توضیحات
منشی اجرایی نقش بسیار مهمی در حفظ عملکرد دفتر با انجام وظایف اداری و دفتری دارد.
خلاصه شغل:
منشی اجرایی مسئول مدیریت میز پذیرش، خوش‌آمدگویی به بازدیدکنندگان، پاسخگویی به تماس‌های ورودی و انجام امور اداری مختلف در راستای عملیات روزانه دفتر است.
مسئولیت‌های کلیدی:
- خوش‌آمدگویی به بازدیدکنندگان: خوش‌آمدگویی و هدایت بازدیدکنندگان به صورت حرفه‌ای و دوستانه.
- مدیریت تلفن: پاسخگویی، رسیدگی و انتقال تماس‌های ورودی در حین ارائه اطلاعات پایه در صورت نیاز.
- رسیدگی به نامه: دریافت، مرتب‌سازی و توزیع نامه‌ها و تحویل‌های روزانه.
- پشتیبانی اداری: کمک به وظایف اداری مختلف مانند ورود داده، بایگانی و نگهداری لوازم اداری.
- هماهنگی جلسات: برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، از جمله رزرو اتاق‌های کنفرانس و ترتیب تجهیزات لازم.
- خدمات مشتری: ارائه خدمات مشتری به مشتریان و بازدیدکنندگان، پاسخگویی به نیازها و سؤالات آن‌ها.
- نگهداری سوابق: نگهداری و به‌روزرسانی سوابق و پایگاه داده‌ها.
- نگهداری دفتر: اطمینان از تمیزی و مرتب بودن منطقه پذیرش با تمامی اقلام لازم (به‌عنوان‌مثال، قلم‌ها، فرم‌ها و بروشورها).
مسئولیت‌های اضافی:
- هماهنگی رویدادها: کمک به سازماندهی رویدادها و فعالیت‌های دفتری.
- امنیت: نظارت بر دسترسی بازدیدکنندگان و حفظ آگاهی امنیتی.
- حمایت از کارکنان: ارائه حمایت به کارکنان اداری دیگر در صورت نیاز.
شرایط کاری:
- محیط: محیط اداری با فضایی حرفه‌ای.
- ساعات: ساعات 8:30 الی 17:30 روزهای یکشنبه تا پنج‌شنبه (در صورت نیاز همراه با اضافه‌کار).
- حقوق: حقوق رقابتی بر اساس تجربه و صلاحیت.
شرایط احراز:
- تحصیلات: مدرک کارشناسی در رشته مدیریت یا معادل آن؛ داشتن گواهینامه مایکروسافت آفیس یک مزیت است.
- تجربه: تجربه کاری اثبات شده به عنوان مسئول پذیرش، مسئول دفتر، منشی و یا نقش مشابه.
مهارت‌ها:
- مسلط به مایکروسافت آفیس (Word ،Excel ،Outlook).
- توانایی‌های سازمانی و انجام چندین وظیفه قوی.
- مهارت‌های بالای ارتباطی گفتاری و نوشتاری.
- نگرش و ظاهر حرفه‌ای.
- ارتقای خدمات مشتری.
