CEO Assistant

توضیحات

هدف شغل:

انجام مستقیم و عملیاتی امور اجرایی واگذارشده از سوی مدیرعامل از پیگیری تا اجرا و چه در داخل و چه در خارج از شرکت. این نقش بازوی اجرایی و معتمد مدیرعامل در اجرای سریع، دقیق و امن وظایف حساس و کلیدی در سطح هلدینگ و شرکت‌های دیگر تحت مدیریت است.

شرح دقیق وظایف:

اجرای مستقیم امور محوله:

• انجام شخصی بسیاری از امور: مراجعات حضوری، تحویل اسناد، پیگیری میدانی، انجام کارهای فوریتی.
• مراجعه به ادارات، سازمان‌ها، شرکت‌های همکار یا پیمانکاران برای انجام ماموریت های محول شده.
• اجرای امور خاص مدیرعامل که نیاز به دقت، اعتماد و رازداری بالا دارد.

پیگیری کارها تا حصول نتیجه:

• پیگیری مأموریت‌های صادره از سوی مدیرعامل با تمرکز بر اجرا و نتیجه‌محوری.
• کار در کنار یا به‌جای واحدهای اجرایی در مواقعی که کار معطل مانده یا نیاز به اقدام فوری دارد.
• ایجاد مسیرهای سریع برای اجرا، همراه با مستندسازی کامل.

تعامل با عوامل داخلی و بیرونی:

• ارتباط مؤثر با مدیران داخلی، شرکت‌های زیرمجموعه، نهادهای دولتی، شرکا و تأمین‌کنندگان.
• انجام هماهنگی‌های بیرونی که باید سریع و مؤثر انجام شود.
• برقراری ارتباط حرفه‌ای و در عین حال کاملاً محرمانه، با نهادهای مهم در پروژه‌ها یا جلسات.

حضور میدانی در پروژه‌ها:

• بازدید حضوری از محل پروژه‌ها جهت بررسی پیشرفت و اجرای مأموریت‌های خاص.
• جمع‌آوری اطلاعات، تحلیل اولیه وضعیت، و ارائه گزارش مستند به مدیرعامل.
• انجام وظایف اجرایی پروژه مانند پیگیری خرید، تدارکات، یا مجوزها یا هر نوع عملکردی که برای پیشرفت پروژه لازم باشد.

شرایط احراز:

رازداری، امانت‌داری و حفظ امنیت اطلاعات:

• توانایی نگهداری دقیق اطلاعات حساس، مستندات مهم و تصمیمات استراتژیک.
• توانایی تعامل با افراد و نهادها بدون افشای اطلاعات محرمانه.
• رعایت کامل اصول اخلاقی و حرفه‌ای در برخورد با اطلاعات پروژه‌ها، مذاکرات و مکاتبات مدیرعامل.
• عدم انتقال یا انتشار هیچ‌گونه اطلاعات بدون اجازه کتبی یا شفاهی مدیرعامل.
• امین بودن در عمل، نه فقط در کلام – اعتماد مدیرعامل مهم‌ترین دارایی این جایگاه است.

سابقه کاری:

• ۳ تا ۵ سال تجربه اجرایی یا میدانی در سازمان‌های چابک یا پروژه‌محور.
• سابقه اعتماد و تعامل مستقیم با مدیران ارشد.

مهارت‌ها:

• مهارت در اجرای دقیق و سریع وظایف.
• مسلط به MS Office (به‌ویژه Word و Excel)، پیام‌رسان‌های سازمانی و ابزارهای گزارش‌گیری.
• توانایی ایجاد رابطه حرفه‌ای با اشخاص و نهادهای کلیدی.
• توان انجام کار مستقل بدون نیاز به نظارت دائم.
• مهارت در مستندسازی و تهیه گزارش‌های اجرایی.
• مسلط به زبان انگلیسی.

ویژگی‌های شخصیتی:

• امین، رازداری مطلق و قابل اعتماد.
• پیگیر، نتیجه‌گرا و مسئولیت‌پذیر.
• چابک و اهل میدان ـ نه پشت‌میزنشین صرف.
• منظم و دقیق در اجرای جزئیات.
• شناخت خوب از فضای اجرایی، سازمانی و بیرونی.
• توان حفظ آرامش در موقعیت‌های پرتنش یا فشار کاری بالا.