منشی اجرایی نقش بسیار مهمی در حفظ عملکرد دفتر با انجام وظایف اداری و دفتری دارد.
خلاصه شغل:
منشی اجرایی مسئول مدیریت میز پذیرش، خوش‌آمدگویی به بازدیدکنندگان، پاسخگویی به تماس‌های ورودی و انجام امور اداری مختلف در راستای عملیات روزانه دفتر است.
مسئولیت‌های کلیدی:
خوش‌آمدگویی به بازدیدکنندگان: خوش‌آمدگویی و هدایت بازدیدکنندگان به صورت حرفه‌ای و دوستانه.
مدیریت تلفن: پاسخگویی، رسیدگی و انتقال تماس‌های ورودی در حین ارائه اطلاعات پایه در صورت نیاز.
رسیدگی به نامه: دریافت، مرتب‌سازی و توزیع نامه‌ها و تحویل‌های روزانه.
پشتیبانی اداری: کمک به وظایف اداری مختلف مانند ورود داده، بایگانی و نگهداری لوازم اداری.
هماهنگی جلسات: برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، از جمله رزرو اتاق‌های کنفرانس و ترتیب تجهیزات لازم.
خدمات مشتری: ارائه خدمات مشتری به مشتریان و بازدیدکنندگان، پاسخگویی به نیازها و سؤالات آن‌ها.
نگهداری سوابق: نگهداری و به‌روزرسانی سوابق و پایگاه داده‌ها.
نگهداری دفتر: اطمینان از تمیزی و مرتب بودن منطقه پذیرش با تمامی اقلام لازم (به‌عنوان‌مثال، قلم‌ها، فرم‌ها و بروشورها).
مسئولیت‌های اضافی:
هماهنگی رویدادها: کمک به سازماندهی رویدادها و فعالیت‌های دفتری.
امنیت: نظارت بر دسترسی بازدیدکنندگان و حفظ آگاهی امنیتی.
حمایت از کارکنان: ارائه حمایت به کارکنان اداری دیگر در صورت نیاز.
شرایط کاری:
محیط: محیط اداری با فضایی حرفه‌ای.
ساعات: ساعات 8:30 الی 17:30 روزهای یکشنبه تا پنج‌شنبه (در صورت نیاز همراه با اضافه‌کار).
حقوق: حقوق رقابتی بر اساس تجربه و صلاحیت.
شرایط احراز:
تحصیلات: مدرک کارشناسی در رشته مدیریت یا معادل آن؛ داشتن گواهینامه مایکروسافت آفیس یک مزیت است.
تجربه: تجربه کاری اثبات شده به عنوان مسئول پذیرش، مسئول دفتر، منشی و یا نقش مشابه.
