مسئول دفتر

توضیحات

شرح شغل:

• پاسخگویی به تلفن.
• تهیه پیش‌نویس نامه‌های اداری، شماره‌گذاری، ارسال و بایگانی آن‌ها.
• ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه.
• تدوین گزارش‌های مورد نیاز و ارائه به مسئول مافوق.
• دریافت و رسید نمودن نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان، ثبت آن‌ها و تحویل به افراد مربوطه.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
• دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام شده.
• تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج (تایم شیت).
• شناسایی تامین‌کنندگان حمل ونقل، چاپ و غیره جهت انجام خدمات اداری و هماهنگی جهت خرید کالاهای مورد نیاز.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت‌های کارکنان (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره).
• تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
• هماهنگی ورود و خروج و حضور مهمان‌های شرکت و در صورت لزوم پذیرایی از مهمانان خاص شرکت.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.

شرایط احراز:

• آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه‌نگاری اداری.
• دقت، حضور ذهن، تمرکز و سرعت در انجام امور.
• وقت‌شناسی و نظم.
• روابط عمومی قوی.
• اعتماد به نفس.
• مهارت سازماندهی و مدیریت زمان.
• توانایی کار تیمی.
• رازداری.
• توانایی مدیریت بحران و قدرت تصمیم‌گیری.
• مهارت‌ Web Surfing.
• مسلط به مایکروسافت آفیس به ویژه اوت‌لوک.
• مسلط به زبان انگلیسی.
• آشنایی با فتوشاپ.
• پاکیزگی و خوشرویی.