مسئول دفتر

توضیحات

خلاصه شغل:

• همکار عزیزی که با این عنوان شغلی مشغول به کار می‌شود کلیه امور محول شده از جانب مدیریت را انجام می‌دهد و تقویم کارهای ایشان را مدیریت می‌کند و در صورت نیاز به ایشان یادآوری می‌کند.

شرح شغل و وظایف:

• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیریت.
• تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین.
• پاسخگویی به ارباب رجوع و همکاران در مراجعه حضوری.
• بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در آرشیو اختصاصی.
• کنترل ورود و خروج‌ها به دفتر مدیریت.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان.
• هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مافوق و پیگیری جهت تحقق آن‌ها.
• تهیه و ارائه گزارشات به مدیریت.
• داشبوردسازی در اکسل.
• ساخت اسلایدها و ارائه‌های مختلف با موضوعات گوناگون با پاورپوینت.

شرایط احراز:

• جنسیت مد نظر: خانم. 
• توانایی برقراری ارتباط به زبان انگلیسی.
• توانایی کار با موتورهای جست‌وجو.
• مسلط به ICDL.
• روابط عمومی بالا.
• توانایی انجام چند کار به طور همزمان.
• آشنا به اصول بایگانی.
• آشنا با نامه‌نگاری اداری.