Office Assistant

توضیحات

عنوان شغل: مسئول دفتر مدیریت؛
محل کار: تهران، فرشته؛
نوع استخدام: تمام‌وقت؛
شرکت: بازرگانی و سرمایه‌گذاری؛

معرفی شغل:

این شرکت به دنبال یک مسئول دفتر مدیریت اجرایی باانگیزه، حرفه‌ای و توانمند است که قادر باشد با مدیریت مؤثر بر امور دفتر مدیریت، اداری و پشتیبانی از تیم رهبری، نقشی کلیدی در ارتقای کارایی سازمان ایفا کند. این جایگاه نیازمند فردی کارآمد و دارای مهارت‌های بالا در مدیریت امور دفتری، برقراری ارتباطات در سطح بالا، دقت در جزئیات، حفظ روندهای سازمانی بی‌نقص و متعهد به رعایت اصول حرفه‌ای است که با تسلط کامل به مدیریت داخلی شرکت، پیگیری مصوبات و نظارت بر اجرای تصمیمات، فضای کاری‌ای سازمان‌یافته و حرفه‌ای ایجاد نماید. مدیر دفتر اجرایی همچنین مسئولیت مدیریت اطلاعات محرمانه و حفظ استانداردهای تشریفاتی و اداری را بر عهده خواهد داشت.

شرح مسئولیت‌ها:

• مدیریت داخلی شرکت: نظارت و هماهنگی بر کلیه امور اداری و عملیاتی دفتر مدیریت به‌منظور ایجاد محیطی کارآمد و حرفه‌ای.
• بهبود فرآیندها: ارزیابی مستمر سیستم‌های دفتری و ارائه پیشنهادات و پیاده‌سازی راه‌حل‌ها برای بهبود کارایی و بهره‌وری.
• حل مسئله: شناسایی و حل مشکلات دفتر مدیریت به‌صورت مستقل و با رویکردی استراتژیک برای بهبود عملکرد دفتری.
• گزارش‌دهی و ارائه پیشرفت کار: ارائه گزارش‌های دوره‌ای به مدیریت ارشد در خصوص وضعیت مصوبات و وظایف محوله.
• ایجاد ارتباطات داخلی و خارجی مؤثر: تعامل با واحدهای مختلف و ایجاد هماهنگی بین بخش‌ها به منظور تسهیل امور و بهبود کارایی سازمان.
• انجام وظایف بایگانی و حفظ سوابق: مدیریت کامل سوابق و بایگانی اسناد سازمانی و نظارت بر دسترسی ایمن به اطلاعات.
• پشتیبانی اجرایی: ارائه پشتیبانی اداری به مدیریت اجرایی شامل تنظیم برنامه‌ها، هماهنگی جلسات، و آماده‌سازی گزارش‌ها و ارائه‌ها.
• رعایت قوانین و سیاست‌ها: همکاری با واحد منابع انسانی برای به‌روز نگه داشتن سیاست‌های دفتر و تضمین مطابقت با استانداردهای سازمانی.
• مدیریت اولویت‌ها: همراهی بی‌نقص با مدیریت اجرایی در پروژه‌ها با توانایی مدیریت اولویت‌ها و انجام دقیق و سریع کارها.

شرایط احراز:

• جنسیت مد نظر: خانم. 
• حداکثر سن: ۳۵ سال.
• حداقل پنج سال سابقه‌ مرتبط در مدیریت دفاتر اجرایی در سطح ارشد و سازمان‌های بزرگ.
• حداقل مدرک کارشناسی (ترجیحاً در رشته‌های مدیریت، امور اداری یا سایر رشته‌های مرتبط).
• تسلط کامل به تایپ حرفه‌ای با سرعت و دقت بالا.
• آشنایی با مجموعه نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس و سیستم‌های بایگانی الکترونیکی.
• آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت دفتری.
• مسلط به زبان انگلیسی.
• مسلط به آیین نگارش نامه‌های رسمی، تهیه پیش‌نویس، و تایپ نامه‌های مدیریتی.
• مسلط به اصول و استانداردهای تشریفات اداری و نحوه برگزاری جلسات و رویدادهای رسمی.
• مسلط به اصول دبیرخانه و بایگانی اسناد و مدارک به‌صورت الکترونیکی و کاغذی.
• توجه دقیق به جزئیات برای تضمین دقت در وظایفی مانند تنظیم قرار ملاقات‌ها، پیگیری دقیق مصوبات و ارائه گزارش‌های منظم به مدیریت در راستای تحقق اهداف تعیین شده.
• مهارت‌های ارتباطی و بین‌فردی برجسته، با منش حرفه‌ای مناسب برای مدیریت اطلاعات حساس و تعامل با افراد مختلف.
• مهارت‌های عالی در سازماندهی، مدیریت زمان و انجام هم‌زمان چند کار، تنظیم جلسات و قرار ملاقات‌ها با توجه به اولویت‌های مدیران ارشد و پیگیری اجرای تصمیمات و مصوبات جلسات.

چرا به ما بپیوندید؟

در این مجموعه شما عضوی از تیمی پیشرو و متعهد به تعالی و نوآوری خواهید بود. این جایگاه فرصت‌های مناسبی برای رشد حرفه‌ای و نقش‌آفرینی در بهبود زیرساخت‌های دفتر مدیریت اجرایی فراهم می‌آورد. ما به ارزش‌هایی چون صداقت، بهره‌وری، و ارائه راه‌حل‌های پیشرو اهمیت می‌دهیم و به دنبال فردی هستیم که با این ارزش‌ها هم‌راستا باشد و از اهداف رهبری و چشم‌انداز سازمان پشتیبانی کند.