به عنوان یک مدیر، باید با واحدها و کارمندان زیادی در داخل و حتی خارج از شرکت در ارتباط باشید؛ از رهبری کردن جلسات و ارسال ایمیل‌های گوناگون گرفته تا سر زدن به کارمندان و صحبت کردن با آنها، انواع و اقسام ارتباطاتی است که باید همه روزه از پس آنها بربیایید تا کارها را بر وفق مرادتان پیش بروند. اما مشکلات ارتباطی کارمندان در یک سازمان به چه معناست؟
گاهی اوقات مشغله شما در سازمان آنقدر زیاد می‌شود که نمی‌توانید آن‌طور که باید و شاید با اعضای تیم خود ارتباطی سالم و سازنده برقرار کنید. البته شما تعاملات و گفت‌وگوهایی با اعضای تیم خود دارید، اما موضوع آنجاست که شما و اعضای تیم از اولویت‌ها، اهداف و مسئولیت‌های خود اطلاعی ندارید. این مسائل منجر به عدم تحقق انتظارات از اعضای تیم و در نهایت نارضایتی در سازمان می‌شود.
مشکلات ارتباطی در سازمان‌ها از دیرباز وجود داشته، اما با گذر زمان و افزایش مشغله افراد، این مشکلات عمیق‌تر از قبل شده‌اند. در این مقاله قصد داریم پنج نشانه مهم از وجود مشکلات ارتباطی کارمندان در سازمان را بررسی کنیم. حال این نشانه‌های ضعف ارتباطی بین کارکنان یک مجموعه چه هستند؟
یک پروژه توسط دو تیم مختلف به طور همزمان انجام شده است
وقتی بین کارکنان یک مجموعه مشکلات ارتباطی وجود داشته باشد، ناهماهنگی مدام گسترش می‌یابند و تعداد خطاها افزایش پیدا می‌کنند. مطمئناً اگر روند انجام یک کار به درستی به اعضای تیم منتقل نشده باشد، دو گروه به طور همزمان و بدون اطلاع از یکدیگر آن کار را پیش می‌برند. نکته مهم این است به دلیل وجود مشکلات ارتباطی کارمندان، استراتژی دو گروه هم کاملاً با هم متفاوت بوده و در نهایت، نتایج به دست آمده نیز کاملاً متناقض با یکدیگر خواهند بود.
در این حالت است که مشکلات ارتباطی کارمندان به سازمان‌ها ضربه می‌زند. هیچ‌کس نمی‌داند همکارش مسئول چه بخشی است و چه کاری را انجام می‌دهد. در نهایت یک کار به دو شکل و با دو استراتژی کاملاً متفاوت انجام می‌گیرد. هیچ شخصی نمی‌داند که کدام درست و کدام غلط است. تلاش‌ها دو برابر شده، پروژه دو بار انجام شده، اما نتیجه کار در حقیقت قابل استناد و موثر نبوده است.
پروژه انجام نشده است
ارتباط شفاف، کلید موفقیت واگذار کردن پروژه‌ها به اعضای تیم است. اگر وظیفه‌ای به طور شفاف به شخصی واگذار نشود، او پیام درست را در این باره دریافت نکرده است. حال چه تضمینی وجود دارد که پروژه به طور موازی توسط همکار دیگری در حال انجام نباشد؟
مشکلات ارتباطی کارمندان در پست‌های مدیریتی بسیار رایج هستند. مدیری را در نظر بگیرید که به ندرت درباره پروژه‌ها با همکاران صحبت میکند و اطلاعاتی نامفهوم را به کارمندان منتقل میکند. چند روز بعد از یکی از همکاران می‌خواهد درباره پروژه در حال انجام به او گزارش دهد؛ چطور یک کارمند زمانی که وظیفه‌ای به روشنی و دقت به او واگذار نشده شروع به کار کند؟ شاید او گمان کرده مدیریت هنوز روی پروژه کار میکند و تصمیم نهایی را برای شروع کار نگرفته است.
وقتی ارتباط به طور شفاف و صریح شکل نمی‌گیرد، کاری انجام نمی‌شود. بنابراین ضرب‌الاجل موجود معنی خود را از دست می‌دهد و در نهایت پروژه شکست می‌خورد.
نتیجه بدست آمده، آن چیزی نیست که انتظارش را می‌کشیدیم
وقتی ارتباط درست میان اعضای تیم شکل نگیرد، نتیجۀ کار آن چیزی که انتظار داریم نخواهد بود. گاهی اوقات، مشکلات ارتباطی کارمندان باعث انجام نشدن درست کارها می‌شود.
در چگونگی انجام یک کار حداقل دو شخص مسئول خواهند بود: یا شخص واگذارکنندۀ کار به درستی راجع به نحوۀ انجام آن به عضو تیم توضیحات جامع و لازم را نداده، یا عضو تیم سوالات لازم را برای روشن شدن روند و کیفیت انجام کار به درستی نپرسیده است. البته ممکن است ترکیبی از این دو مشکل ارتباطی نیز پیش آمده باشد.
مقصر هر یک از این دو نفر هم که باشد، باید نحوه و رویکرد ارتباطی‌شان را تغییر دهند؛ به طوری که مشکلات ارتباطی باعث نشود نتیجۀ کار از انتظارها فاصله داشته باشد.
یکی از طرفین به طرف مقابل هیچ پیامی نمی‌فرستد
یکی از متداول‌ترین مشکلات ارتباطی کارمندان در سازمان‌ها زمانی است که یکی از طرفین، تمام مکالمه را به طور اختصاصی در دست می‌گیرد. در واقع گفت‌وگویی در کار نیست و تنها یک مونولوگ خوانده می‌شود.
برای مثال مدیری را در نظر بگیرید که مدام با کارمندان خود در ارتباط است، به آنها کارها را با شفافیت کامل واگذار میکند، آنها را راهنمایی کرده و به خوبی آموزش می‌دهد، اهداف سازمان را به دقت به آنان یادآوری میکند. اما با وجود همه این موارد اعضای تیم او همیشه ساکت هستند و این تعاملات هرگز دو طرفه نمی‌شود.
البته عکس آن قضیه هم اتفاق می‌افتد، کارمندی را در نظر بگیرید که مدام کارها را با نظم پیش می‌برد، به طور منظم از طریق ایمیل به مدیر خود گزارش می‌دهد، بعضی اوقات با او تماس می‌گیرد، اما باز هم نمی‌تواند با مدیرش ارتباط برقرار کند، در واقع از مدیر خود هیچ بازخوردی نمی‌گیرد.
این مشکل ارتباطی باعث می‌شود کارها پیش نرود و طرف مقابل انگیزه و انرژی خود را از دست بدهد و پس از مدتی او هم دست از ارتباط گرفتن بردارد.
اولویت‌های افراد با هم متفاوت است
وقتی افراد روی چند پروژه به طور همزمان کار می‌کنند، ناچارند بعضی از آنها را بر دیگری اولویت بخشند. مشکل ارتباطی هنگامی خودش را بروز می‌دهد که شما اولویت‌ها و اهداف خود را به طور شفاف اعلام نمی‌کنید و مشخص نمی‌کنید چه میزان از وقت و انرژی اعضای تیم باید معطوف به کدام پروژه و کدام هدف باشد.
در یک لحظه شما به دنبال نتیجه کاری هستید که برای شما اولویت بالایی محسوب می‌شد، اما متوجه می‌شوید همکار شما اصلاً روی آن پروژه کار نکرده است. او با تعجب به شما می‌گوید تمام هفته را روی پروژه‌ای دیگر که گمان می‌کرده برای سازمان مهم است، مشغول به کار بوده است.
شما و اعضای تیمتان باید درباره اهمیت و اولویت پروژه‌ها، هم نظر باشید. تنها راه آن ارتباط و تعامل است، آن هم ارتباط و تعاملی سالم، سازنده، شفاف و پیوسته.
به عنوان یک مدیر، بسیار آسان است که مشکلات ارتباطی در سازمان را تحت تاثیر عواملی مانند، ضعف و ناکارآمدی نیروها، عدم توجه نیروها به شما و در نهایت قانون شکنی بدانید. با این حال، واقعیت این است که تا وقتی مشکلات بزرگ‌تر را بررسی نکنید، نمی‌توانید به مشکلات کوچک‌تر بپردازید.
موضوع و مشکل بزرگ‌تر، مشکلات ارتباطی کارمندان در سازمان است و این مشکل به طور مستقیم با مدیریت سازمان و رویکردش ارتباط دارد. بنابراین باید تلاش کنید نحوه تعامل و ارتباط خود با اعضای تیم را بهبود ببخشید. با حل شدن این معضل، مطمئن باشید بسیاری از مشکلاتی که فکرش را هم نمی‌کردید به راحتی حل خواهند شد.
ارتباط شما با اعضای تیمتان چگونه است؟ خوشحال می‌شویم که نظرات و تجربیات خود را با ما در میان بگذارید.منبع: themuse
