مسئول دفتر

توضیحات

شرح وظایف:

• تنظیم کارتابل مکاتبات دفتر معاون اجرایی و دریافت سوابق مربوطه.
• ارجاع نامه‌ها، گزارشات و سایر مکاتبات به افراد، واحدها و شرکت‌های ذیربط.
• نگهداری و بایگانی کلیه پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها، سایر اسناد و مدارک مورد نیاز.
• تهیه پیش‌نویس برخی از نامه‌های اداری صادره.
• مدیریت و نگهداری مناسب اسناد رسمی شرکت، مستندات محرمانه و طبقه‌بندی شده.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات و ملاقات‌ها.
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، ایمیل و مراجعین حضوری.
• هماهنگی با واحد پشتیبانی جهت انجام امور جاری دفتر (تهیه بلیط، پذیرایی جلسات و غیره).
• رسیدگی به درخواست‌های همکاران و راهنمایی و ارجاع آنان به مسئول مربوطه و پیگیری کارهای کارشناسی محول شده به واحدها.
• تهیه صورت جلسات.

شرایط احراز:

• حداقل سه سال سابقه کاری در حوزه مرتبط. 
• مسلط به مهارت نوشتاری.
• مسلط به اصول دبیرخانه و مدیریت اسناد.
• مسلط نسبی به تایپ 10 انگشتی اصولی.
• مسلط به مکاتبات اداری و تنظیم صورت جلسات.
• مسلط به نگارش مصوبات و صورت جلسات.
• آشنایی با اصول و فنون مذاکره.
• آشنایی با پروتکل‌های تشریفات.