در این مطلب از وبلاگ ایران تلنت قصد داریم تا شما کارفرمایان گرامی را با اصطلاحی جدید در علم منابع انسانی آشنا کنیم؛ اصطلاحی به نام هک استخدام.
در چند سال گذشته، بازار استخدام کشور (و البته جهان!) با تغییرات بسیاری روبرو بوده است. بازاری که تا چند سال قبل بر اساس نیازها و خواسته‌های کارفرما حرکت می‌کرد، امروزه کاملاً به بازاری کارجو محور تبدیل شده است و ظاهراً تا چند سال آینده نیز به همین شکل باقی خواهد ماند. همین امروزه، ما شاهد تغییر و جایگزینی روش‌های قدیمی استخدام با روش‌های نو و تاثیرگذار هستیم.
اما سوالی که ما با آن، این مطلب را آغاز کردیم همچنان پا برجاست.
هک استخدام (Recruitment Hacking) دقیقاً چیست؟
در زبان انگلیسی، هک یا Hacking به معنی ایجاد راه میان‌بُر است. اگر در شبکه اجتماعی اینستاگرام کمی جستجو کرده باشید، احتمالاً چند مورد از مجموعه ویدیوهای Life Hacking را تماشا کرده‌اید. Life hacking در اصطلاح به معنی هر ترفند، مهارت یا راه میان‌بُری است که فرایند انجام کارها را کوتاه کرده و در عین حال میزان بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
در علم بازاریابی نیز اصطلاحی به نام Growth Hacking یا هک رشد وجود دارد. هک رشد یک تکنیک بازاریابی است که بیشتر توسط استارتاپ‌ها مورد استفاده قرار گرفته می‌شود. در هک رشد از روش‌های خلاقانه، تفکر تحلیلی و معیارهای اجتماعی برای فروختن محصولات و دیده شدن در چشم مردم استفاده می‌شود.
هک استخدام یا Recruitment Hacking به معنی استفاده از فناوری‌های جدید، راه‌های میان‌بُر و ایده‌های نو برای صرفه جویی در زمان استخدام است. در این روش، فعالیت‌های اضافی، کم بازده و یا آن دسته از کارهایی که قابلیت انجام به شکل خودکار دارند از فهرست کارها حذف می‌شوند تا بتوان با انجام فعالیت‌های اصولی شخص مورد نیاز برای کسب و کار را استخدام کرد.
استفاده از روش‌های هک استخدام برای شرکت‌ها و استارتاپ‌هایی که زمان محدودی برای تحویل پروژه‌ها دارند، بسیار کارآمد خواهد بود زیرا همانطور که اشاره شد، با بهینه سازی فرآیند استخدام خود می‌توانند زمان صرف شده برای استخدام را کاهش داده و بازدهی را بالا ببرند.
چرا یک کارشناس جذب و استخدامی که در داخل یک شرکت کار می‌کند به هک استخدام نیاز دارد؟
به طور متوسط، تنها ۲۵% از زمان یک مسئول استخدامی صرف صحبت با کارجویان درباره موقعیت‌های شغلی می‌شود. این موضوع، به این معنی است که ۷۵% از زمان این فرد صرف امور غیر ضروری مانند چک کردن ایمیل و مدیریت حساب‌های مختلف خواهد شد. در حالت ایدئال، کارفرمایان و مسئولان استخدامی باید ۷۵% از زمان خود را صرف شناختن کارجو و گفت‌وگو با آنها کنند و ۲۵% از وقت خود را به سایر امور اختصاص دهند.
برای رسیدن به این حالت ایدئال دو معیار اساسی وجود دارد:
- تعداد مصاحبه‌های با کارجویان (در هفته)
- تعداد استخدام‌های موفق (در طول یک ماه یا یک هفته)
همانطور که در ابتدای مطلب اشاره کردیم، هک رشد بر روی افزایش ترافیک یک وب‌سایت یا اپلیکیشن و در نهایت بالا بردن نرخ تبدیل آن تمرکز دارد. این درحالی است که هک استخدام بر روی مصاحبه‌های رو در رویی که منجر به استخدام می‌شود تاکید می‌کند.
نکتۀ قابل توجه در هک استخدام این است که تمرکز اصلی باید بر روی مدیریت عملکرد باشد، نه (فقط) نتایج! اگر ما تنها تعداد استخدام‌هایمان (نتایج) را اندازه‌گیری کنیم، در صورت بروز مشکل دیگر زمان کافی برای اصلاح نخواهیم داشت. این در حالی است که اگر تمرکزمان بر روی مهم‌ترین فعالیتی باشد که منجر به استخدام می‌شود (برای مثال مصاحبه) به راحتی خواهیم توانست که روند انجام امور را (در صورت نیاز) تغییر دهیم.
برای مثال اگر هر روز در مجموعه ما ۲ یا ۳ مصاحبه انجام می‌شود، از طریق انداره‌گیری میزان فعالیت روزانه (یا هر بازه زمانی) مطمئن خواهیم شد که این فعالیت‌های ما به استخدام منجر خواهد شد. به این ترتیب، به محض آنکه متوجه شدید که تعداد رزومه‌ها و مصاحبه‌ها در حال ضربه زدن به هدف شماست، می‌توانید به راحتی فرآیند کار را بازنگری کرده و ارتقا دهید.
نکته جالب اینجاست که آژانس‌های استخدامی و تیم‌های کشف استعداد به خوبی به این نکات تسلط دارند و می‌دانند که چگونه فرآیند استخدام را مدیریت کنند زیرا می‌خواهند در کوتاه‌ترین زمان به پول برسند.
بنابراین، شما به عنوان یک هکر استخدام باید هر روز به برنامه استخدامی خود را مرور کنید و تعداد مصاحبه‌هایی که قرار است انجام شود را بدانید. اگر این مصاحبه‌ها توسط دیگر اعضای تیم انجام می‌شوند، باید مطمئن شوید که جلسات مصاحبه حتما برگزار خواهد شد.
فعالیت و توجه خود را بر روی انجام شدن مصاحبه‌ها متمرکز کنید زیرا قانون اول منابع انسانی به شما تضمین می‌دهد: «بدون مصاحبه، هیچ استخدامی انجام نخواهد شد».
چند قانون مهم هک استخدام
اصطلاح Sourcing در منابع انسانی به معنی جستجوی فعالانه برای یافتن متخصصان جایگزین برای موقعیت‌های شغلی فعلی و آینده است. برای Source کردن کارجویان، کارشناسان منابه انسانی معمولاً:
- اطلاعات ارزشمند کارجو مانند رزومه و نمونه کارهای او را جمع‌آوری می‌کنند.
- پیش از مصاحبه اصلی، یک مصاحبه مختصر با کاندیدای مورد نظر انجام می‌دهند و مهارت‌های او را با مسئولیت‌های موقعیت شغلی تطبیق می‌دهند.
- برای ایجاد روابط با کارجویان تماس می‌گیرند و درباره موقعیت شغلی به ایشان اطلاع می‌دهند.
- با افرادی که احتمال می‌دهند جایگزین خوبی برای موقعیت‌های شغلی مختلف هستند، ارتباط بلندمدت برقرار می‌کنند.
همۀ این‌ها را گفتیم تا به قوانین مهم هک استخدام برسیم. برای آنکه بتوانید فرآیند هک استخدام را به خوبی انجام دهید، موارد زیر را حتماً به یاد داشته باشید:
- اولین قانون هک استخدام این است که باید تقلب کنید. Source کردن کارجویان کار دشواری است، بنابراین برای انجام آن می‌توانید از دیگران کمک بگیرید.
- خودتان دست به کار شوید و برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مصاحبه‌ها را انجام دهید.
- تا آنجا که می‌توانید دیگران و اعضای تیم خود را در فرآیند مصاحبه دخیل کنید تا کشف و استخدام بهترین استعداد فقط بر عهده شما نباشد.
- اگر درج آگهی در برخی وب‌سایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی برایتان سودآور نیست و رزومه‌های افراد متخصص را به دستتان نمی‌رساند، بهتر است که بودجۀ آنها را برای سایت‌ها و پلتفرم‌هایی خرج کنید که برایتان نتیجه‌بخش هستند.
- از ایده‌های جدیدی که در سایر صنایع به کار گرفته می‌شود الهام بگیرید، مانند هک رشد (Growth Hacking) که سبب به وجود آمدن مفهوم هک استخدام شد.
- از مدیران صفی و کارجویان بخواهید چند شخص را برای رفرنس چک معرفی کنند.
- اگر زمان کافی برای بررسی سوابق شغلی، رفرنس چک و Screening ندارید از منابع و واسطه‌هایی که می‌شناسید کمک بگیرید.
- تا جای ممکن از تکنولوژی‌های جدید برای راحت کردن فرایند جذب و استخدام خود کمک بگیرید. استفاده از تکنولوژی می‌تواند در هزینه و زمان شما صرفه‌جویی کند.
یک فهرست از کارهای مورد علاقه و کارهای مورد نه چندان جذابتان تهیه کنید
برای آنکه میزان بهره‌وری خود را بالا ببرید، هر فعالیتی که مانع از بالا بردن تمرکزتان می‌شود را از فهرست کارهای خود بردارید. برای این کار کارهای خود را در دو فهرست امور مورد علاقه و امور نه چندان جذاب تقسیم بندی کنید. برای مثال کارهای یک کارشناس جذب و استخدام می‌تواند به این شکل باشد:
کارهای مورد علاقه
- نوشتن بریف از شرح شغل یا مصاحبه
- Source کردن کارجویان
- انجام مصاحبه تلفنی
- شبکه‌سازی
- مصاحبه کوتاه و Screening با کارجویان
- مذاکره بر سر حقوق و دستمزد
- ارائه پیشنهاد شغلی
کارهای نه چندان جذاب
- نوشتن آگهی شغلی
- جستجو در بین رزومه‌ها
- پست کردن اگهی شغلی
- ارسال نامه به کارجویان برای رد کردن روزمه آنها
- زمان‌بندی و مدیریت مصاحبه‌ها
- خوشامدگویی به کارکنان جدید
پس از آنکه چنین فهرستی را برای خود ایجاد کردید، بهتر است که ۷۵% از زمان خود را به کارهای مورد علاقه و ۲۵% از زمان باقیمانده را به کارهای نه چندان جذاب اختصاص دهید. آنچه که در اینجا اهمیت دارد این است که اگر کاری برای شما جذابیت چندانی ندارد، به این معنی نیست که دیگران نیز چنین احساسی را نسبت به آن کار دارند.
به همین دلیل، زمانی که کارهای خود را با همکاران‌تان تقسیم می‌کنید یا برخی از وظایف را به اعضای تیم‌تان محول می‌کنید، مطمئن شوید که آنها نسبت به انجام آن کارها علاقه نشان می‌دهند.
با تقسیم کردن کارهایی که انجامشان را دوست ندارید و یا در انجامشان ضعیف هستید، نه تنها حال و هوای کلی‌تان بهتر خواهد شد، بلکه بهره‌وری تیمی‌تان نیز افزایش خواهد یافت و از اتلاف ساعات زیادی در هفته جلوگیری خواهید کرد.
اطلاعات کارجویان را مدیریت کنید
هماهنگ نگه داشتن اطلاعات کارجویان و مدیریت رزومه‌ها کاری دشوار و کاملاً زمان‌بر است؛ به خصوص اگر بخواهید که همه کارها را منظم انجام دهید. دشواری این موضوع زمان بیشتر می‌شود که در حال جستجوی کاندیدای مطلوب خود در بانک رزومه خودتان یا یک سایت استخدامی هستید.
شما باید بتوانید که اطلاعات مرتبط با کاندیداهای بالقوه را به‌روز نگه دارید. درست است که همین به‌روز نگه داشتن اطلاعات و رزومه‌ها کار دشواری است، اما همین موضوع فرآیند استخدام و مصاحبه را تا حد بسیار زیادی آسان می‌کند.
زمان خود را مدیریت کنید
همه ما به خوبی می‌دانیم با این همه فعالیت استخدامی که در حال انجام است، نه تنها مدیریت زمان کار دشواری است، بلکه تمرکز بر روی یک موضوع نیز بسیار سخت است. اگر برای مدیریت زمان خود برنامه نداشته باشید، در ابتدای روز ایمیل‌های خود را چک خواهید کرد و در ادامه کمی به گشت‌وگذار در توییتر و تلگرام و لینکدین خواهید پرداخت و تا بخواهید به خودتان بیایید، وقت ناهار شده است. خب، در این شرایط چگونه باید بفهمیم که وقت خودمان را صرف چه کارهایی می‌کنیم؟
آشنایی با تکنیک پومودورو (یا فن پومودورو)
تکنیک پومودورو (یا Pomodoro Technique) روشی ساده اما موثر برای بهبود و ارتقای عادات شغلی و میزان بهره‌وری است. طبق این روش، بهترین تکۀ زمانی برای کار کردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست‌کردن سُس پومودورو که یک سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی است. شخص پس از ۲۵ دقیقه کار، باید برای مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند.
برای استفاده از این تکنیک، شما باید هر روز به فهرست کارهای خود نگاه کنید و آنها را بر اساس تعداد پومودورهایی که نیاز دارید (بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای) به علاوه مدت زمانی که بین هر بخش برای استراحت نیاز دارید، تقسیم کنید. این کار باعث خواهد شد که دیگر بین وب‌سایت‌ها و اپلیکیشن‌های مختلف سردرگم نباشید. با این حال، این موضوع به محل کار و میزان حواس‌پرتی‌های حاکم در آن محیط نیز بستگی دارید.
حواستان به تیم‌تان باشد
اتوماسیون تا حد زیادی فرآیند کار را برایتان راحت می‌کنند، اما کارهایی وجود دارد در همان لیست « کارهای نه چندان جذاب» وجود دارد که نیاز به یک شخص واقعی برای انجامشان است.
در بازاری که حول کارجویان می‌گردد و همه در آن خود را متخصص خطاب می‌کنند، شما باید بدانید که توانایی تیم‌تان چقدر است تا بتوانند افراد متخصص و ماهر بیشتری را جذب کنند. به عنوان یک کارشناس جذب و استخدام (بخوانید شکارچی) شما باید بدانید بتوانید بر روی فرآیند جذب و استخدام تمرکز کنید. همه چیز در مفهوم هک استخدام درباره ایجاد وقت بیشتر برای جذب و استخدام است، بنابراین حواستان باشد، وقت خود را تلف نکنید.
درست است که کارها و وظایفی وجود دارند که شما دوست ندارید آنها را انجام دهید و یا توانایی انجامشان را ندارید، اما این کارها در هر صورت باید انجام شوند و شخص یا اشخصاصی باید مسئولیت این وظایف را به عهده بگیرد.
بنابراین حتماً مطمئن شوید که اعضای تیم با انجام آن کار راحت هستند و با اکراه و تنها برای رفع مسئولیت آن را انجام نمی‌دهند.
