Executive and Administrative Assistant

توضیحات

ما در انجمن بازرگانی ایران و کانادا به دنبال جذب یک نیروی متعهد، دقیق و با انگیزه برای همکاری در بخش اجرایی و امور اداری هستیم. این موقعیت شغلی برای افرادی است که به دنبال چالش‌های جدید و توسعه مهارت‌های خود در یک محیط حرفه‌ای و پویا هستند. اگر شما فردی منظم، مسئولیت‌پذیر، دارای روحیه کار تیمی و به دنبال یک فرصت شغلی با استانداردهای بالا هستید که در آن امکان پیشرفت شغلی و توسعه حرفه‌ای به طور مستمر فراهم باشد، این موقعیت مناسب شماست.

این فرصت شغلی با رویه‌های سازمانی استاندارد و مشخص همراه است و برای افرادی طراحی شده که به دنبال یک همکاری طولانی‌مدت و دائمی در محیطی پایدار هستند. اگر هدف شما رسیدن به بالاترین سطح حرفه‌ای و ایجاد جایگاهی پایدار و قابل رشد است و اگر در جستجوی شغلی هستید که علاوه بر امنیت شغلی، امکان پیشرفت و ارتقاء مداوم را نیز برای شما فراهم کند، ما مشتاقانه منتظر همکاری با شما هستیم.

شرح وظایف:

کار با نرم‌افزار CRM فارسی:

• ثبت کلیه اطلاعات اعضا و متقاضیان در سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) به زبان فارسی.
• ثبت تمامی جلسات، مکاتبات و مذاکرات صورت‌گرفته و همچنین پیگیری تاریخ‌های مرتبط با جلسات و تماس‌ها.
• ثبت اطلاعات تمامی کلاس‌های دپارتمان آموزشی، وضعیت پرداختی‌ها و پیگیری وصول مطالبات.
• ارسال یادآوری‌های پیگیری به اعضا و متقاضیان از طریق واتس‌اپ و ایمیل.

ارتباط با متقاضیان انجمن:

• ارتباط موثر با اعضا و متقاضیان و دعوت آنان به دفتر تهران برای انعقاد قراردادها و اخذ گواهی‌های امضا مطابق با رویه‌های انجمن.
• پاسخگویی به سوالات متقاضیان در زمینه خدمات انجمن و راهنمایی آنها در انجام امور.
• پیگیری امور مربوط به هر متقاضی از مرحله ثبت‌نام تا انجام کامل درخواست‌ها.

تهیه و تنظیم نامه‌های اداری:

• نوشتن و ارسال نامه‌های رسمی و تخصصی (Letter of Support) به زبان انگلیسی و فارسی در قالب‌های استاندارد و با سربرگ انجمن.
• بایگانی تمامی نامه‌های ارسال‌شده و دریافتی.

مدیریت جلسات:

• تنظیم جلسات مدیرعامل در تلگرام و ابزارهای آنلاین مانند گوگل میت و اطلاع‌رسانی به اعضا.
• پیگیری نتیجه جلسات و ارائه گزارش‌ها به مدیرعامل.
• ثبت گزارش روزانه و ارتباط دائمی با مدیرعامل جهت ارائه گزارش‌ها.

پیگیری واریزی‌ها و عضویت‌ها:

• پیگیری واریزی‌های متقاضیان و اعضا در سیستم‌های مختلف.
• ثبت اطلاعات افراد در نرم‌افزار CRM، اکسل و گروه واتس‌اپ اعضا.
• ارسال ایمیل خوشامدگویی و ایجاد فایل‌های شخصی برای متقاضیان در سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری (Pcloud).

مدیریت تمدید قراردادها:

• تنظیم یادآوری برای تمدید قراردادها در نرم‌افزار CRM و ارسال اطلاعیه‌های تمدید به اعضا از طریق واتس‌اپ و ایمیل.

پاسخگویی به تماس‌ها:

• پاسخگویی به تماس‌های ورودی (تلفن ثابت و موبایل) و چک کردن مستمر پیام‌های واتس‌اپ دفتر.

هماهنگی همایش‌ها و وبینارها:

• هماهنگی‌های لازم برای برگزاری همایش‌ها و وبینارها، شامل ارسال مدارک و کتاب‌ها به شرکت‌کنندگان.

هماهنگی ارسال کتاب‌ها:

• هماهنگی با پیک دفتر برای ارسال کتاب‌های سفارش‌داده‌شده از سایت یا تلفنی.

ارتباط مداوم با اعضای انجمن:

• ارسال نامه‌های منظم به اعضای داخلی و خارجی و دریافت بازخوردها برای انتقال به مدیرعامل.

شرایط همکاری: 

• ساعت‌ها و روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه از 9:30 صبح تا 6 عصر؛ پنجشنبه‌ها از 9:30 صبح تا 2 ظهر. 
• محل کار: خیابان شهید کلاهدوز (دولت) تقاطع بلوار کاوه.
• بیمه تامین اجتماعی: براساس قانون پس از طی شدن دوره آزمایشی.
• مزایای اضافی: دریافت پاداش به غیر از حقوق.

مهارت‌ها و توانایی‌ها:

• روابط عمومی بالا: توانایی برقراری ارتباط موثر و دوستانه با اعضا و متقاضیان داخلی و خارجی.
• زبان انگلیسی در سطح متوسط: توانایی نگارش و درک مکاتبات رسمی به زبان انگلیسی.
• مهارت‌های نرم‌افزاری: تسلط به نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل) و آشنایی با نرم‌افزار CRM فارسی.
• توجه به جزئیات: توانایی دقت در ثبت و پیگیری اطلاعات مهم.
• روحیه کار گروهی: توانایی همکاری موثر در تیم و هماهنگی با سایر بخش‌ها.
• قابل اعتماد بودن: توانایی مدیریت امور حساس و حفظ محرمانگی اطلاعات با دقت و مسئولیت‌پذیری کامل.