استفاده موثر از معیارهای استخدام، منجر به انجام درست تمام فرایندهای استخدامی در سازمان می‌شود. مدیران استخدام، صاحبان مشاغل و استخدام‌کنندگان به داده‌هایی نیاز دارند که بتوانند فعالیت استخدامی خود را اصولی پیش ببرند.
اندازه‌گیری زمان مورد نیاز برای استخدام درست از زمانی آغاز می‌شود که کارجو درگیر موقعیت شغلی شما می‌شود و این مدت زمان از کسب‌وکاری به کسب‌وکاری دیگر متفاوت است. برای آشنایی بیشتر با این مفهوم، در این مقاله درباره زمان مورد نیاز برای استخدام خواهیم گفت و همچنین، به روش بهبود مدت زمان استخدام اشاره خواهیم کرد.
زمان مورد نیاز برای استخدام چیست؟
زمان مورد نیاز برای استخدام، به زمان سپری شده بین جذب نیرو و سپس پذیرش پیشنهاد از سمت کارجو گفته می‌شود. با دنبال کردن و توجه به این معیار استخدام، می‌توانید به پاسخ سوالات زیر برسید:
- چقدر طول می‌کشد تا متوجه شوید که فرد مناسبی را انتخاب کردید؟
- وقتی فرد مناسب را پیدا کردید، چقدر زمان می‌برد تا کارهای بعد در فرایند استخدام را انجام دهید؟
- مشکلات و تنگناهای شما در فرایند استخدام چیست؟
زمان استخدام = پذیرش فرصت شغلی از سمت کارجو – زمان پذیرش پیشنهاد شغلی از سمت کارجو
زمان استخدام در مقابل زمانی که طول می‌کشد فرایند کلی استخدام به اتمام برسد
زمانی که فرایند کلی استخدام به پایان برسد، معیاری برای اندازه‌گیری کلیت فرایند استخدام از زمان نوشتن شرح شغلی تا پایان استخدام است؛ این در حالی است که، زمان مورد نیاز استخدام معیاری برای ردیابی سرعتی است که کسب‌وکارها افراد مناسب را بعد از ارسال درخواست همکاری استخدام می‌کنند. برای اندازه‌گیری این معیار، باید ببینید تیم استخدام شما چقدر سریع تصمیم می‌گیرد و همچنین باید به زمان توجه داشته باشید تا بفهمید، با چه سرعتی فرد مناسب را از میان درخواست‌های ارسال شده استخدام می‌کنید.
استخدام یک فعالیت پیچیده است که عوامل خارجی بسیاری از بازار کار، محل سکونت، فصلی بودن و غیره، روی آن اثر دارند. اما زمان مورد نیاز استخدام معیاری است که به شرکت‌ها و تیم منابع انسانی آنها کمک می‌کند تا گزارشی شفاف از روند استخدام به مدیریت بدهند.
زمان مورد نیاز برای استخدام از منبع‌یابی تا زمانی که پیشنهاد از سمت کارجو پذیرفته می‌شود، اندازه‌گیری می‌شود، نه زمانی که تصمیم‌گیری برای آگهی کردن یک موقعیت شغلی انجام می‌شود، زیرا عوامل پیچیده‌ای در کل این فرایند وجود دارد. این عوامل ممکن است شامل تعهد کارجو به کارفرمای سابق و تعهدات شخصی باشد که اغلب خارج از کنترل تیم استخدام است. بنابراین، این معیار استخدام از زمان ارسال درخواست از سمت کارجو تا زمان پذیرش درخواست استخدام محاسبه می‌شود.
چرا زمان مورد نیاز استخدام متریک مهمی است؟
زمان مورد نیاز برای استخدام یکی از رایج‌ترین و همچنین یکی از مهم‌ترین معیارهای استخدام است و در راهنمای استخدام نیرو نیز، به عنوان یکی از اصلی‌ترین معیارها شناخته می‌شود. چرا؟
در کنار ارتباطاتی که می‌توان با کارجویان داشت، زمان استخدام یکی از بزرگترین نقش‌ها را در تجربه نامزدان ایفا می‌کند. این نشان دهنده سرعت فرایند استخدام شما و مدت زمانی است که یک نامزد می‌تواند انتظار داشته باشد که در سازمان شما استخدام شود. صرف زمان طولانی برای استخدام ممکن است نشان دهنده تنگناها در فرایند استخدام شما باشد و تجربه‌ای بد از سازمان برای کارجویان به‌وجود آورد. هیچ کارجویی دوست ندارد که بیش از یک ماه برای مصاحبه و مراحل بعدی استخدام صبر کند.
مدت زمان استخدام، همچنین یک معیار استخدام است که کارایی فرایند استخدام شما را نشان می‌دهد. اگر انتخاب نامزدها برای دعوت به مرحله غربالگری تلفنی خیلی طول بکشد، یا بین مصاحبه نهایی و دادن پیشنهاد همکاری به کارجو تاخیر وجود داشته باشد، این موارد بر استخدام تاثیر می‌گذارد و باعث می‌شود کارمندان با استعداد را از دست بدهید.
مدت زمان استخدام، همچنین تحت تأثیر تعدادی از عوامل است که اغلب به بهینه‌سازی نیاز دارند مانند موارد زیر:
- ارتباط داشتن با نامزدها
- تصمیم گیری و ارتباطات داخلی
- نظارت بر مدیریت استعدادها
- ردیابی فرایند استخدام
- جمع‌آوری اسناد
مشکلات در هر یک از این زمینه‌ها می‌تواند بر طول فرایند استخدام شما تأثیر منفی بگذارد. در نهایت، طولانی شدن فرایند استخدام می‌تواند اثر منفی بر تجربه کارجو بگذارد و استخدام افراد با استعداد و متخصص را دچار مشکل کند.
میانگین مدت زمان استخدام چقدر است؟
در حالی که استناد به میانگین زمان لازم برای استخدام در هر صنعت می‌تواند مفید باشند، اما نباید بر این معیارها بیش از حد تکیه کنید. داده‌ها، تفاوت زمان در صنایع مختلف و همچنین شرکت‌های مختلف را نشان می‌دهد، جایی که تفاوت‌ها در بازار کار می‌تواند باعث تاخیر در استخدام کارجویان شود. بنابراین، باید به دنبال زمان مناسب سازمان و فرآیند استخدامی خود باشید.
در ایران، داده‌ای مبنی بر میانگین زمان لازم برای استخدام در صنایع مختلف وجود ندارد. به همین خاطر سراغ شاخص‌های DHI رفتیم که میانگین زمان استخدام بر اساس صنعت را منتشر کرده است:
میانگین زمان استخدام در صنایع (در روزهای کاری)
- ساخت و ساز – ۱۲.۷
- خدمات بازرگانی – ۲۵.۲
- منابع – ۱۷.۹
- آموزش و پرورش – ۲۹.۳
- هتل‌داری و میراث فرهنگی – ۲۰.۷
- ساخت‌وساز – ۳۰.۷
- کشاورزی – ۲۸.۳
- انبار، حمل‌ونقل و تاسیسات – ۲۴.۹
- سایر خدمات – ۳۱.۲
- دولتی – ۴۰.۹
- خدمات مالی – ۴۴.۷
- خدمات بهداشتی – ۴۹
- اطلاعات – ۳۳
- عمده فروشی و خرده فروشی – ۲۴.۶
نحوه بهبود زمان لازم برای استخدام
اگر میانگین زمان مورد نیاز شما برای استخدام کاملا با معیارهای صنعت یا سایر مشاغل در حوزه کسب‌وکار شما تفاوت دارد، نگران نباشید. در اینجا مواردی وجود دارد که باید برای کاهش زمان استخدام در نظر بگیرید:
با ردیابی سرعت استخدام خود می‌توانید متوجه شوید که در هر مرحله از فرایند استخدام خود چقدر زمان صرف می‌کنید. با این اطلاعات، زمینه‌های بهبود سرعت استخدام خود را شناسایی خواهید کرد. به عنوان مثال:
- اگر برای پیدا کردن افراد کارجو سراغ منابع خوبی رفتید، اما کارجویان در مرحله غربالگری گیر کرده‌اند، ممکن است زمان آن رسیده باشد که افرادی را به تیم استخدامی خود اضافه کنید یا سراغ منابع دیگری بروید.
- اگر در مرحله مصاحبه کندی‌ای وجود دارد، به نحوه مدیریت زمان‌بندی مصاحبه نگاه کنید.
زمان لازم برای استخدام را بر اساس شغل یا بخش، تقسیم کنید. اگر تاخیری آشکار در یک تیم یا یک فرد وجود داشته باشد، می‌توانید با مدیر استخدام صحبت کنید تا دلیل آن را بیابید. در هر مرحله از استخدام، باید بر اهمیت سرعت در تصمیم‌گیری تاکید کنید.
روی یک سیستم ردیابی متقاضی سرمایه گذاری کنید. به جای محاسبه دستی زمان لازم برای استخدام، می‌توانید از ATS استفاده کنید که معیارهای استخدام را به طور خودکار ردیابی می‌کند. با استفاده از سیستم ردیابی متقاضی، گزارش‌های دقیقی خواهید داشت که با کمک این گزارش‌ها می‌توانید به سرعت مکان‌هایی را که فرآیند استخدام شما کارآمدتر است، پیدا کنید و برای بهبود فرایند برنامه‌ریزی کنید. با این کار، حتی هزینه استخدام را نیز در سازمان کاهش می‌دهید و می‌توانید از بودجه خود را برای کارهای دیگر استفاده کنید.
