشید که تا ساعت ۳ بعدازظهر گزارش KPIها باید روز میز من حاضر باشد. در واقع KPI و مشخص کردن آن در تیم‌های یک سازمان، روشی متداول و البته استاندارد برای تعیین هدف و ایجاد ارتباط میان فعالیت‌های سازمان با تصمیم گیری استراتژیک است.
یکی از بزرگترین چالش‌های KPIها در واقع همسویی آنها با اهداف کسب‌وکار است. اکثر شرکت‌ها KPI را صرفا به خاطر اندازهگیری فعالیتی اتخاذ می‌کنند، سپس وقتی نوبت به ایجاد یک برنامه استراتژیک برای برآورده کردن معیارهای مدیریت محصول می‌رسد، کوتاهی می‌کنند. زمان آن رسیده که در این مقاله به دلایل عدم موفقیت KPIها در سازمان‌ها و تیم‌ها اشاره کنیم و راه‌حل‌هایی را برای عدم مواجه با شکست در KPI عنوان کنیم.
۱. احتمالا KPIها قدیمی هستند
اگر می‌بینید که در به ثمر رساندن KPIها به بن‌بست رسیدید، این احتمال وجود دارد که از زمان هدف گذاری و تعیین KPIها در سازمان و تیم شما بسیار گذشته باشد. سازمان‌ها و تیم‌ها باید عدد مربوط به KPIها را فصل به فصل تغییر و انتظارات را افزایش دهند تا بتوانند نتیجه درستی از آنها بگیرند. اما هدف پشت این اعداد چیست؟
به گفته الکس مویل، یکی از بنیانگذاران Nurtureit.io، KPIها باید نشان دهنده موارد زیر باشند:
- درک راه و روش رسیدن به موفقیت در تیم و سازمان، بر اساس ارزش‌های سازمانی.
- راهی برای کارمندان جدیدتر یا سطح متوسط باشد تا با کمک آن بتوانند کارهای روزانه و برنامه خود را طوری تنظیم کنند تا بتوانند در جهت رسیدن به اهداف شرکت رشد کنند.
- روشی عینی برای مدیران تا به اثربخشی عملکرد تیم خود نگاه کنند.
مطمئنا هر شرکتی مانند دو سال پیش نیست و تغییرات بسیاری داشته است. شاید هم مثل یک سال پیش نباشد. بنابراین منطقی نیست که KPIهای سال پیش را برای امسال در نظر بگیرید. آنچه که دو سال پیش یا یک سال پیش کار می‌کرد، ممکن است در حال حاضر در شرکت شما کار نکند و برای کارمندان کارایی نداشته باشد.
اگر شاخص‌های کلیدی عملکرد شما قدیمی است، فرصت خوبی است که اهداف سازمان را دوباره بررسی کنید و نه تنها راه‌هایی برای شخصی سازی آنها بیابید، بلکه راه‌هایی را نیز بیابید تا تیم خود را تشویق کنید تا در سال جدید به موفقیت بیشتری دست پیدا کند.
۲. KPIها الهام بخش و ترغیب کننده نیستند
خیلی اوقات، KPIها به سرانجام نمی‌رسند و در نهایت یا خیلی بلندپروازانه با غیرواقعی هستند. در واقع این مدل از تعیین KPI باعث می‌شود که کارمندان و اعضای تیم‌ها اشتیاقی برای رسیدن به این اهداف نداشته باشند. در این مواقع و با درک ناچیزی از هر KPI، متوجه خواهید شد که با تیمی بی‌انگیزه و بی‌رغبت روبه‌رو هستید.
به جای بلندپروازی در تعیین KPI، با تیم خود بنشینید و روی KPIهای فردی آنها کار کنید. ابتدا اهداف سازمانی که فرد مذکور در رسیدن به آنها مشارکت دارد را فهرست کنید. در مرحله بعد، اهدافی را بنویسید که نسبتا قابل مدیریت هستند و رسیدن به آنها دشوار است. هنگامی که آنها یادداشت کردید، به یک تعادل میان اهداف واقع‌بینانه و در عین حال جاه‌طلبانه برسید. پس از این مرحله، کنار تیم مراحل رسیدن به این KPIها را بررسی و مشخص کنید. با این کار متوجه خواهید شد، که تیمِ شما زمانی برای انجام کاری مشتاق‌تر خواهد شد که احساس کند در انجام آن کار مشارکت دارد.
۳. KPIها منطقی نیستند
مشکل اصلی KPIها این است که هیچ دلیل منطقی برای تعیین آنها وجود ندارد و افراد نمی‌توانند وجود آنها را درک کنند. برای بسیاری این مدل از تعیین KPIها به این معناست که تنها وظیفه‌ای را انجام دهیم، چرا که برای تعیین و اندازهگیری موفقیت نیاز به معیاری خواهیم داشت. شکست و عدم موفقیت در تعیین و پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز KPIها در یک سازمان ناشی از عدم درک آنها است.
تعیین درست اهداف به شما و تیم شما کمک می‌کند که زمان خود را صرف KPIهای بیهوده نکنید، همچنین به شما کمک می‌کند تا بهترین استراتژی‌ها را برای برآورده کردن آنها پیدا کنید. درک اینکه آنها از یک هدف بزرگتر جدا هستند، همچنین کارمندان را تشویق می‌کند تا در جلسات طوفان فکری حضور پیدا کنند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند، خلاق باشند و راه‌های مختلف برای رسیدن به اهداف خود را پیدا کنند. تعیین اهداف و نتایج کلیدی (OKR) به تیم شما کمک می‌کند تا چشم‌انداز کلی مرتبط با این KPIها و اینکه چرا رسیدن به آن اهداف مهم است را درک کند.
اکنون، صحبت ما این نیست که KPIهای حال حاضر خود را رها کنید و کاری برای آنها انجام ندهید. به گفته تونی یانگ، معاون بازاریابی ConversionLogic، «OKRها چارچوبی برای دستیابی به اهداف تعیین شده شما هستند، در حالی که KPIها معیارهایی هستند که به آنها اهمیت می‌دهید. آنها در کنار هم معنا پیدا می‌کنند و به شما کمک خواهند کرد. OKRها هدف و ساختاری را برای KPIها مشخص می‌کنند که در صورت نبودن آنها، این صورت اعداد بی معنی خواهند بود.»
اگر در رسیدن به KPI موفق نیستید، به تغییر KPIهای خود فکر کنید
شما همیشه به دنبال راه‌هایی برای بهبود عملکرد خود هستید تا بتوانید عدد تعیین شده در KPIها را محقق کنید، اما آخرین باری که به فرآیند اندازهگیری این عملکرد نگاه کردید کی بود؟ با تکامل کسب‌وکار شما، KPIها نیز باید تکامل یابند و باید بدانید که این اعداد را باید متناسب با زمان حالِ سازمان خود تعیین کنید. تنها پس از تعیین اهداف واقع‌بینانه و بلندپروازانه سازمان، می‌توانید انتظار داشته باشید که افراد تیم به درک درستی از آنها برسند و برای رسیدن به KPIهای خود تلاش کنند که هدف نهایی آنها موفقیت سازمان است.
- بیشتر بخوانید: تعیین KPI برای تیم مارکتینگ؛ این ۱۵ توصیه را فراموش نکنید
