مسئول دفتر مدیرعامل

توضیحات

• درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های تمامی واحدهای شرکت در رابطه با آن‌ها.
• برنامه‌ریزی برنامه‌های روزانه مدیرعامل و زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیرعامل.
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیریت (نظیر آژانس هواپیمایی و محل اقامت).
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• ابلاغ صحیح دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
• مدیریت زمان برنامه ریزی امور محوله.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• ارائه تحلیل در مورد مسائل مربوط به حوزه برنامه کاری مدیریت.
• تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده.
• پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها مدیریت.
• نظارت بر خدمات موردنیاز دفتر مدیرعامل مانند خدمات پذیرایی.
• پیگیری امور در فضای استارتاپ.
• بررسی دائم وضعیت بنیادی شرکت‌ها.
• اطلاع‌رسانی آیین‌نامه‌ها، قوانین داخلی جدید و تصمیمات مدیرعامل به تمامی بخش‌های اداری و سازمانی.