تیم سازی یک تکنیک مدیریتی و از نقش‌های مدیریتی است که برای بهبود کارایی و عملکرد گروه‌های کاری در سازمان‌ها و در راستای نظم بخشیدن به کارها و استفاده درست از افراد در کارها به کار گرفته می‌شود. وقتی افرادی با علاقه، نگرش و سلیقه مشابه گرد هم می‌آیند و برای یک هدف مشترک کار می‌کنند، در واقع تیم سازی انجام می‌شود. در تیم سازی، افراد در کارها و انجام آنها مشارکت یکسان دارند و بهترین خود را برای رسیدن به اهداف تیم و دستیابی به اهداف سازمان ارائه می‌دهند. اعضای تیم سخت تلاش می‌کنند تا انتظارات دیگران را برآورده کنند و وظایف محوله را با موفقیت انجام دهند. تا زمانی که تک تک اعضا بر مسئولیت‌های خود متمرکز و جدی باشند، یک تیم می‌تواند موفق عمل کند. اولویت اول تمام اعضا، تیم است و سایر موارد در اولویت‌های بعدی قرار می‌گیرد. منافع شخصی نیز در آخرین اولویت‌های هر فرد در تیم قرار می‌گیرد.
برای موفقیت تیم، رهبران گروه هستند که باید به تیم انگیزه دهند. در تیم سازی و هدایت تیم، هرگز نباید چیزی به کسی به زور تحمیل شود؛ به جای این فشارها، افراد باید خود به خود و به صورت خودجوش ابتکار عمل داشته را در دست بگیرند. افراد خود باید قدم‌های مثبت بردارند و حتی چالش‌ها را بپذیرند.
تیم سازی چیست؟
تیم سازی به فعالیت‌های مختلف انجام شده برای ایجاد انگیزه در اعضای تیم و افزایش عملکرد کلی تیم، اشاره دارد. فقط به عنوان یک مدیر و کارفرما نمی‌توانید انتظار داشته باشید که تیم شما به تنهایی عملکرد خود را انجام دهد. یک عامل محرک همیشه در تیم سازی ضروری است.
همه ما انسان هستیم و قدرشناسی را دوست داریم. هر فردی که عملکرد فوق العاده‌ای دارد باید در ملأ عام تشویق شود و از او قدردانی شود. با این کار شادی و انگیزه به او می‌دهید که برای کارهای آینده حتی با انگیزه بیشتری عمل کند. اگر یکی از اعضای تیم ایده منحصر به فردی ارائه کرد، با او به گونه‌ای رفتار کنید که برای دفعات بعد نیز برای یاری رساندن به تیم آماده باشد. هرگز از هیچ یک از اعضای تیم به تندی انتقاد نکنید و در صورت عدم موفقیت طوری را با او رفتار نکنید که انگیزه خود را از دست بدهد.
تیم سازی عالی نیاز به مهارت و حضور ذهن زیاد دارد. معمولاً برخی از مدیران در مهارت‌های تیم سازی تخصص دارند و این ویژگی باعث می‌شود که در شرکت‌های بزرگ استخدام شوند.
مدیری که مسئولیت تیم سازی در سازمان را بر عهده دارد، باید نقاط قوت و ضعف اعضای تیم را دریابد و با توجه به این موارد، اعضا را در تیم‌های مختلف قرار دهند. او همچنین باید بر توسعه روابط بین فردی و به وجود آوردن اعتماد بین اعضای تیم تمرکز کند. مدیر باید ارتباط و تعامل بین اعضای تیم را تقویت کند و همچنین به روش‌های مختلف، استرس را کاهش دهد.
او باید اهداف و مقاصد سازمان را به روشنی برای اعضای تیم تعریف کند. همچنین، باید نقش هر یک از اعضای تیم را جهت هدایت آنها به سوی دستیابی به اهداف سازمانی مشخص کند.
فرایند تیم سازی
تیم سازی فرایندی نیست که یک بار انجام و تمام شود. این یک فرایند گام به گام است که هدف آن ایجاد تغییر مطلوب در سازمان است. تیم‌ها معمولاً برای یک کار یا پروژه خاص تشکیل می‌شوند و تیم سازی معمولا برای اهداف کوتاه مدت است.
مراحل مختلف تیم سازی به شرح زیر است:
نیاز برای تیم سازی را مشخص کنید
مدیر ابتدا باید نیاز تشکیل یک تیم برای انجام یک کار خاص را تجزیه و تحلیل کند. قبل از تشکیل تیم، باید هدف کار، مهارت‌های مورد نیاز برای کار و پیچیدگی آن را درک کنید.
اهداف و مجموعه مهارت‌های مورد نیاز را مشخص کنید
در مرحله بعد، اهداف سازمانی و مهارت‌های مورد نیاز برای تحقق آن را تعیین می‌کنید.
نقش‌ها را در تیم مشخص کنید
مدیر جنبه‌های مختلف کار از قبیل نحوه تعامل افراد با هم، نقش‌ها و مسئولیت‌های آنها، نقاط قوت و ضعف آنها و همچنین نحوه چیدمان تیم‌ها و قرار گرفتن افراد مناسب در تیم را بررسی می‌کند.
استراتژی تیم سازی را مشخص کنید
در این مرحله، مدیر باید چارچوب عملیاتی را به خوبی درک کند تا بتواند بهترین تیم سازی را انجام دهد. او باید خودش از اهداف، نقش‌ها، مسئولیت‌ها، مدت زمان انجام کار، در دسترس بودن منابع، آموزش، جمع آوری اطلاعات، نحوه بازخورد دادن و ایجاد اعتماد در تیم مطمئن باشد.
اعضای هر تیم را مشخص کنید
در این مرحله، افراد دور هم جمع می‌شوند تا با هم یک تیم را تشکیل دهند. هر یک از اعضا با وظایف و مسئولیت‌های خود در تیم آشنا می‌شوند.
قوانین را ایجاد و ابلاغ کنید
در مورد قوانین مربوط به گزارش اعضای تیم، برنامه‌ی جلسات و تصمیم گیری‌های داخل تیمی صحبت کنید و به نتیجه برسید. این اطمینان را برای اعضای تیم به وجود آورید که برای ایجاد ارتباط باز و سالم در تیم، می‌توانند سؤالات و نظرهای خود را به راحتی به اشتراک بگذارند.
نقاط قوت افراد را پیدا کنید
برای به دست آوردن نقاط قوت افراد تیم، روش‌های مختلفی وجود دارد. به عنوان مثال شما قبل از هر کاری می‌توانید سراغ تست شخصیت شناسی MBTI بروید و به این نقاط قوت دست پیدا کنید. همچنین به اعضای تیم کمک کنید تا به نقاط ضعف و قوت یکدیگر آشنایی پیدا کنند و با این کار می‌توانید کار تیمی را کاربردی‌تر پیش ببرید.
عضوی از تیم باشید
در این مرحله، مدیر باید به عنوان یک عضو و نه به عنوان رئیس، با تیم و کار آنها درگیر شود. بروز اهمیت دادن به افراد تیم و رسیدگی به آنها، در تیم سازی ضروری است. اعضای تیم باید مدیر خود را به عنوان رهبر تیم، مربی و الگوی خود ببینند.
بر عملکردها نظارت کنید
گام بعدی بررسی بهره‌وری و عملکرد تیم است. این شامل کشف نقاط ضعف و دلایل آن می‌شود. این مرحله برای بهبود عملکرد و بهره‌وری تیم در دراز مدت ضروری است.
برای جلسات برنامه ریزی کنید
یکی از مهم‌ترین مراحل این است که هر از گاهی جلساتی هدفمند برای بحث در مورد عملکرد تیم، مشکلات مربوط به وظایف و بحث در مورد اقدامات آینده برگزار شود.
پایان کار تیم و منحل شدن آن
سرانجام، مدیر باید نتایج را ارزیابی کرده و به پاداش افراد تیم را پرداخت کند. سرانجام، تیم با تحقق هدفی که برای آن تشکیل شده بود منحل می‌شود.
مزایای تیم سازی
تیم سازی به عنوان تکنیکی برای توسعه و مدیریت تیم‌های مؤثر در محیط کار استفاده و کارایی دارد. در بیشتر سازمان‌ها برای دستیابی به اهداف بلند مدت سازمانی و نیاز به انجام مکرر فعالیت‌های سازمانی، تیم سازی انجام می‌شود.
اجازه دهید اکنون مزایای مختلف تیم سازی برای یک سازمان را مورد بحث قرار دهیم:
شناسایی نقاط قوت و ضعف: از طریق تیم سازی می‌توان نقاط قوت و ضعف هر یک از اعضا را شناسایی کرد. در کارهای روزمره، چنین تحلیل و نتیجه‌ای را نمی‌توانید به دست آورید. به دست آوردن این شایستگی‌ها می‌تواند به مدیران کمک کند تا بتوانند تیم‌های موفق‌تری در آینده بسازند.
قدم‌های مستقیم به سمت چشم انداز و ماموریت سازمان: در فعالیت‌های تیم سازی، نقش و اهمیت تیم برای رسیدن به چشم انداز سازمان مشخص می‌شود. این امر باعث می‌شود افراد به وضوح اهداف، مأموریت و چشم انداز سازمان را درک کنند و برای مشارکت در این امر ترغیب شوند.
ایجاد ارتباط و همکاری: در کار تیمی، روابط بین فردی بین اعضای تیم تقویت می‌شود. این امر باعث می‌شود که افراد با هم احساس راحتی کنند و از هم شناخت خوبی پیدا کنند. همکاری تیمی باعث ایجاد اعتماد و درک بین اعضای تیم نیز می‌شود.
تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها در سازمان: تیم سازی نقش هر یک از اعضا و کارمندان سازمان را به صورت واضح مشخص می‌کند. علاوه بر این، اعضاء مسئولیت‌های فردی خود را متوجه می‌شوند که می‌توانند در قالب تیم و با انگیزه بالا، آنها را انجام دهند.
مهیا کردن فضایی برای داشتن تفکر خلاقانه و حل مسئله: در یک تیم، افراد انگیزه دارند تا نظرات، پیشنهادات و راه حل خود را برای یک مشکل خاص ارائه دهند. این منجر به طوفان فکری و تبلور خلاقیت در اعضای تیم می‌شود.
ایجاد اعتماد و افزایش روحیه در سازمان: با انجام فعالیت‌های گروهی و تیمی، هر یک از اعضا احساس ارزشمند بودن و مفید بودن خواهند کرد. این امر آنها را تشویق می‌کند تا مهارت‌های خود را توسعه دهند و روابط بین فردی را قوی‌تر کنند و در نهایت، روحیه و اعتماد اعضای تیم افزایش پیدا می‌کند.
معرفی تغییرات و مدیریت آنها: تیم سازی باعث می‌شود مدیران بتوانند افراد را با تغییرات و ضرورت آنها آشنا کنند و این تغییرات را وارد سازمان کنند. مدیریت تغییرات در سازمان می‌تواند بر عملکرد کار و تیم اثر بگذارد.
انجام آسان‌تر کارها در حالت تیمی: بیشتر مدیران بر این باور هستند که افراد در قالب یک تیم بهتر می‌توانند کارها را انجام دهند تا اینکه هر شخص به صورت انفرادی، نقشی را بر عهده بگیرد. بنابراین، تیم سازی به مدیران کمک می‌کند تا به طور کارآمد و کافی کار را به تیم محول کنند. در یکی از مقایسه‌ها مقایسه کار گروهی و فردی را به طور کامل توضیح دادیم.
بهره‌وری بهتر: اگر تیم عاقلانه شکل بگیرد و همه اعضای تیم به طور مشترک برای رسیدن به اهداف تلاش کنند، بهره‌وری همه افراد بهبود می‌یابد. بنابراین، افزایش بهره‌وری تیم باعث افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود.
معایب تیم سازی
تیم سازی کار آسانی نیست. یک تیم با عملکرد بالا می‌تواند اهداف سازمان را برآورده کند. با این حال، یک تیم ناکارآمد نیز می‌تواند منجر به اتلاف وقت و منابع سازمان شود.
بنابراین، می‌توان گفت که تیم سازی می‌تواند برای برخی سازمان‌ها معایبی به همراه داشته باشد که این معایب عبارت‌اند از:
ایجاد تعارض: گاهی اوقات، تیم فاقد هماهنگی و درک بین اعضای خود است. این منجر به درگیری و تنش درون تیمی می‌شود و در نتیجه کارایی و بهره‌وری را کاهش می‌دهد. در چنین تیمی، مدیریت مجبور است زمان زیادی را صرف کاهش تنش‌ها و درگیری‌ها کند.
اعضای تیم غیرمولد: گاهی اوقات، برخی از اعضای تیم کمک چندانی به عملکرد تیم نمی‌کنند. چنین افرادی به عنوان اعضای آزاد تیم در نظر گرفته می‌شوند. آنها ثابت می‌کنند که برای تیم ناکارآمد و کم بازده هستند.
ممکن است منجر به عدم همکاری شود: افراد با هم تفاوت دارند. گاهی هیچ اتحاد و همکاری بین اعضای تیم شکل نمی‌گیرد. این عدم همکاری بین اعضای تیم منجر به هدر دادن انرژی و مانع عملکرد مثبت در کل تیم می‌شود.
مشکل در ارزیابی عملکرد فردی: فارغ از نتیجه‌ای که تیم به دست می‌آورد، برخی سازمان‌ها هستند که نمی‌توانند میزان مشارکت و همکاری افراد در کار تیمی را ارزیابی کنند. معمولاً سازمان در پایان هر دوره به تمام اعضای تیم پاداش می‌دهد و از مشارکت هر یک از اعضا به صورت جداگانه چشم پوشی می‌کند.
هزینه‌بر است: فعالیت‌های تیم سازی نیاز به زمان و هزینه دارد. علاوه بر این، زمان، هزینه و منابع زیادی برای ایجاد هماهنگی، تعادل و مدیریت تعارض‌ها در تیم‌ها مصرف می‌شود.
مسئولیت پذیری و مسائل مربوط به اعتبار: در صورت شکست، یافتن دلیل در تیم‌ها مشکل می‌شود. گاهی اوقات اعضای تیم مسئولیت کار خود را بر عهده نمی‌گیرند و اشتباه خود را گردن دیگر افراد تیم می‌اندازند.
سخن پایانی
تیم سازی در هر سازمانی از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا به پیشرفت کلی اعضای تیم و در نتیجه بهبود عملکرد سازمان کمک می‌کند. همچنین پیوند بین کارکنان را قوی‌تر می‌کند و آنها احساس انگیزه برای کار و رسیدن به اهداف به دست می‌آورند. برای اینکه بتوانید تیم‌های موفق در سازمان داشته باشید، به آنچه در این مقاله عنوان کردیم دقت کنید و از این نکات در مسیر خود استفاده کنید.
