درک و شناسایی مهارت‌ها و توانایی‌های کارمندان و نامزدان شغلی در زمان تخصیص وظایف، می‌تواند برای تیم‌ها و سازمان‌ها بسیار مفید باشد. بخش منابع انسانی اغلب برای مدیریت این اطلاعات هنگام استخدام کارمندان و تخصیص وظایف در شرکت، مخزن استعداد یا Talent Pool را به وجود می‌آورد. یادگیری این فرایند به شما کمک می‌کند تا از مزایای آن آگاه و استراتژی پشت این پروسه را متوجه شوید. در این مقاله، قصد داریم تا تعریف مخزن استعداد را ارائه دهیم، مزایای کلیدی آن را به اشتراک می‌گذاریم، نحوه ساخت مخزن استعداد را مرور کنیم و نکاتی برای مدیریت آن ارائه دهیم.
مخزن استعداد چیست؟
مخزن استعداد فرایند جمع‌آوری اطلاعات در مورد افراد واجد شرایط برای موقعیت‌های شغلی است. در واقع، این فرایند به معنای شناسایی مهارت‌ها و صلاحیت‌های افراد و سازمان‌دهی آنها، اغلب در یک پایگاه داده، برای درک چگونگی رفع شکاف‌های موجود در یک سازمان است. مخزن استعداد متفاوت از کانال تأمین استعداد (Talent pipeline) است و به این معنا است که شما از قبل می‌دانید که افراد برای موقعیت‌های شغلی خاص چه شرایطی را باید داشته باشند. بخش منابع انسانی در شرکت‌ها مسئول تهیه مخزن استعداد برای جذب نیرو در سازمان است و می‌تواند این کار را با کمک شرکت‌های منابع انسانی، انجام دهد. دو نوع مخزن استعداد وجود دارد:
- مخزن استعداد داخلی: مخزن استعداد داخلی گروهی از افراد هستند که توانایی بر عهده گرفتن مسئولیت‌های اضافی را دارند و قابلیت پیشرفت در نقش خود را نشان می‌دهند.
- مخزن استعداد خارجی: مخزن استعداد خارجی گروهی از افراد واجد شرایط خارج از یک سازمان هستند. اینها اغلب کارجویانی هستند که در یک پایگاه داده نام آنها وجود دارد و صلاحیت خود را ثابت کرده‌اند و یا از مرحله غربالگری اولیه گذر کرده‌اند.
مزایای مخزن استعداد
مخزن استعداد یا Talent Pool مزایای بسیاری برای شرکت‌ها دارد. برخی از مهم‌ترین این مزایا عبارت‌اند از:
ایجاد انگیزه در کارکنان
در کنار آماده کردن مخزن استعداد داخلی در شرکت‌ها، برنامه‌هایی برای آموزش افراد دارای عملکرد بالا نیز ارائه می‌شود. این می‌تواند انگیزه کارکنان را برای عملکرد بهتر افزایش دهد تا بتوانند از پیشرفت شغلی خود مطمئن شوند. علاوه بر این، کارکنان با مشاهده این مخزن به این نتیجه می‌رسند که برای توسعه مهارت‌ها و یادگیری مسئولیت‌های جدید و به صورت کلی موفقیت آنها، سرمایه گذاری انجام شده و در نتیجه، بهره‌وری آنها افزایش پیدا می‌کند.
بهبود زمان استخدام
استخدام می‌تواند یک فرایند زمان‌بر در سازمان‌ها باشد؛ بنابراین داشتن لیستی از افراد واجد شرایط برای موقعیت‌های شغلی، به تیم‌های استخدام در بهبود استانداردهای استخدامی خصوصا مقوله زمان کمک می‌کند. اسامی موجود در مخزن استعداد اغلب شامل کارمندان قبلی، فریلنسرها یا متقاضیان واجد شرایط قبلی می‌شود؛ بنابراین، این افراد درباره شرکت شما اطلاعات کافی دارند. مخزن استعداد علاوه بر کاهش مدت زمان مورد نیاز برای استخدام، زمان آنبوردینگ یا همسان سازی را نیز کاهش می‌دهد.
کاهش هزینه‌ها
فرایند استخدام هزینه‌های بسیاری را به سازمان‌ها تحمیل می‌کند و این هزینه‌ها ممکن است در سازمان‌ها متفاوت باشد. با داشتن مخزن استعداد، می‌توانید این هزینه‌ها را کاهش دهید و فرصت‌های شغلی موجود را به‌موقع به اشتراک بگذارید. اگر مخزن استعدادی از فریلنسرها دارید، علاوه بر کاهش دیگر هزینه‌ها، هزینه‌های مربوط به استخدام کارمند تمام وقت و مزایای آن را نیز کاهش خواهید داد.
چگونه مخزن استعداد تهیه کنیم؟
در ادامه مراحلی را عنوان خواهیم کرد که می‌توانید در زمان تهیه مخزن استعداد آنها را دنبال کنید:
۱. در مورد اهداف سازمانی آگاهی به‌دست آورید
برای اینکه مطمئن شوید افرادی مناسب را در سازمان استخدام می‌کنید، باید به این نکته توجه کنید که مخزن استعداد باید در راستای اهداف کلی سازمان باشد. اهداف کلی سازمان می‌توانند اهداف مشخصی باشند، مانند افزایش فروش که برای این هدف نیاز به استخدام متخصصان فروش بیشتری خواهید داشت. همچنین ممکن است این اهداف شامل بهبود مجموعه مهارت‌های خاص در سازمان باشد. این مهارت‌ها ممکن است شامل مهارت‌های نرم، مانند مهارت‌های سازمانی یا حل مسئله، یا مهارت‌های فنی، مانند مهارت کار با نرم افزاری خاص باشد.
۲. استعدادهای موجود را ارزیابی کنید
قبل از تهیه مخزن استعداد، می‌توانید استعدادهای سازمان خود را ارزیابی و آنها را طبقه‌بندی کنید. برای این کار تیم منابع انسانی می‌تواند با همکاری تیم‌های مدیریتی نقاط قوت و شایستگی‌های کلیدی هر کارمند را شناسایی کند. با شناسایی مهارت‌های هر کارمند و بخش، می‌توانید شکاف‌ها را شناسایی و برای رفع آنها اقدام کنید. اطلاعاتی که در این بررسی به‌دست می‌آید را در یک پایگاه داده نگهداری کنید تا در زمان مناسب بتوانید، از فراد با استعدادهای مختلف در تیم‌ها و بخش‌های مختلف استفاده کنید.
۳. برنامه‌های آموزشی داشته باشید
برای اینکه بتوانید مخزن استعداد داخلی داشته باشید، باید سراغ برنامه‌های آموزشی بروید زیرا با این کار به کارکنان کمک خواهید کرد تا مهارت‌های خود را در حین مدیریت مسئولیت‌های روزانه خود توسعه دهند. برنامه‌های آموزشی شما می‌تواند شامل کوچینگ و یا حضور یک منتور در کنار کارمندان باشد تا با کمک آنها بتوانید کارمندان را برای انجام مسئولیت‌های بیشتر آماده کنید. در مورد مخزن استعداد خارجی، این موضوع می‌تواند به این معنی باشد که مطمئن شوید نامزدها از الزامات خاص شرکت، مانند ارسال مدارک، برای اطمینان از آسان بودن فرایند آنبوردینگ، برخوردار هستند.
۴. مخزن‌های استعداد خود را مدیریت کنید
مدیریت مخزن‌های استعداد، این اطمینان را به شما می‌دهد که کارجویان را درگیر برند خود و انتظارات آنها را درک کنید. اگر مخزن استعداد خارجی داشته باشید، می‌توانید در هر زمان که موقعیت شغلی جدیدی تعریف می‌کنید با نام‌های موجود در مخزن تماس بگیرید و آنها را از این موقعیت باخبر کنید. با نظارت بر مخزن‌های استعداد داخلی می‌توانید پیشرفت کارمندان خود را اندازه‌گیری کنید.
نکاتی در مورد مخزن استعداد
در ادامه نکاتی را بیان خواهیم کرد که می‌توانید از آنها هنگام توسعه و مدیریت مخزن‌های استعداد خود استفاده کنید:
استفاده از تکنولوژی
برای داشتن مخزن استعداد، باید از فناوری مناسب برای به‌دست آوردن اطلاعات مورد نیاز در مورد نامزدها استفاده کنید. با کمک فناوری می‌توانید اطلاعات پایه‌ای مانند نام، مدارک تحصیلی و هر گونه مستندات را در یک پایگاه داده ثبت کنید. می‌توانید نرم‌افزار مدیریت استعداد داشته باشید تا با کمک آن پیشرفت کارمندان و نامزدها در حین توسعه مهارت‌هایشان را پیگیری کنید.
ارائه روشن انتظارات
اگر انتظارات را در سازمان خود به روشنی ارائه دهید، به کارمندان و نامزدان کمک می‌کنید تا فرایندها را به‌راحتی درک کنند. با این کار، مطمئن خواهید شد که کارکنان به درک درستی از اهدافِ توسعه و جدول زمانی رسیده‌اند. در مورد مخزن استعداد خارجی، این شفافیت شامل نوشتن شرح شغلی و آگهی استخدامی می‌شود تا با کمک آن بتوانید افراد مناسب را جذب فرصت‌های شغلی خود کنید.
درخواست بازخورد
بخشی از روند جذب افراد با استعداد، شامل درخواست و دریافت بازخورد می‌شود. این کار، بخشی از کارهای غیررسمی شما در فرایند استخدام است و می‌توانید از فرد کارجو بپرسید که آیا همه چیز در طول فرانید واضح بوده است یا قسمت‌هایی در این فرآیند وجود دارد که نیاز به بهبود داشته باشد. با این کار به این افراد (که می‌توانند کارمندان فعلی و با کارجویان باشند) نشان می‌دهید که می‌خواهید آنها موفق شوند و پیشرفت کنند. برای این کار می‌توانید پرسشنامه‌هایی آماده کنید و از افراد بخواهید که این پرسشنامه‌ها را با توجه به تجربه و انتظاراتی که داشتند، پر کنند.
ارائه بازخورد
در کنار دریافت بازخورد، ارائه بازخورد نیز باعث می‌شود افراد موجود در مخزن استعداد داخلی و خارجی را درگیر برند و فرصت‌های شغلی خود کنید. برای مخزن‌های استعداد داخلی، ارائه بازخورد صادقانه و سازنده در مورد پیشرفت کارکنان مهم است، چرا که با کمک این بازخوردها می‌توانند مهارت‌های خود را برای انجام وظایف خاص توسعه دهند. در مورد مخزن‌های استعداد خارجی، بازخورد می‌تواند شامل پاسخ سریع دادن به پذیرش یا رد برای استخدام باشد تا داوطلبان بفهمند برای ادامه راه خود چه کاری باید انجام دهند.
