امروزه با پیشرفت تکنولوژی، بسیاری از کارها به صورت خودکار انجام می‌شود و نیروی انسانی در آنها نقش نخواهند داشت. این موضوع در روند بررسی رزومه کارجویان نیز وجود دارد و سیستمی به نام سیستم ردیابی متقاضی (ATS) برای این منظور طراحی شده است. اگر به صورت آنلاین برای فرصت‌های شغلی درخواست دهید، خوب است بدانید که رزومه‌ها توسط این سیستم‌ها ردیابی و ارزیابی می‌شوند و به یکی از مهم‌ترین نرم افزارهای منابع انسانی تبدیل شده‌اند. برای بررسی حرفه‌ای رزومه‌ها با کمک این سیستم، باید با نحوه کار آن بیشتر آشنا شوید؛ بنابراین ما را در این مقاله همراهی کنید تا درباره این نرم افزار بیشتر بدانید.
نرم افزار ردیابی متقاضی (ATS) چیست؟
سیستم ردیابی متقاضی (ATS) یک نرم افزار منابع انسانی است که به عنوان پایگاه داده برای متقاضیان کار عمل می‌کند. ATS توسط شرکت‌هایی استفاده دارد که برای ثبت آگهی استخدامی خود سراغ روش‌های مدرن و آنلاین می‌روند. نود و نه درصد از فورچون جهانی ۵۰۰ (شرکت‌های بزرگ آمریکایی) از سیستم ردیابی متقاضی به عنوان بخشی از استراتژی استخدامی خود استفاده می‌کنند.
هدف اصلی ابزار ATS تسهیل روند بررسی رزومه برای استخدام کنندگان و مدیران استخدام است. از آنجایی که شرکت‌ها برای موقعیت‌های شغلی خود به صورت همزمان آگهی استخدام منتشر می‌کنند و برای هر فرصت شغلی صدها یا حتی هزاران رزومه ارسال می‌شود، استفاده از این سیستم، کار آنها در بررسی را بسیار آسان و سریع می‌کند. ارسال هزاران رزومه برای هر موقعیت شغلی و البته بررسی آنها به روش سنتی می‌تواند ماه‌ها طول بکشد و به این ترتیب، شرکت‌ها از عدم استخدام فرد مناسب ضرر خواهند کرد. ابزار ATS ارزیابی کارجویان را آسان‌تر یا حتی خودکار، در زمان صرفه‌جویی و از خطای انسانی جلوگیری می‌کند.
سیستم‌های ردیابی متقاضی چگونه کار می‌کنند؟
صرف نظر از نقاط قوت و ضعف هر سیستم ردیابی متقاضی، همه آنها از یک فرآیند در بررسی کارجویان پیروی می‌کنند. هنگامی که کارجویان رزومه خود را برای موقعیت شغلی‌ای ارسال می‌کنند که دارای ابزار ATS است، به احتمال زیاد از آنها خواسته می‌شود به برخی سؤالات پاسخ دهید. این سؤالات می‌توانند به صورت چک باکس یا سوالات پاسخ کوتاه باشند. هدف آنها محدود کردن تعداد متقاضیان است.
اگر متقاضی به هر یک از سوالات حذفی به طور رضایت‌بخش پاسخ دهد، رزومه یا تیک می‌گیرد یا به صورت خودکار از مرحله ارزیابی توسط ATS عبور می‌کند. اگر به سوالات حذفی به درستی پاسخ دهید، رزومه شما به مرحله بعد راه می‌یابد.
همه سیستم‌های ردیابی متقاضی اطلاعات رزومه را به گونه‌ای تجزیه و ذخیره می‌کنند که فیلتر کردن و جستجوی نامزدها بر اساس کلمه کلیدی را آسان می‌کند. استخدام کنندگان و مدیران استخدام می‌توانند رزومه‌های ذخیره شده در ATS را با استفاده از چند قابلیت مختلف جستجو کنند.
مشاهده درخواست‌ها
بسیاری از استخدام کنندگان به هر رزومه‌ای که از طریق سیستم ردیابی متقاضی دریافت می‌کنند، نگاه می‌اندازند. نگاه آنها در این مرحله احتمالا نگاهی گذرا و کوتاه خواهد بود، بنابراین متقاضیان باید همیشه مراقب باشند تا مهارت‌ها و برگ برنده‌های خود را در رزومه جلوی دید قرار دهند.
رتبه بندی خودکار
برخی از سیستم‌های ردیابی متقاضیان رزومه کارجویان را با شرح شغلی مقایسه می‌کنند و متقاضیان را بر اساس میزان مطابقت رزومه آنها با شرح شغلی رتبه بندی می‌کنند. استخدام‌کنندگان می‌توانند به جای خواندن هر رزومه، روی رزومه‌ها و کارجویانی تمرکز کنند که بیشترین نقطه مشترک را با شرح شغلی دارند.
جستجوی کلمات کلیدی
استخدام کنندگان و مدیران استخدام می‌توانند رزومه‌های ذخیره شده در ATS را با استفاده از کلمات کلیدی جستجو کنند. این کلمات کلیدی معمولاً کلمات کلیدی مورد استفاده در آگهی استخدام هستند. این کلمات کلیدی می‌توانند در بخش‌های مختلف رزومه و بر اساس مهارت‌ها، سوابق کاری، موقعیت مکانی، کارفرمایان سابق یا تجربه کاری باشند.
چرا شرکت‌ها و تیم‌های منابع انسانی نرم افزار ATS را انتخاب می‌کنند؟
امروزه رقابت میان شرکت‌ها برای جذب افراد با استعداد و همچنین متخصص بازار کار بسیار بیشتر از قبل شده و البته کمی هم سخت‌تر شده است. در چنین مواقعی از مدیران استخدام خواسته می‌شود تا راه‌حلی ارائه دهند تا روند استخدام و جذب نیروی متخصص را آسان‌تر و سریع‌تر کنند. معرفی سیستم ردیابی متقاضی (ATS)، یک راه‌حل نرم افزاری است که به شرکت‌ها و تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا افراد با استعداد را پیدا کنند، فرآیندهای مصاحبه را پیگیری کنند، عملکرد افراد را در طول روند استخدام ارزیابی کنند، پیشنهاد همکاری را برای کارجو ارسال کنند و در نهایت نیز او را استخدام کنند. همه اینها، در کنار گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل روند استخدام به شرکت‌ها ارائه می‌شود.
فرآیند سیستم ردیابی متقاضی
نحوه انتخاب بهترین سیستم ردیابی متقاضی (ATS)
پیدا کردن نرم‌افزار ردیابی متقاضی حتی برای باهوش‌ترین استخدام‌کننده‌ها نیز می‌تواند امری چالش برانگیز باشد. خواه برای شرکت خود استخدام دارید یا این کار را برای چند مشتری خود می‌خواهید انجام دهید، انتخاب نرم افزار اشتباه می‌تواند برای برند شما ضرر داشته باشد و همچنین باعث اتلاف وقت و هزینه شود. برای انتخاب بهترین سیستم ارزیابی متقاضی برای سازمان خود روی این نکات اصلی تمرکز کنید:
بودجه خود را بدانید
قبل از انتخاب ابزار ATS، موضوعی که به دنبال حل آن در شرکت خود هستید را مشخص کنید. آیا با تهیه سیستم ارزیابی قیمت بالا، موضوع شما در شرکت حل می‌شود و یا سیستم‌های ارزان‌تر نیز کار شما را راه می‌اندازند؟ مبنای قیمت گذاری محصول را بیابید، تعداد مجاز ارزیابی کارجویان توسط سیستم را پیدا کنید، میزان آگهی استخدامی مورد استفاده را بیابید و سایر جزئیات مدیریت متقاضیان را بررسی کنید، زیرا اینها عواملی هستند که در نهایت بر تصمیم شما در خرید تأثیر می‌گذارند.
الزامات استخدامی شرکت خود را درک کنید
هیچ دو کسب و کاری مشابه نیستند و نیازهای استخدامی آنها نیز مشابه نیست. هر شرکتی روش منحصر به فردی برای فیلتر کردن متقاضیان دارند. قبل از استفاده از نسخه دمو و پیش فرض سیستم‌های ردیابی، حتما زمان بگذارید تا نیازهای شرکت خود را شناسایی کنید. هرگز محصولی وجود ندارد که بتواند تمام نیازهای مشتریان را برآورده کند و به اصطلاح صد نیست. بنابراین با توجه به مهم‌ترین نیازها، بهترین محصول را انتخاب کنید.
نرم افزار را ارزیابی کنید
بسیاری از شرکت‌های ارائه دهنده ATS ادعا می‌کنند که نرم‌افزار آنها برای استفاده‌ی آسان و کارهای سفارشی است، اما به ندرت چنین می‌شود. وقت بگذارید و چندین نرم افزار استخدام را ارزیابی کنید. یک لیست از ویژگی‌های سیستم‌های ATS مختلف تهیه کنید و تعیین کنید که ویژگی‌های کدام سیستم الزامات شما را برآورده می‌کند. از نسخه‌ی رایگانی که اکثر ارائه دهندگان نرم‌افزار ارائه می‌دهند، استفاده کنید.
سیستم ATS دارای نسخه تلفن همراه باشد
اینکه یک نرم افزار و سیستم ارزیابی دارای نسخه موبایل باشد، نشان از تجملی بودن آن نیست و به طور قطع یک الزام است. مطمئن شوید که سیستم ردیابی‌ای را انتخاب می‌کنید که دارای نسخه تلفن همراه است، بنابراین می‌توانید در هر مکان آگهی استخدامی خود را منتشر کنید و در هر زمان با کارجویان و متقاضیان ارتباط برقرار کنید.
اطلاعات ایمن باشند
در زمان خرید ابزار ATS باید مطمئن شوید که اطلاعات شما در فضای امنی قرار دارند. نرم افزار استخدام شامل بسیاری از اطلاعات خصوصی و حساس است که تنها به شرکت شما اختصاص دارد. مطمئن شوید ابزار ATS انتخابی شما با چارچوب سیاست حفظ حریم خصوصی مورد نیاز شما مطابقت دارد.
مزایای استفاده از ابزار ATS
همین که بتوانید روند استخدام را در شرکت خود سازماندهی کنید و آن را به بهترین شکل پیش ببرید، مهم‌ترین مزیت این نرم افزار است. اما در ادامه مزایای کلی سیستم‌های ردیابی متقاضی را بیان خواهیم کرد:
- روند استخدام را سرعت می‌دهد.
- کیفیت استخدام را بهبود می‌بخشد.
- تجربه کاربر از درخواست همکاری را بهبود می‌دهد.
- هزینه هر استخدام را کاهش می‌دهد.
- روند استخدام‌های گروهی را آسان‌تر می‌کند.
- برند کارفرمایی را تقویت می‌کند.
- معیارهای استخدام را می‌توانید بازتعریف کنید.
- به پیدا کردن بهترین افراد برای موقعیت‌های شغلی کمک می‌کند.
- به برنامه ریزی آسان برای مصاحبه کمک می‌کند.
- با یک کلیک می‌توان آگهی استخدامی را در چندین پلتفرم منتشر کرد.
- زمان درخواست همکاری را کاهش می‌دهد.
- از میزان تعصب در استخدام می‌کاهد.
کدام سیستم ردیابی متقاضی را انتخاب کنیم؟
بدون سیستم‌های ردیابی، بسیاری از فرآیندهای استخدام نظم نخواهند داشت و شرکت‌ها نیز دچار چالش می‌شوند. برای اینکه بتوانید این کار را در شرکت خود به درستی و سازماندهی شده انجام دهید، پیشنهاد ما به شما هایر کمپ است.
کمپ استخدام یا Hire.Camp یک سیستم ردیابی متقاضیان شغلی (ATS) است که به‌صورت خدمات نرم‌افزاری ابری تحت وب (SaaS) به شرکت‌ها ارائه می‌شود. نرم افزاری که هایر کمپ به شرکت‌ها ارائه می‌دهد ویژگی‌هایی دارد که شامل موارد زیر می‌شود:
- پرتال شغلی اختصاصی جهت اعلام فرصت‌های شغلی
- آرشیو مدیریت رزومه و اپلیکیشن متقاضیان شغلی
- ثبت نتیجه مصاحبه در مورد هر متقاضی
- ایجاد تیم استخدام و تخصیص نفرات تیم استخدام به متقاضیان هر فرصت شغلی
- سیستم تعیین شاخص ارزیابی برای متقاضیان شغلی
- تعریف ورک فلو برای هر پروژه استخدامی و رصد کردن وضعیت متقاضیان بر روی مسیر جذب و استخدام
- ارائه گزارشات دقیق از پیشرفت پروژه‌های استخدامی
- ورود رزومه به روش‌های گوناگون
- تعیین زمان مصاحبه و برچسب گذاری رزومه متقاضیان
تمام موارد بالا می‌تواند روند استخدام و مدیریت نیروی انسانی در سازمان شما را سازماندهی کند. در صورتی که از سیستم ردیابی متقاضی در شرکت خود استفاده می‌کنید، خوشحال می‌شویم که تجربه خود را با دیگر افراد در بخش نظرات به اشتراک بگذارید.
