فرآیند استخدام در بسیاری از سازمان ها یک فرآیند منفعلانه است به این معنی که با جدا شدن یک نیرو یا ایجاد نیاز به اضافه شدن نیروی انسانی، شرکت ها به فکر استخدام و طی مراحل مربوط به آن می‌افتند. اما فرآیند استخدام به هیچ وجه آسان و فوری نیست. همیشه فاصله‌ای بین کارفرما و کارجویان مناسب در بازار کار وجود دارد که مانع از برآورده شدن فوری نیازهای منابع انسانی می شود.
در یک دنیای ایده آل، کارفرما خیلی راحت می تواند یک آگهی چاپ کند و در عوض چندین نیروی آموزش دیده و مناسب برای موقعیت شغلی مورد نظر خود دریافت کند. اما هر کسی که در بازار کار فعالیت کرده باشد می‌داند که این اتفاق در عمل به گونه‌ای دیگر رقم می‌خورد. متوسط زمان برای استخدام یک نیرو در کشور پیشرفته و بزرگی چون امریکا حدود ۶۸ روز برآورد می شود! در حالی که این کشور با نرخ بالای بیکاری روبروست و در عین حال هر ساله تعداد زیادی کارجو از سراسر دنیا به بازار کار آن وارد می‌شوند.
این مساله می‌تواند یک مانع اساسی بر سر راه پیشرفت یک سازمان باشد. بخصوص وقتی که شرکتی بخواهد رشد سریعی را تجربه کند و سالانه به تعداد زیادی نیروی کار زبده نیاز داشته باشد عدم توانایی در جذب سریع نیرو می‌تواند برنامه رشد آن مجموعه را تا حد زیادی تحت تاثیر قرار دهد.
مفهوم Talent Pool یا سبد استعدادها در پاسخ به همین مشکل ابداع شده است. این مفهومِ تازه ناظر به یک موضوع است و آن تبدیل فرآیند استخدام از یک راه حل منفعلانه به یک رویکرد فعالانه است. به این مفهوم که یک شرکت قبل از ایجاد نیاز استخدامی، آن را پیش‌بینی کند و از قبل برای حل آن اقدام نماید.
در رویکرد Talent Pool یا سبد استعدادها شرکت‌ها بر اساس تجربه سالیان گذشته و برنامه‌های آتی خود تخمینی از نیازهای منابع انسانی در یک تا دو سال آینده به دست می‌آورند. سپس شرکت‌ها بر اساس همین تخمین‌ها اقدام به درست کردن سبدی از افراد با استعداد در هر زمینه می‌کنند که در آینده بتوانند نیازهای خود را خیلی سریع از این سبد تامین کنند.
درست کردن سبد استعدادها کاملاً با جمع کردن رزومه‌های مناسب برای نیازهای یک موقعیت شغلی متفاوت است. در ساخت سبد استعداد شرکت‌ها پس از تهیه لیست رزومه های قابل بررسی اقدام به مصاحبه با آنها نیز می‌کنند. پس از آن تعدادی بیش از آنچه شرکت در آینده به آن نیاز خواهد داشت از میان داوطلبان انتخاب می‌شوند.
این افراد همگی به صورت بالقوه، قابلیت استخدام در موقعیت شغلی مورد نظر را دارند. پس از انتخاب این افراد آن شرکت با یک رویکرد استراتژیک اقدام به حفظ رابطه خود با این افراد و آموزش آنها برای کسب آن مقام شغلی می‌کند. برای مثال ممکن است دوره‌هایی آزمایشی برای آنان برگزار کند یا آنها را به صورت کارآموز یا ناظر در محل شرکت مستقر کند.
با انجام این مراحل به محض خالی شدن یک موقعیت شغلی، آن شرکت می‌تواند خیلی سریع بر اساس نحوه عملکرد و نتایج آزمون‌ها در دوره آزمایشی بهترین داوطلب را برای آن شغل انتخاب کند. نکته مهم دیگر آن است که در شرایط عادی پس از استخدام یک نیروی جدید، بین سه تا شش ماه زمان می‌برد تا آن شخص بتواند با باقی نیروها ارتباط برقرار کند و به خوبی با شرایط کاری آن شرکت آشنا شود و این خود در میزان بازدهی آن شخص بسیار تاثیر گذار خواهد بود. در روش Talent Pool اما از آنجا که این مراحل و آموزش ها از قبل برای آن نیروی بخصوص طی شده است می توان این زمان را تا حد بسیار زیادی کاهش داد.
