تصور کنید برای یک موقعیت شغلی در شرکت‌تان در چند وب‌سایت، آگهی ثبت می‌کنید. پس از مدتی تعداد بسیار زیادی رزومه برای آن موقعیت شغلی دریافت خواهید کرد. حال با این تعداد رزومه چه باید کنید؟ آیا قصد دارید با تمام این افراد به صورت حضوری مصاحبه کنید؟ مطمئناً پاسخ‌تان به این سوال منفی است.
خب، احتمالاً در اولین قدم می‌خواهید رزومه‌ها را مطالعه کرده و آن تعدادی که از نظر شما برای موقعیت شغلی مناسب هستند را جدا و به مصاحبه دعوت کنید. یکی از روش‌های پرکاربرد گزینش کارجویان، انجام مصاحبه تلفنی پیش از دعوت از آنها برای گفت‌وگوی حضوری است.
در این مقاله از وبلاگ ایران تلنت به شما خواهیم گفت که مصاحبه تلفنی چیست و چگونه باید انجام شود.
مصاحبه تلفنی چیست؟
مصاحبه تلفنی بخشی از فرآیند استخدام کارکنان یک شرکت است که در مراحل ابتدایی استخدام، توسط کارفرما انجام می‌شود. مصاحبه تلفنی به کارفرما اجازه می‌دهد تا با بررسی تجربه، سوابق و حقوق و دستمزد مورد نظر کارجو، صلاحیت او را با موقعیت شغلی موجود تطابق دهد و در صورت تایید، از او دعوت به مصاحبه تلفنی کند.
مزیت مصاحبه تلفنی این است که از اتلاف وقت کارفرما جلوگیری می‌کند و آن دسته از کارجویانی که با معیارها و استانداردهای مجموعه سازگاری ندارند را از همان ابتدا حذف می‌کند.
معمولاً کارفرمایان به صورت ساختار یافته مصاحبه تلفنی را انجام می‌دهند و سوالات را از قبل به شکلی آماده کرده‌اند که شخص مورد نظرشان را راحت‌تر پیدا کنند. درست است که طی مصاحبه تلفنی کارجو و کارفرما به صورت مستقیم با یکدیگر ارتباط ندارند، با این حال انتظاراتشان به قوت خود باقیست. همچنین، پرسش‌های مصاحبه تلفنی دقیقاً مانند سوالات مصاحبه حضوری از پیش تعیین شده هستند.
یکی دیگر از دلایلی که شرکت‌ها از مصاحبه تلفنی استقبال می‌کنند، این است که مصاحبه به سرعت و فارغ از زمان و مکان انجام می‌شود. در واقع، مصاحبه‌کنندگان نیازی ندارند تا برای انجام مصاحبه شغلی از منابع شرکت استفاده کنند. مصاحبه تلفنی روش مقرون به‌صرفه‌ای برای کوتاه کردن فهرست کارجویان برای یک موقعیت شغلی است.
مصاحبه تلفنی چگونه انجام می‌شود؟
یکی از نکاتی که باید به آن توجه داشته باشید این است که طی مصاحبه تلفنی زمان چندانی در اختیار ندارید. به همین دلیل باید از قبل برای مصاحبه تلفنی آماده باشید زیرا شما نهایتاً ۱۵ دقیقه فرصت دارید تا سوالات خود را پرسیده و کارجو را ارزیابی کنید.
اگر می‌خواهید زمان هر مصاحبه را مدیریت کنید، در ابتدا باید فهرستی از سوالاتی که می‌خواهید از کارجویان بپرسید، تهیه کنید. برای این کار بهتر است یک فایل اکسل تهیه کرده و پاسخ‌های کارجویان و نکات مهمی که در صحبت‌های ایشان وجود دارد را در مقابل هر سوال یادداشت کنید. به این ترتیب راحت‌تر می‌توانید کارجویان مورد نظرتان را انتخاب کنید.
به خاطر داشته باشید که احتمالاً ۲ تا ۳ دقیقه را صرف معرفی خودتان کنید. بنابراین نزدیک به ۱۰ دقیقه زمان دارید تا سوالات خودتان را از کارجویان بپرسید. به همین دلیل نباید وقت چندانی را صرف سوالات رایج و تکراری مصاحبه‌های شغلی کنید.
بیشتر سوالات رایج مصاحبه تلفنی به قدری کلی هستند که دیدگاه روشنی را به شما نمی‌دهند. بنابراین شما نیاز به سوالاتی دارید که از پشت تلفن پاسخ‌های روشنی در اختیارتان قرار دهند.
به طور کلی برای انجام مصاحبه تلفنی باید کارهای زیر را انجام دهید:
- سوالات را از قبل آماده کنید.
- از نرم‌افزارهایی مانند اکسل برای وارد کردن اسامی کارجویان و سوالاتشان استفاده کنید.
- خودتان را معرفی کنید.
- از کارجویان سوالات یکسان بپرسید.
- از پاسخ‌هایشان یادداشت بردارید.
- سوالات نهایی را بپرسید.
- زمان مصاحبه حضوری با کارجویان برتر را تعیین کنید.
در مصاحبه تلفنی چه سوالاتی از کارجویان بپرسیم؟
در ادامه سوالات مهمی که می‌توانید در مصاحبه تلفنی از کارجویان بپرسید را فهرست کرده‌ایم:
۱ – حقوق و دستمزد فعلی‌تان چیست؟ حقوق مورد نظرتان چیست؟
این سوال در همان ابتدا می‌تواند فهرست بلند کارجویان را کوتاه کند. برای مثال اگر حقوق فعلی کارجو، بیشتر از حقوق پیشنهادی شما باشد، در همان ابتدا می‌توانید او را از فهرست خود حذف کنید. بیشتر انسان‌ها معمولاً حقوق کم‌تر از دستمزد فعلی‌شان را قبول نمی‌کنند و اگر هم بپذیرند، به صورت موقتی است.
همچنین، طرح این سوال می‌تواند میزان ارشد بودن و مهارت کارجو را برایتان مشخص کند. برای مثال مهارت‌ها و تجربه‌های شخصی که ماهانه ۲ میلیون تومان حقوق می‌گیرد با شخصی که ماهانه ۵ میلیون تومان حقوق می‌گیرد، متفاوت است.
علاوه بر این‌ها، اگر با ۱۰ کارجو تماس گرفتید و همه آنها نسبت به مبلغی که شما برای موقعیت شغلی‌تان در نظر گرفته‌اید درآمد بیشتری دارند، وقت آن است که پیشنهاد خودتان را کمی بالاتر ببرید.
بنابراین، اگر قصد دارید از میزان حقوق و درآمد کاندیدا در مصاحبه تلفنی مطلع شوید، بهتر است در همان ابتدا آن را مطرح کنید تا پاسخ روشن‌تری دریافت کنید.
نکته: اگر کارجو در همان ابتدا به این سوال پاسخ نداد، پس از کمی گفت‌وگو دوباره این موضوع را مطرح کنید. میزان حقوق و درآمد اطلاعات مهمی را در اختیار شما خواهد گذاشت زیرا اگر نتوانید پیشنهاد مالی خوبی به کاندیدای مورد نظرتان ارائه کنید، استخدام آنها عملاً برایتان غیر ممکن خواهد بود.
۲ – دلیل تمایل‌تان برای ترک محل کار فعلی‌تان چیست؟
دانستن دلیل تمایل کارجو برای ترک محل کار بسیار مهم است زیرا اگر به دلیل مشکلی باشد که در شرکت شما نیز وجود دارد، احتمالاً شرکت شما جایگزین مناسبی برای کارجو نخواهد بود.
۳ – تا به امروز چه دستاوردهایی داشته‌اید؟
پرسیدن این سوال ارتباط مستقیمی با موقعیت شغلی دارد. با این حال شما می‌توانید مفهوم این سوال را به نوعی از همه کارجویان بپرسید. هدف از مطرح کردن این پرسش این است که کارجو یکی از دستاوردها یا پروژه‌‌های موفقی که انجام داده است را به شما معرفی کند. پاسخ کارجو دیدگاه خوبی نسبت به مهارت‌های او در اختیارتان قرار می‌دهد.
۴ – دیگران چه اشتباهاتی در این شغل انجام می‌دهند؟
اگر کارجو نتواند برای این سوال مثالی بیاورد، به این معنی است که خودشان هم متوجه اشتباهات یا کاستی‌های موجود در کارشان نیستند. یک پاسخ خوب باید اشتباهات رایجی که در این موقعیت شغلی اتفاق می‌افتد را گوشزد و حتی به چند مورد استثنا نیز اشاره کند.
۵ – محصول یا سرویس هیجان‌انگیزی که به تازگی استفاده کرده‌اید را معرفی کنید
این سوال به نوعی با سوال قبلی در ارتباط است. هدف اصلی از مطرح کردن این پرسش این است که کارجو مثالی از حوزه کاری خود نام ببرد تا کارفرما متوجه شود که آیا با ترندهای روز آشنا هستید یا خیر.
قدم بعدی چیست؟
حال که مصاحبه تلفنی‌تان را انجام داده‌اید، زمان آن است که پاسخ‌ها را بررسی کرده و با معیارها و استانداردهای مجموعه‌تان مقایسه کنید. در نهایت به فهرست کوتاهی از کارجویان باکیفیت برای مصاحبه حضوری خواهید رسید. اکنون می‌توانید با ارسال ایمیل به کارجویان یا تماس با آنها از ایشان برای شرکت در جلسه مصاحبه دعوت نمایید.
به نظر شما چه سوالات دیگری را می‌توان طی مصاحبه تلفنی از کارجو پرسید؟
