آنبوردینگ (onboarding) یا همسوسازی کارکنان تازه وارد در شرکت، فرآیند تطبیق این افراد با روند فعالیت شرکت و همچنین فرهنگ سازمانی آن است. همچنین، شامل ارائه ابزارها و اطلاعات مورد نیاز برای حضور مولد او در تیم نیز می‌شود.
به گفته کارکنان و کارشناسان منابع انسانی، ثبت آگهی استخدام و استخدام نیروهای جدید در یک سازمان باید یک فرایند استراتژیک باشد که حداقل یک سال به طول انجامد؛ زیرا نحوه برخورد کارفرمایان در چند روز و ماه‌های اول با یک کارمند جدید بسیار در نگه داشت و حفظ او در شرکت نقش دارد و باید اهمیت داده شود. اما این پروسه را در شرکت‌ها آنبوردینگ می‌نامند. مطمئنا از خود می‌پرسید که آنبوردینگ چیست ؟
آنبوردینگ چیست؟
پیدا کردن افراد مناسب و توانا برای فرصت‌های شغلی و پست‌های سازمانی تنها بخشی از فرایند تیم سازی در شرکت‌ها به شمار می‌آید. فرآیند استقرار کارکنان جدید و همسوسازی آنها با شرکت می‌تواند یکی از مهم‌ترین عوامل در تضمین این باشد که افراد تازه استخدام شده در آینده می‌توانند در کار بسیار سازنده عمل کنند و از کار در شرکت راضی باشند.
با این حال، در برخی از سازمان‌ها، همسوسازی کارکنان اغلب با جهت گیری اشتباه گرفته می‌شود. در حالی که جهت گیری در سازمان نیز امری مهم است که در آن کاغذبازی و سایر کارهای معمول باید تکمیل شوند؛ اما همسوسازی یک فرایند جامع است که در آن هم مدیریت و هم دیگر کارکنان نیز درگیر هستند که می‌تواند تا ۱۲ ماه نیز به طول انجامد.
قبل از اجرای برنامه رسمی ورود کارمند جدید یا همان آنبوردینگ ، کارفرمایان باید به سوالات کلیدی برای رسیدن به هماهنگی بین تیم پاسخ دهند؛ این سؤالات عبارت است از:
- آنبوردینگ یا همسوسازی از چه زمانی شروع می‌شود؟
- چقدر طول می‌کشد؟
- تصور شما از نیروی کار جدید چیست و چه انتظاراتی از او دارید؟
- کارکنان جدید باید در مورد فرهنگ و محیط کار چه بدانند؟
- منابع انسانی در این فرایند چه نقشی خواهد داشت؟ مدیران مستقیم چطور؟ این اثرگذاری در مورد همکاران به چه صورت است؟
- چه اهدافی را برای کارمند جدید خود در نظر گرفته‌اید؟
- چگونه می‌توانید جمع بندی‌ای از فرایند همسوسازی داشته باشید و ملاک شما برای اندازه گیری میزان موفقیت آن چیست؟
پس از پاسخ به این سؤالات، متخصصان منابع انسانی و مدیران عالی می‌توانند طرحی را آماده کنند تا با کمک آن بتوانند سیاست‌ها و برنامه‌های شروع به کار عضو جدید در سازمان را مشخص کنند و بستری برای شروع به کار او پس از آشنایی کامل با فرهنگ سازمان آماده کنند.
تدوین برنامه‌ی آنبوردینگ
اگر از قبل برای شروع به کار کارمند جدید خود برنامه‌ای نداشته باشید، باید بگوییم که نمی‌توانید در راضی نگه داشتن او، پیشرفت او، نگه داشت او و همچنین مولد بودن او در شرکت موفق عمل کنید. به جای اینکه کلی کاغذ بازی برای روند استخدام کارمند جدید خود داشته باشید و او را از این پروسه خسته کنید، می‌توانید کارها را بسیار مکانیزه پیش ببرید و حتی سراغ ابزارهای آنلاین برای این روند بروید. درباره مزایای روش‌های نوین استخدامی تحقیق کنید، سراغ فناوری بروید و از آن به جای کاغذ بازی‌های خسته کننده استفاده کنید. حتی سراغ پورتال‌های شرکتی بروید، که بهترین ابزار برای راحت کردن کارها برای روز اول کاری کارمندان جدید است.
امروزه بسیاری از شرکت‌ها به این پورتال‌ها مجهز هستند و به محض ورود کارمند جدید، آنها می‌توانند به این پورتال دسترسی داشته باشند و مواردی مانند یادداشت خوشامدگویی کارفرما، اطلاعات روز اول کاری، پیام‌های خوشامدگویی از طرف کارکنان و عکس‌های هم تیمی‌های جدید، اصطلاحات و واژگان منحصر به فرد در شرکت، یک نسخه مجازی از روند کار در شرکت و فرهنگ سازمانی آن و سایر جزئیات در مورد بخش استخدام شده و مسئولیت‌های شغلی در اختیار او قرار می‌گیرد.
بسیاری از شرکت‌ها نه تنها از طریق همین پورتال‌ها روند استخدام نیروی جدید خود را انجام می‌دهند، بلکه اطلاعات تمام موازین حضور در شرکت مانند اینکه روز اول کجا باید بروند، در بدو ورود سراغ چه کسانی را بگیرند و چه لباسی بپوشند را، می‌توانند در این پورتال‌ها به دست آورند. تیم استخدامی نیز تمام رمزها، امکانات مانند تلفن، کامپیوتر و تمام ابزارهای مورد نیاز را برای شخص تازه استخدام شده مهیا می‌کند.
بدترین چیز برای یک کارمند جدید این است که در همان مراحل اولیه استخدامی هیچ توجهی نبیند و حتی بدون گرفتن این امکانات کار خود را آغاز کند. این روند می‌تواند روی طرز تفکر آن فرد روی شرکت شما اثر منفی بگذارد و همکاری او با شما حتی به یک سال هم نرسد. در واقع چیزی که ما در تعریف و بیان آنبوردینگ چیست جا انداختیم این است که، کار شما در پروسه استخدام افراد و شروع کار آنها در شرکت می‌تواند باعث توسعه فردی آنها شود که این توسعه فردی در آینده برای شما و شرکت شما مزایای بسیاری به همراه خواهد داشت.
روز اول در همسوسازی یا آنبوردینگ
دو هدف اصلی در روز اول کاری کارمند جدید باید مد نظر گرفته شود؛ اول اینکه وظایف او به طور کامل و واضح مشخص شود، سپس اینکه اهداف سازمان برای او به صورت کامل توضیح داده شود. کارکنان جدید باید ایده‌های واضحی در مورد وظایف و مسئولیت‌های شغلی خود در روز اول داشته باشند.
آنها باید شغل و همکاران جدید خود را بشناسند. تعامل اجتماعی در روز اول هر کارمند جدیدی بسیار مهم است. مطمئنا نمی‌خواهید در روز اول کاری کارمند جدید خود تصویری نادرست از مدیریت در ذهن او شکل بگیرد و او را از دست بدهید.
مهم‌ترین هدف دیگر در روز اول کار، همسوسازی انتظارات از کارمند است. سازمان‌هایی که تمرکز خود را بر روی سازگاری کارکنان جدید با فرهنگ سازمانی خود قرار ندهند، با ضرر قابل توجهی روبرو می‌شوند. کارکنانی که می‌دانند از فرهنگ و محیط کاری شرکت خود چه انتظاری دارند، تصمیمات بهتری می‌گیرند که بیشتر می‌توانند خود را با انتظاراتی که شرکت از آنها دارد مطابقت دهند.
شما همچنین در روز اول باید نقش‌ها و مسئولیت‌ها عضو جدید را برای کل تیم شرح دهید تا از بروز سوء تفاهم و نارضایتی در تیم جلوگیری کنید.
گاهی اوقات اعضای فعلی تیم ممکن است احساس خطر کنند که شخص جدید قرار است مسئولیت‌های آنها را بر عهده بگیرد و انجام دهد. بنابراین بسیار خوب است که موقعیت شغلی و شرح وظایف فرد تازه استخدام شده و همچنین موقعیت و شرح وظایف سایر اعضای تیم را که کار آنها ارتباط نزدیکی با او دارد، و نحوه عملکرد آنها را روشن کنید. با این کار تعامل این افراد در تیم را افزایش خواهید داد و از تنش نیز جلوگیری خواهید کرد.
سه ماه اول در همسوسازی یا آنبوردینگ
بسیار مهم است که تیم منابع انسانی در ماه نخست شروع فعالیت کارمند جدید مدام روند کارهای او را بررسی کند و مطمئن شود که او با محیط جدید کنار آمده است و مشکلی ندارد. بررسی و ارائه بازخورد مثبت درباره نحوه فعالیت او و اعلام رضایت از کار کارمند جدید، در روند کار او در شرکت بسیار اثر دارد.
همچنین در این یک ماه است که شما می‌توانید تمام آموزش‌های لازم را در روند آنبوردینگ خود به فرد ارائه دهید. اگر شما در مورد آنچه قرار است فرد تازه استخدام شده انجام دهد به خوبی اطلاع رسانی نکنید و او را با ابزارهای کار و روند کار آشنا نکنید، شک نکنید که با شکست مواجه خواهید شد. البته این نکته را نیز بدانید، که از دادن اطلاعات بسیار به کارمند خود خودداری کنید.
با اینکه بسیار مهم است که کارمند جدید را برای پیشبرد اهداف شرکت آماده کنید، اما باید این را هم بدانید که افراد از گرفتن بیش از اندازه اطلاعات در یک زمان کلافه خواهند شد و بهره‌وری خود را از دست خواهند داد. شما می‌توانید برای کارمندان جدید خود منتور تعیین کنید و از طرق مربی آموزش‌های لازم را برای کار در شرکت به او بدهید.
شش ماه اول در همسوسازی یا آنبوردینگ
پیشنهاد ما به تیم منابع انسانی این است که بسته به کارمند و روند او در شرکت و همچنین شرح وظایف او، آنبوردینگ و همسوسازی را تا سه تا شش ماه نیز انجام دهید. متأسفانه، تعداد کمی از شرکت‌ها هستند که این روند را در شرکت خود انجام و ادامه می‌دهند و کارمند را پس از یک ماه که از استخدامش می‌گذرد، به حال خود رها می‌کنند. به یاد داشته باشید، تقریبا ۹۰ درصد از کارکنان تصمیم برای ماندن و رفتن از شرکت را در همان ۶ ماهه اول می‌گیرند.
در اینجا شما می‌توانید چک لیستی از آنچه در پروسه آنبوردینگ مورد نیاز است را مشاهده کنید.
سخن پایانی
همان‌طور که در بخش آنبوردینگ چیست توضیح دادیم، پیدا کردن افراد توانا و با استعداد برای تیم‌ها تنها بخش کوچکی از روند استخدامی در شرکت‌ها است. حمایت از آنها و همچنین همسو کردن آنها با روند کار در شرکت است که باعث حفظ آنها می‌شود و بهره‌وری را در شرکت شما افزایش می‌دهد. به همین خاطر آنبوردینگ را در شرکت خود جدی بگیرید و در کارهای اصلی خود قرار دهید.
