Executive Assistant

توضیحات

شرح شغل:

• پیگیری دستورات و ابلاغ‌های مدیرعامل.
• تنظیم صورتجلسات مدیرعامل.
• مدیریت امور داخلی شرکت و تنظیم روابط با مدیر پشتیبانی.
• برنامه‌ریزی و مدیریت رویدادهای شرکت.
• تنظیم و مرتب‌سازی ایمیل‌ها، نامه‌ها و میز و بایگانی شخصی مدیرعامل.
• احاطه کامل به امور شخصی و برنامه‌های روزانه مدیرعامل.
• مدیریت بر امور دستیار اجرایی و نیروی خدمات.
• ارجاع نامه‌ها، گزارشات و سایر مکاتبات به افراد، واحدها و شرکت‌های ذیربط.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات و ملاقات‌ها.
• تنظیم کارتابل مکاتبات دفتر مدیریت عامل و دریافت سوابق مربوطه.
• تهیه پیشنویس برخی از نامه‌های اداری.
• تهیه گزارش از وقایع مهم روزانه برای مدیریت عامل.
• نظارت بر نگه‌داری مناسب مستندات شرکت.
• دریافت مستندات محرمانه و طبقه بندی آن‌ها.
• مدیریت و نظارت بر هماهنگی‌های لازم به منظور انجام امور جاری دفتر (تهیه بلیط، پذیرایی جلسات و غیره).

شرایط احراز:

• پنج سال سابقه کار مرتبط با مدیریت دفتر مدیرعامل.
• مسلط به مهارت نوشتاری.
• مسلط به اصول دبیرخانه و مدیریت اسناد.
• تسلط نسبی به تایپ ده انگشتی اصولی.
• مسلط به مکاتبات اداری و تنظیم صورت جلسات.
• مسلط به نگارش مصوبات و صورت جلسات.
• توانایی برقراری ارتباطات موثر به روش DISC.
• آشنایی با اصول و فنون مذاکره.
• آشنایی با پروتکل‌های تشریفات.