مسئول دفتر

توضیحات

شرح شغل:

• تنظیم برنامه روزانۀ مسئول مربوطه.
• تنظیم جلسه‌ها و نامه‌نگاری.
• تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری.
• درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های واحد یا شرکت در رابطه با آن‌ها.
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد.
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها.
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسه‌های داخلی.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق.
• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق.
• دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره).
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده.
• شناسایی تأمین‌کنندگان حمل و نقل، چاپ و غیره.
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر.
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق.
• همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی. (طرح‌ریزی بودجۀ واحد).
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
• ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد.
• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن‌های بالفعل و بالقوه.

شرایط احراز:

• روحیه پیگیری، روابط عمومی بالا، اعتماد به نفس بالا، مسئولیت‌پذیری، مدیریت استرس، خلاقیت و مدیریت زمان.
• مسلط به انجام کارهای همزمان.
• مسلط به مایکروسافت آفیس.
• آشنایی با زبان انگلیسی.
• توانایی انجام مکاتبات اداری.
• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی (به صورت ده انگشتی) و توانایی گزارش‌دهی.
• روابط عمومی عالی و بالا.
• خوش رو بودن و رفتار محترمانه و مؤدبانه با ارباب رجوع.
• توانایی پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه ی مد نظر مجموعه.
• حافظه خوب و حضور ذهن قوی در یادآوری مسائل مهم.
• صبر و تحمل بالا در مواجهه با رفتارهای تند و به دور از ادب افراد.
• رازداری در فعالیت‌های اداری و محرمانه نگهداشتن اسناد.
• رعایت انضباط کاری و وقت شناس بودن.
• تعهد داشتن به انجام فعالیت‌های محوله.