قانون پارکینسون چیست و چگونه از آن به نفع خود استفاده کنیم؟

اپل راه اندازی هوم پاد خود را متوقف کرد، زیرا برای اصلاح آن به “کمی زمان بیشتری” نیاز داشت. ویندوز قبل از اینکه آن را به طور کامل ویندوز ۱۰ را حذف کند، به طور مداوم معرفی ویژگی جدید برای آن را به تعویق می‌انداخت. حتی قرار بود ساخت خانه اپرای سیدنی فقط چهار سال طول بکشد که در نهایت ۱۴ سال طول کشید. اما چرا این اتفاق می‌افتد؟ چرا بهره‌وری تیم (و در نتیجه، برنامه شما) از ریل خارج می‌شود؟ قانون پارکینسون ارتباط زیادی با آن دارد. اگر تا به امروز زمانی را به مطالعه درباره بهره‌وری و روش‌های افزایش آن اختصاص داده باشید، مطمئناً نام قانون پارکینسون به گوشتان خورده است. اما معنی قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون یکی از مفاهیم رایج در مدیریت است که می‌توان به شکل زیر آن را تعریف کرد:

هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده، طول می‌کشد.

این مفهوم توسط سایریل نورث کوت پارکینسون، نویسنده و تاریخ‌دان انگلیسی در سال ۱۹۵۵ برای اولین بار در مقاله‌ای در اکونومیست مطرح شد و بعدها به عنوان پاراگراف اول یکی از کتب وی به رشته تحریر درآمد.

پارکینسون خود کارمند دولت بریتانیا بود. در آن زمان، بوروکراسی زاده فرهنگ مردم و در ادارات بریتانیا بسیار رایج بود. اعتقاد جامعه و مردم بر این بود که سخت کار کردن، بهتر از سریع و هوشمندانه کار کردن است. از این روی، سابقه کاری و تجربیات پارکینسون برای اظهار نظری این چنین، کاملاً مناسب به نظر می‌رسید و وی شخصی کار آزموده در این حوزه تلقی می‌شد.

بیایید به یک مثال به روز نگاه کنیم. شما و تیم‌تان دو هفته فرصت دارید تا یک رفع اشکال نسبتاً ساده را انجام دهید. در واقع، فقط باید چند ساعت طول بکشد. اما از آنجایی که می‌دانید زمان کافی در اختیار دارید، دامنه پروژه را افزایش می‌دهید. در حالی که شما در حال بررسی آن باگ هستید، تصمیم می‌گیرید چند مشکل مرتبط را نیز بررسی کنید. این کار باعث می‌شود که در مورد اولویت‌ها به مشکل بر بخورید و ندانید کدام کار را باید اول انجام دهید. در حالی که انجام کارهای دیگر نیز برای شما مفید خواهید بود، اما در نهایت شما را از رفع مشکل دور خواهند کرد.
در نهایت، چیزی که واقعاً باید یک کار ساده باشد، تبدیل به چالشی می‌شود که در واقع به دو هفته برای تکمیل آن نیاز دارید. این قانون پارکینسون در کار است.

قانون پارکینسون در زندگی روزمره

فارغ از آگاهانه بودن یا ناآگاهانه بودن آن، قانون پارکینسون به طور مرتب در زندگی روزمره ما اتفاق می‌افتد. برای مثال:

• وقتی دانشجو هستید، در پایان هر ترم لازم است که یک مقاله ارائه دهید. معمولاً این مقاله‌ها را تنها ۷۲ ساعت قبل از ضرب‌الاجل تحویل، شروع و ۵ صبح آن‌ها را برای استاد خود ایمیل می‌کنید.
• تمام هفته را وقت دارید، تا پژوهش خود را انجام دهید، اما تا عصر جمعه کاری انجام نمی‌دهید و می‌خواهید آن را در چند ساعت باقی‌مانده به پایان ببرید.
• با اینکه می‌دانید جشن عروسی در پیش دارید، اما برنامه‌ای برای کم کردن وزن خود ندارید، و در ۴ هفته پایانی رژیم غذایی سنگینی می‌گیرید تا وزن خود را به ایده‌آل برسانید.

اگر یکی از موقعیت‌‌های بالا را تجربه کرده باشید، به راحتی درک می‌کنید که قانون پارکینسون چیست. ساده است، مدت‌ها برای انجام کاری فرصت دارید، اما آن را انجام نمی‌دهید و ناگهان به ماشینی تبدیل می‌شوید که در لحظات پایانی، کار را به اتمام می‌رساند.

دلیل وجود قانون پارکینسون چیست؟

سایریل پارکینسون، اولین بار با این موقعیت در ادارات دولتی انگلستان روبرو شد. وی در کتابش می‌نویسد هرچه بوروکراسی بیشتر می‌شد، کارآمدی و بازده کار ما پائین‌تر می‌آمد. بعد از این مشاهدات، پارکینسون نظریه خود را به موقعیت‌های مشابه تعمیم داد و آن را قانون پارکینسون نامید. پارکینسون بر این باور بود هرچه اندازه و حجم چیزی بزرگ شود، کارآمدی و بازده آن پائین می‌آید.

پارکینسون می‌گوید حتی اگر به کارهای پیش پا افتاده و آسان وقت زیادی اختصاص دهیم، باعث پیچیدگی و سختی آن‌ها می‌شویم. هرچه زمانی که به انجام کاری اختصاص داده می‌شود کوتاه‌تر شود، آن کار ساده‌تر و آسان‌تر به انجام می‌رسد.

به عنوان مثال اگر انجام دادن کاری به سه ساعت زمان مفید نیاز داشته باشد و برای آن یک هفته وقت بگذاریم، تنها باعث دلهره و استرس برای به کمال رساندن آن خواهیم شد و احتمالاً در نهایت، تاثیری بر کیفیت کار نخواهد داشت.

این حقیقتی است که معمولاً از چشم کارفرماها دور می‌ماند، کارفرماها معمولاً از همکارانی که تا دیروقت می‌مانند و کار می‌کنند یا کار را به خانه می‌برند، تشکر می‌کنند و معمولاً به افرادی که کارآمد هستند و نتایج خارق‌العاده‌ای را خلق می‌کنند، بی‌توجه‌اند. این باور به آن‌جا برمی‌گردد که ما انسان‌ها معتقدیم هرچه انجام دادن کار بیشتر طول بکشد، کیفیت بالاتری خواهد داشت.

حال که مفهوم قانون پارکینسون را درک کردیم، می‌خواهیم ببینیم از این قانون چطور در زندگی و کار روزانه خود بهره ببریم.

به کار بردن قانون پارکینسون در انجام کارها

متاسفانه تعداد کمی از افراد بر این باورند که باید بازده کار خود را بالا ببرند و کمتر کار کنند، پس خودمان باید با بهره‌گیری از قانون پارکینسون یاد بگیریم چطور با بازده بالاتر، زمان کمتری را به کارهایمان اختصاص دهیم.

برای رسیدن به این هدف باید برای کارهایمان ضرب‌الاجل‌های ساختگی بسازیم تا بتوانیم کارها را با بازدهی بالاتر  پیش ببریم. وقتی تنها یک بار این کار را انجام دهیم، خواهیم دید که می‌توان کارهای بسیاری را در زمان‌های کوتاه‌تر انجام داد.

در ادامه به چند نکته برای شروع این روش اشاره می‌کنیم:

• شارژر لپ‌تاپ خود را از برق بکشید و خود را مجبور کنید قبل از به پایان رسیدن باتری لپ‌تاپ، کار خود را تمام کنید.
• کارهای بزرگ را به چند کار کوچک تقسیم کنید و در زمان‌های کوتاه هر بخش کار را به اتمام برسانید تا تمام فرآیند کار سریع‌تر به پایان برسد.
• زمان خود را به طور مصنوعی محدود کنید و تلاش کنید تا هر دو ساعت حداقل یک بخش از کار را به اتمام برسانید. برای خود فهرستی از انجام کارها در هر ساعت درست کنید و به آن پایبند بمانید.
• به جای آنکه بگوئید روزی ۱۰۰۰ کلمه می‌نویسم، یا روزی ۴ کیلومتر می‌دوم یا ۲ ساعت در باشگاه با وزنه کار می‌کنم به خود بگوئید تا قبل از ساعت ۱۰ باید این کارها را تمام کرده باشم. به مرور خواهید دید که این روش چقدر به سرعت انجام کارها کمک خواهد کرد و چقدر زمان اضافی به دست خواهید آورد.
• اگر صبح‌ها زود از خواب بیدار شوید می‌توانید بسیاری از کارها را صبح زود انجام دهید و عصر زمان بیشتری برای تفریح داشته باشید.
• ضرب‌الاجل‌های خود را سخت و جدی دنبال کنید و آن‌ها را پشت گوش نیاندازید. مدام به خود انگیزه دهید تا به آن‌ها پایبند باشید. به عنوان مثال کارهایی مثل پاسخ دادن به ایمیل‌ها، یا گشت و گذر در شبکه‌های اجتماعی را باید به نیم ساعت در روز برسانید. تنها ۲ بار در روز و در دو زمان ۱۵ دقیقه‌ای به ایمیل خود سر بزنید، لازم نیست هر ساعت ایمیل خود را چک کنید یا مدام به شبکه‌های اجتماعی بروید. این عادات وقت شما را خواهد گرفت.
• برای ضرب‌الاجل‌ها زمان کمتری را در نظر بگیرید، مانند ضرب‌الاجل‌هایی که مدیر یا مشتریان‌تان برایتان تعیین می‌کنند. این کار باعث می‌شود تا کارآمدی و بازده‌تان باز هم بالاتر برود.

تا دیر وقت کار نکنید!

بسیاری از کارمندان تصور می‌کنند که با کار کردن تا دیر وقت یا انجام کارها از خانه، میزان تعهد خود به کارشان را به مدیران و همکارانشان نشان می‌دهند و مقدار بیشتری از امور را پیش می‌برند.

اما حقیقت جور دیگری است. بسیاری از این کارمندان تصور دارند که کار بیشتری انجام می‌دهند و در حقیقت کار کم‌تری انجام می‌شود. این در حالی است که همیشه استرس و دلهره کار را نیز با خود به همراه دارند.

در واقع این کارمندان دچار اعتیاد هستند؛ البته نه اعتیاد به کارشان، بلکه اعتیاد به تصویر خودشان به عنوان فردی زحمت کش. اگر فردی هستید که تا دیر وقت در محل کارتان مانده و کار می‌کنید، کافیست سعی کنید که بعد از ساعت ۶ دیگر هیچ کاری انجام ندهید.

مطمئناً در ابتدا این موضوع برایتان سخت خواهد بود (درست مانند شخصی که اعتیاد دارد!) و نگران خواهید بود که نمی‌توانید کارتان را به موقع به پایان برسانید. اما پس از مدتی روش‌های جدیدی برای افزایش بهره‌وری خواهید یافت.

اگر می‌خواهید با استفاده از قانون پارکینسون بهره‌وری‌تان را افزایش دهید، در اولین قدم از انجام کارها در خانه خودداری کنید. سعی کنید برای کارهای هفته‌ طوری برنامه‌ریزی کنید تا بتوانید تمام آن‌ها را در ساعات کاری به پایان برسانید.

استفاده از قانون پارکینسون برای انجام کارهای غیر ممکن

با وجود اینکه در تئوریِ قانون پارکینسون به انجام کارهای غیرممکن اشاره‌ای نشده، اما می‌توان با استفاده از این تئوری کارهای غیرممکن را انجام داد.

برای این کار باید اندازه اهداف خود را تغییر دهیم و پس از آن، فاصله توانایی خود با اهدافمان را بسنجیم. بعد از آن می‌توانیم تا حد ممکن این فاصله را کم کرده و رشد خود را آغاز کنیم. مطمئناً رشد کردن تا این میزان کار دشواری است، اما باید تلاش کنیم تا به هدف برسیم. مهم این است که فهمیده‌ایم به چقدر رشد نیاز داریم.

جمع‌بندی

نکته بسیار مهمی که در استفاده از قانون پارکینسون باید مد نظر قرار دهیم این است که این قانون، باید ضرب‌الاجل انجام کارها را به کمترین میزان ممکن برساند، نه آنکه آن‌قدر زمان را کم کنیم تا کیفیت کار به پایین‌ترین حد ممکن تنزل کند.

فلسفه وجود قانون پارکینسون انجام کارها با کیفیت عالی و در کمترین زمان ممکن است، نه فاجعه‌ای که باعث شود شغل خود را از دست بدهیم. امیدواریم بتوانید با استفاده از قانون پارکینسون، کیفیت و سرعت کارهایتان را بالا ببرید.