مسئول دبیرخانه

توضیحات

شرح شغل:

• نظارت بر دریافت کلیه نامه‌های وارده از کانال‌های مختلف به سازمان و اسکن آن به همراه کلیه مستندات و ثبت در سیستم اتوماسیون اداری و تخصیص تاریخ و شماره به آن.
• نظارت بر ارجاع نامه به واحدهای مربوطه از طریق سیستم اتوماسیون اداری.
• نظارت بر آماده سازی نامه‌های تحویلی واحدها جهت ارسال به خارج از سازمان و پیگیری و تعقیب مکاتبات از شرکت به سایر سازمان‌ها تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه.
• بازبینی و کنترل کامل کلیه مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی و پیوست‌های نامه‌های وارده و صادره و رفع نواقص آن‌ها.
• نظارت بر ارائه و دریافت رسید درخصوص مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز.
• بایگانی صحیح اسناد موجود در دبیرخانه.
• انجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداری پرونده‌ها در مقابل آفات، رطوبت، حرارت، نور، آتش سوزی و غیره.
• رعایت مسائل ایمنی، بهداشت شغلی و محیط زیست در اجرای وظایف.
• طبقه‌بندی اسناد و پرونده‌ها.
• برقراری ارتباط با سایر واحدها در خصوص نامه‌های سیستم اتوماسیون اداری.
• استخراج گزارشات نامه‌های وارده و صادره و فعالیت‌های دبیرخانه و ارائه آن به مسئول مافوق.
• حفظ و نگهداری کلیه نامه‌ها، پرونده‌ها، بخشنامه ها و سوابق مطابق مقررات و اصول بایگانی.
• کنترل و نظارت بر حفظ محرمانگی مدارک، اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده در شرکت.
• همکاری و هماهنگی درخصوص انجام امور دبیرخانه محرمانه با حوزه دفتر مدیرعامل.
• همکاری و هماهنگی امور دبیرخانه‌ای با دفاتر معاونین و مدیران واحدهای داخلی و خارجی.
• همکاری و مشارکت در تقویت مکاتبات الکترونیکی و توسعه و تجهیز اتوماسیون اداری.

شرایط احراز:

• مدرک تحصیلی در رشته مدیریت علوم انسانی.
• حداقل چهار سال سابقه کار مرتبط.
• مهارت‌های هفتگانه ICDL.
• مسلط به پیاده‌سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک و امحای آن‌ها.
• مسلط به جمع‌آوری، طبقه‌بندی و گزارش‌گیری اطلاعات.
• مسلط به نگارش، تایپ، ثبت و ارسال نامه‌های اداری.
• مسلط به به‌کارگیری سیستم اتوماسیون اداری.
• مسلط به پیاده‌سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک.
• توانایی کار در شرایط فشار و پیک کاری.