Secretary

توضیحات

• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق.
• دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه.
• ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری..
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
• ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل، پست، پیک و غیره).
• کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن.
• کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
• نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی.
• پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق.
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه.
• شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل، چاپ و غیره جهت انجام خدمات اداری.
• تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
• پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
• تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی).
• جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و غیره.
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.