مسئول دفتر

توضیحات

شرح شغل:

• هماهنگی، کنترل و نظارت بر کلیه امور مرتبط به دفتر مدیریت.
• نگهداری مستندات و بروزرسانی اسناد شرکتی.
• تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیریت.
• دریافت و رسیدگی به ایمیل.
• پیگیری پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان.
• پاسخگویی به تلفن ها و ثبت تماسها و پیغامها در نبود ایشان.
• ابلاغ دستورات پرداخت مدیریت به واحد خزانه و مالی و همچنین سایر واحدهای ذیربط.
• انجام سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای شرکت و سلیقه مدیریت.
• پیگیری مراسلات مربوط به مدیریت.
• قرار دادن گزارشات روزانه و موردی واحدهای مختلف در کارتابل مدیریت.
• تنظیم صورتجلسات مدیریت و هیات مدیره پیگیری جهت ارسال به اداره ثبت و اخذ روزنامه رسمی و مدارک ثبتی.
• کنترل و نظارت بر امور مربوط به پذیرایی از مدیریت و مهمان.
• درج درخواست‌ها و مکاتبات سایر واحدها در کارتابل مدیریت.
• راهنمایی مهمانان و مراجعین از خارج از شرکت.
• گزارش‌دهی منظم به صورت روزانه و بر حسب موضوعات در دست پیگیری.

شرایط احراز:

• مسلط به تایپ و امور نامه‌نگاری و مکاتبات رسمی.
• دارای سرعت عمل مناسب و توانایی مدیریت زمان.