مطمئنا برای شما به عنوان یکی از مدیران سازمان نیز پیش آمده که در جلسه‌ای شرکت می‌کنید که مدیر قرار است درباره اهداف کلی و بزرگ سال صحبت کند. اما بعد از این جلسات چه اتفاقی می‌افتد؟ اکثر سرپرست‌های تیم‌ها، اعضای تیم را جمع می‌کنند و درباره این اهداف به آنها می‌گویند. کارمندان و اعضای تیم‌ها معمولا سوالاتی می‌پرسند و مدیران پاسخ می‌دهند و این روال هر سال تکرار می‌شود.
معمولا این اهداف به روش‌های مختلف نظیر تدوین استراتژی، OKR، تعیین KPI و یا جدول زمانی، مشخص می‌شوند. اما این روش و تنها نوشتن اهداف، آنها را غیرملموس و دست نیافتنی می‌کنند.
وقتی مدیریت تیمی را بر عهده دارید که کار آنها تمرکز بر زمان حال است، دستیابی به اهداف آینده می‌تواند برای آنها غیرممکن به نظر برسد. در نتیجه تیم، مشتاق یا آماده برای دستیابی به این اهداف نیست.
خبر خوب برای این چالش در شرکت‌ها این است که، تعیین اهداف در شرکت و تشویق کردن تیم‌ها برای دستیابی به آنها، آنقدرها هم که به نظر می‌رسد مانع بزرگی نیست. شما می‌توانید در مسیر تعیین اهداف دست یافتنی در شرکت گام بردارید که تیم برای رسیدن به آنها اشتیاق داشته باشد و در کوتاه‌ترین زمان ممکن نیز به آنها دست پیدا خواهید کرد.
نحوه تعیین اهداف شرکت
مدیران کسب‌وکارها معمولا چشم‌اندازی برای شرکت خود دارند و همیشه دوست دارند تا به آن برسند، اما عملی کردن این مفهوم بدون تعیین اهداف، چالش برانگیز است. اهداف شرکت شما گام‌های عملی‌ای هستند که شما را به سمت آن چشم انداز بزرگتر هدایت می‌کنند.
در زمان تعیین اهداف شرکت باید با فکر کردن به برنامه بلندمدت خود، کار را آغاز کنید. شرکت شما در سال آینده چه جایگاهی باید داشته باشد؟ هنگام پاسخ به این سوال، ابتدا روی استراتژی بلند مدت تمرکز کنید. بعدا اهداف هدفمندتری را که می‌توان در مدت زمان کوتاه‌تری به دست آورد را شناسایی کنید.
وقتی می‌دانید می‌خواهید در سال آینده به چه چیزی برسید، می‌توانید این دستاوردها را به اقدامات فصلی تقسیم کنید. تقسیم آن به صورت کوآرتری، می‌تواند به شما کمک کند تا دستاوردهای کوچکتری داشته باشید که شما را به سمت اهداف بزرگتر هدایت می‌کنند. اهداف و نتایج کلیدی (OKR) را مانند گوگل در نظر بگیرید و از روش SMART برای شفاف سازی اهداف شرکت خود و اطمینان از همسویی افراد با اهداف استفاده کنید. پس از تعیین اهداف شرکت، باید آنها را به بخش‌ها و اعضای تیم تقسیم کنید.
به خاطر داشته باشید که هر هدف اضافی که در سطح شخصی تعیین می‌شود، مانند هدف توسعه فردی که به صورت خاص برای یک کارمند تعیین می‌شود، باید با هدف سازمانی بزرگتر ارتباط داشته باشد تا بتوانید آن را ردیابی کنید. این روش تضمین می‌کند که اهداف بزرگ شما از بالا به پایین و بالعکس در یک راستا قرار داشته باشند و به کارمندان این امکان را می‌دهد تا درک کنند که در کجای مسیرِ رسیدن به اهداف قرار دارند.
نمونه‌هایی از اهداف شرکت
یکی از بهترین راه‌ها برای شفاف سازی اهداف شرکت، دیدن نمونه‌های دیگر شرکت‌ها است. بیایید به چند نمونه از اهداف و مقاصدی که بسیاری از مشاغل تعیین می‌کنند نگاهی بیندازیم:
- افزایش حاشیه سود: هر کسب و کاری برای ادامه حیات باید سودآور باشد. افزایش حاشیه سود می‌تواند به روش‌های مختلفی از جمله افزایش فروش، ایجاد حساب‌های کاربری جدید و کاهش هزینه‌ها رخ دهد. این هدف به راحتی می‌تواند در تمام بخش‌ها تقسیم شود و به اهداف خاصی تبدیل شود. به عنوان مثال برای هر فرد شاغل در بخش فروش، هدف می‌تواند ایجاد چهار حساب کاربری جدید توسط مخاطبان جدید باشد.
- رتبه بندی رضایت مشتری (CSAT): مشتریان راضی، بخش مهمی از یک کسب‌وکار هستند. اهداف مرتبط با خدمات مشتری اغلب می‌توانند در چندین بخش تعیین و تنظیم شوند تا به یک شرکت کمک کنند تا اهداف کلی مورد نظر خود را برآورده کنند.
- بهبود بهره‌وری عملیاتی: کارآمدتر شدن و افزایش بهره‌وری به شرکت‌ها و کارکنان آنها کمک می‌کند. تیم‌ها می‌توانند اهداف خاصی را پیرامون مسئولیت‌های خود در هر بخش تعیین کنند تا به افزایش کارایی عملیات در سراسر سازمان کمک کنند. به عنوان مثال، هدف تیم مالی در شرکتی ممکن است کاهش زمان بسته شدن حساب و کتاب‌ها در پایان هر ماه باشد.
اهداف شرکت می‌توانند در زمینه‌های مختلفی در هر کسب‌وکار باشند و تمام آنها می‌توانند به شما کمک کنند تا به هدف نهایی خود دست پیدا کنید. برای حداکثر اثربخشی، مطمئن شوید که اهداف شما تا حد امکان خاص هستند.
چگونه می‌توان الهام بخش کارکنان در مورد اهداف بود؟
موفقیت یک سازمان به این بستگی دارد که کارکنان آن با اهداف هماهنگ باشند، از اهداف الهام بگیرند و برای موفقیت سازمان از هیچ تلاشی دریغ نکنند. در ادامه هشت تاکتیک را بیان خواهیم کرد تا با کمک آنها بتوانید تیم خود را برای آینده‌ای هدفمند آماده کنید.
۱. مطمئن شوید که اهداف با رهبری سازمان هماهنگ باشند
اگر رهبران سازمان در وهله اول موافق این اهداف نباشند، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که کارمندان خود را با اهداف شرکت هماهنگ کنند. به همین دلیل است که همسویی بین تصمیم گیرندگان در هر سازمان، اولین گام و مهم‌ترین گام در تعیین اهداف هستند.
این موضوع به چند دلیل مهم است. ابتدا، شما به عنوان مدیر تیم‌ها و رهبران شفافیت خواهید داشت، که از هرگونه سردرگمی یا فعالیت‌های غیر ضروری در تیم‌ها جلوگیری می‌کند.
ثانیا، چگونه می‌توانید انتظار داشته باشید که تیمتان متعهد شود، در حالی که خودتان این تعهد را ندارید؟ تعهد از سمت کارمندان در جایی که از سمت مدیران دیده نمی‌شود، دشوار است. آلیسون هندرسون در این باره می‌گوید:
«وقتی یک رهبر به هر دلیلی به اهداف سازمان کاملا اعتقاد نداشته باشد، زبان بدن او به سخنانش خیانت می‌کند.»
تیم شما باهوش است. آنها می‌توانند اشتیاق کاذب شما را تشخیص دهند و در نتیجه، خودشان شروع به زیر سوال بردن این اهداف کنند.
۲. اعضای تیم را در فرایند هدف‌گذاری درگیر کنید
اعضای تیم خود را از ابتدا وارد فرایند هدف‌گذاری کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا اهداف کوچک و بزرگ سازمان را از نقطه نظر آنها ببینید. بیشتر کارکنان ممکن است نتوانند در جلسات استراتژی هدف‌گذاری مشارکت داشته باشند، اما با این حال، لازم هم نیست که کنار گذاشته شوند و از آنها نظری درباره اهداف پرسیده نشود.
هنگامی که اهداف اصلی یا OKRها تعیین شدند، آن لیست را نزد تیم خود ببرید. اهدافی را که مشخص شده است به اشتراک بگذارید و سپس این سوال ساده را بپرسید: ما به عنوان یک تیم برای کمک به این هدف چه کاری می‌توانیم انجام دهیم؟
گنجاندن افراد تیم در گفتگوهای کلیدی، در بهبود استفاده از تیم بسیار اهمیت دارد. به عنوان مثال، تصور کنید سازمان شما تصمیم گرفته است به عنوان یک شرکت موفق در فضای منابع انسانی شهرت پیدا کند.
برخی از کارهایی که تیم شما می‌تواند برای پیشبرد آن انجام دهد چیست؟ پیشنهادات تیم خود را مطرح کنید. از نوشتن پست‌های مهمان برای وبلاگ‌ها و نشریات معتبر، تا سخنرانی در رویدادها، تا میزبانی وبینارها از جمله کارهایی است که می‌توانید انجام دهید و این لیست ادامه دارد.
این تمرین ساده یک هدف به ظاهر دست نیافتنی را به کار روزانه کارمندان شما متصل می‌کند. درک اهداف بزرگتر به این روش به کارکنان انگیزه می‌دهد تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند. مطالعه‌ای از گالوپ نشان می‌دهد که احتمال مشارکت کارکنان در فرآیند تعیین هدف، ۳.۶ برابر بیشتر است.
۳. از زبانی استفاده کنید که تیم شما آن را درک می‌کند
این طبیعت و ذات انسان است که دوست دارد با افرادی ارتباط برقرار کند که بیشترین شباهت را با خودشان داشته باشند. هنگامی که تیم خود را برای تعیین اهداف کلی شرکت تشویق می‌کنید، باید خود را به جای آنها قرار دهید.
هندرسون می‌گوید:
«رهبران باید متناسب با کارمندان در آنها انگیزه ایجاد کنند، نه اینکه این کار را طوری انجام دهند که خودشان را متقاعد کنند و در نهایت، رهبران باید با تیم‌هایشان هماهنگ باشند. چه چیزی آنها را تحریک می‌کند؟ آیا آنها از اطلاعات، ارزش یا فرآیندی برای افزایش میزان خرید در سازمان سود می‌برند؟»
یک راه مطمئن برای اطمینان از اینکه اعضای تیم آن اهداف را درک می‌کنند، چیست؟ شما باید کاری کنید که اهداف و مسئولیت‌های کارکنان به هم گره بخورد.
۴. اهداف شرکت را به اهداف فردی گره بزنید
موردی وجود دارد که می‌دانید اعضای تیم شما روی آن اتفاق نظر دارند و آن هم، عملکرد و موفقیت خودشان به عنوان بخشی از تیم شما است.
به همین دلیل است که باید شکاف بین اهداف کل شرکت و اهداف فردی را پر کنید. برای این کار باید چند مورد را انجام دهید که قبلا به آنها اشاره کرده‌ایم، از جمله:
- مشارکت دادن کارمند در فرایند تعیین هدف
- صحبت کردن و ایجاد انگیزه به روشی که به کارمند مربوط باشد و آن را درک کند
علاوه بر این، توضیح اینکه چگونه اهداف شرکت با اهداف فردی مرتبط است، زمینه لازم برای موفقیت اعضای تیم را نیز فراهم می‌کند.
اهداف کل شرکت شما باید قبل از هر چیز دیگری تعیین شوند. در آن مرحله، می‌توانید با تک تک کارمندان بنشینید و بپرسید که چگونه کار فردی آنها می‌تواند به این اهداف کمک کند.
دایان دروبرتیس در پستی می‌گوید:
«از کارمند خود بخواهید اهدافی را تعیین کند که مایل‌اند به آنها دست یابند که مطابق با آنچه در شغلش انجام می‌دهد باشد و این، بهترین رویکرد برای تعیین هدف‌گذاری است.»
پس از انجام این کار، کارکنان احساس مالکیت بر آن اهداف بزرگتر خواهند کرد و همچنین درک بیشتری از آنچه از آنها به صورت فردی انتظار می‌رود، خواهند داشت.
۵. «چرا» را توضیح دهید
فراهم کردن زمینه لازم برای جلب رضایت کارمندان بسیار مهم است. اگر در وهله اول دلیل وجود اهداف را درک نکنند، هیچ حسی برای رسیدن به این اهداف نخواهند داشت و در رسیدن به آنها مشارکت نخواهند کرد.
لابوویتز می‌گوید:
«این مهم است که به آنها توضیح دهیم که چگونه کارشان با اهداف سازمان مرتبط است، این به این معنی است که برای توضیح «چرای» کاری که از آنها می‌خواهید وقت بگذارید.»
شما تنها نمی‌توانید در مورد اهداف صحبت کنید و باید استدلال پشت آن را نیز به اشتراک بگذارید. چه عواملی باعث ایجاد آن هدف شد؟ چرا مهم است؟ چه تأثیری بر تیم و سازمان شما خواهد داشت؟
لابوویتز می‌افزاید:
«به عنوان یک رهبر، زمانی که برای پر کردن شکاف‌های موجود وقت بگذارید، از تیم خود عکس‌العمل بهتری دریافت خواهید کرد و آنها می‌توانند بفهمند که چگونه کارشان با اهداف بزرگ سازمان مطابقت دارد.» «این مانند بازی و تمام کردن یک پازل است. درک تصویر از یک قطعه پازل ۵۰۰ تکه تقریبا غیرممکن است. اما، وقتی جلد جعبه را به کسی نشان می‌دهید، زیبایی کل و نحوه جا افتادن قطعه‌های پازل را نیز درک می‌کند.»
همچنین یک فرصت آموزشی عالی است، زیرا توضیح «چرایی» پشت اهداف هر تیم، به تیم کمک می‌کند تا سطح فکری خود را ارتقا دهند. اگر این را به یک عادت تبدیل کنید، با گذشت زمان، آنها به صورت خود به خود سراغ اهداف سازمان می‌روند.
۶. اشتیاق نشان دهید
اگر در مورد آن اهداف و چشم انداز آنها هیجان زده نیستید، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که تیم شما این حس را داشته باشد.
پاول می‌گوید:
«کارکنان باید باور کنند و ببینند که رهبران آنها واقعا درگیر اهدافی هستند که موفقیت سازمان را تضمین می‌کنند. علاوه بر این، رهبران باید در مورد اهداف صحبت کنند و طوری بازاریابی کنند گویی در حال باز کردن جعبه‌ای هیجان انگیز هستند.»
با این حال، برقراری ارتباط از این طریق، یک هدف را فقط به عنوان یکی دیگر از کارهایی که تیم شما باید انجام دهد، نشان می‌دهد که جدا از هیجان‌انگیز شدن آن، باعث می‌شود که کارمند حس کند که یک کار سخت و چالش برانگیز پیش روی خود دارد.
در مورد اهداف کلی شرکت (و همچنین تأثیری که می‌گذارند) اشتیاق نشان دهید و تیم شما به احتمال زیاد از این اهداف پیروی خواهند کرد.
۷. اهداف را مرتبا مرور کنید
اغلب اوقات، روند تعیین هدف به این صورت است: شما یک هدف سه ماهه یا سالانه را برای تیم خود مشخص می‌کنید و سپس اهداف را رها می‌کنید تا زمان آن برسد که ببینید تیم چگونه انتظارات را برآورده کرده است.
این روند یک روند ناامید کننده و البته منسوخ شده در دنیای کسب‌وکارها است. شما باید پیشرفت را مشاهده کنید و نه فقط خط پایان.
لابوویتز می‌گوید:
«اگر به طور مرتب اهداف شرکت را مورد بررسی قرار ندهید، خیلی سریع و آسان به اهدافی «دور از دید و دور از ذهن» تبدیل می‌شوند. اگر اهداف شرکت از درجه اهمیت بالایی برخوردار هستند که برای تعیین آنها وقت می‌گذارید، به همان اندازه نیز باید طوری تعیین شوند که قابل ردیابی باشند و روند دستیابی به آنها به طور مرتب به تیم گزارش شوند تا بدانند در مقابل هدف چگونه عمل کرده‌اند.»
تیم خود را در جریان پیشرفت قرار دهید و البته، آن نقاط عطف و دستاوردهایی که در این راه اتفاق می‌افتند را جشن بگیرید! آگاهی از روند کار و پاداش دادن به افراد تیم، باعث افزایش انگیزه آنها برای ادامه راه می‌شود.
