توضیحات

شرح شغل:

  • تنظیم برنامه روزانۀ مسئول مربوطه.
  • تنظیم جلسه‌ها و نامه‌نگاری.
  • تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری.
  • درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های واحد یا شرکت در رابطه با آن‌ها.
  • تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد.
  • اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها.
  • ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
  • یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
  • برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسه‌های داخلی.
  • برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
  • هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده.
  • دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
  • تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق.
  • اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق.
  • دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان.
  • شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
  • نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
  • دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط.
  • کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
  • پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
  • پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری.
  • برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره).
  • ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
  • هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده.
  • شناسایی تأمین‌کنندگان حمل و نقل، چاپ و غیره.
  • درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر.
  • جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق.
  • محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
  • درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق.
  • همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی. (طرح‌ریزی بودجۀ واحد).
  • ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
  • ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد.
  • درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن‌های بالفعل و بالقوه.

شرایط احراز:

  • روحیه پیگیری، روابط عمومی بالا، اعتماد به نفس بالا، مسئولیت‌پذیری، مدیریت استرس، خلاقیت و مدیریت زمان.
  • مسلط به انجام کارهای همزمان.
  • مسلط به مایکروسافت آفیس.
  • آشنایی با زبان انگلیسی.
  • توانایی انجام مکاتبات اداری.
  • آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی (به صورت ده انگشتی) و توانایی گزارش‌دهی.
  • روابط عمومی عالی و بالا.
  • خوش رو بودن و رفتار محترمانه و مؤدبانه با ارباب رجوع.
  • توانایی پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه ی مد نظر مجموعه.
  • حافظه خوب و حضور ذهن قوی در یادآوری مسائل مهم.
  • صبر و تحمل بالا در مواجهه با رفتارهای تند و به دور از ادب افراد.
  • رازداری در فعالیت‌های اداری و محرمانه نگهداشتن اسناد.
  • رعایت انضباط کاری و وقت شناس بودن.
  • تعهد داشتن به انجام فعالیت‌های محوله.

نوع استخدام

  • تمام وقت

جزییات

To see more jobs that fit your career