مسئول دفتر

توضیحات

• دریافت برنامه کار ارجاعی از مافوق.
• دعوت به موقع از مسئولین و مدیران جهت شرکت در جلسات.
• فرآهم نمودن مقدمات تشکیل جلسات و تهیه پیش‌نویس صورتجلسات.
• برنامه‌ریزی ملاقات‌ها و جلسات مدیرعامل با هماهنگی مدیریت.
• دریافت و برقراری ارتباطات تلفنی و فکس دفتر و هماهنگی در جهت ارسال به موقع پیام‌های تلفنی و فکس.
• نظارت و همکاری درتهیه صورت‌جلسات و پیگیری در جهت اجرای مصوبات حاصل از جلسات برگزار شده.
• پیگیری اسناد و مدارک و یا مرسولات مربوط به دفتر از واحدهای داخلی و یا خارج از شرکت.
• تنظیم جدول ملاقات و جلسات.
• تنظیم و ابلاغ زمان جلسات به مبادی ذیربط.
• انجام امور مربوط به ثبت و ضبط اسناد و انجام امور دبیرخانه‌ای دفتر.
• نظارت بر ارجاع نامه‌های رویت شده به واحدهای ذیربط.
• پیگیری نامه‌هایی که احتیاج به پیگیری جهت حصول نتیجه دارند.
• انجام امور مراجعات حضوری و تلفنی مربوط دفتر.
• پاسخگویی به مراجعات حضوری، تلفنی و غیره.
• همکاری در رعایت مسائل زیست محیطی.
• تهیه و تنظیم و ارائه گزارش از فعالیت‌ها و اشکالات احتمالی به مافوق.
• بررسی روش‌های مختلف جهت بهبود شرایط و بازده و راندمان کار و کاهش ضایعات و هزینه‌ها.
• رعایت حفظ و نگهداری از اسناد و مدارک موجود و لوازم و تجهیزات در اختیار.
• رعایت اصول ایمنی و مقررات بهداشتی و مقررات اداری و انضباطی کار.
• انجام سایر امور محوله در محدوده وظایف شغل و پست که توسط مافوق ارجاع می شود.
• ساعت‌ها و روزهای کاری: شنبه تا سه‌شنبه از 8 تا 17؛ چهارشنبه از 8 تا 16 و پنجشنبه‌ها در صورت نیاز.